Da über 91 % der Unternehmenseigentümer in ihrem Unternehmen digitale Initiativen umsetzen, ist die Verbesserung ihrer Cybersicherheitsstrategie von extremer Bedeutung. Die Digitalisierung kann zwar zu erheblichen Verbesserungen führen, die Produktivität maximieren und helfen, mit der Konkurrenz mitzuhalten, aber sie kann auch mehr Angriffspunkte für Cyberangriffe eröffnen.
Trotz aller Risiken können Technologien wie E-Signaturen die Cybersicherheitsstrategie Ihres Unternehmens tatsächlich unterstützen. Ein sicherer digitaler Signaturdienst trägt dazu bei, das Risiko von Cyberkriminalität zu verringern, da er eine zusätzliche Sicherheitsebene bietet.
Erfahren Sie, warum E-Signaturen besser sind als herkömmliche Unterschriften auf Papier, welche Sicherheitsvorteile E-Signaturen bieten und wie Sie Sicherheitslücken vermeiden können.
Sicherheitsrisiken von Papierunterschriftena
Vor der Nutzung digitaler Signaturen (wie E-Signaturen) waren Unterschriften auf Papier die zuverlässigste Methode, um die Identität der unterzeichnenden Person zu gewährleisten. Oft gab es einen Zeugen für die Signatur, der die Identität der unterzeichnenden Person bestätigen konnte. Unterschriften auf Papier sind jedoch nicht ohne Risiken. Einige der häufigsten Sicherheitsrisiken bei Papierdokumenten sind folgende:
- Gefälschte Unterschriften: Wenn jemand Ihre Unterschrift auf einem Dokument fälscht, könnte er in Ihrem Namen Betrug oder andere illegale Handlungen begehen – mit schwerwiegenden finanziellen oder rechtliche Folgen für Sie und Ihr Unternehmen
- Schwierige Überprüfung: Es kann schwierig sein, Änderungen an einem Papierdokument nachzuvollziehen, insbesondere nachdem es unterzeichnet wurde. Das erschwert die Überprüfung von Dokumenten und die Gewährleistung, dass sie nicht manipuliert wurden
- Beschädigung oder Zersetzung: Papierdokumente können mit der Zeit verblassen, reißen oder anderweitig beschädigt werden. Jede physische oder natürliche Veränderung kann die Lesbarkeit von Dokumenten erschweren oder unmöglich machen. Das kann problematisch sein, wenn man sich später auf sie berufen muss
- Verlorene oder gestohlene Dokumente: Wenn ein Papierdokument verloren geht oder gestohlen wird, gibt es keine Möglichkeit, es zu verfolgen oder herauszufinden, wer Zugang dazu hat. Sensible Informationen können dann leicht in die falschen Hände geraten
Warum E-Signaturen sicherer sind
Angesichts des zunehmenden Bewusstseins für Cybersicherheit könnten E-Signaturen auf den ersten Blick eine riskante Angelegenheit sein. E-Signaturen sind jedoch in vielerlei Hinsicht sicherer als Unterschriften auf Papier und können daher Ihre Cybersicherheitsstrategie verbessern. E-Signaturen haben folgende Eigenschaften:
Sie fügen eine Sicherheitsebene hinzu
Um ein Dokument elektronisch zu signieren, muss eine Authentifizierung mit einem Benutzernamen und einem Passwort oder einer anderen Form der Identifizierung erfolgen. Dies macht es deutlich schwieriger, Ihre Signatur zu fälschen, da hierfür Zugang zu Ihrem Konto nötig wäre.
Sie sind einzigartig wie Fingerabdrücke
Die E-Signatur jeder Person ist einzigartig, genau wie ihr Fingerabdruck. Bei jeder E-Signatur wird ein eindeutiger digitaler Fingerabdruck erstellt, der bis zur unterzeichnenden Person zurückverfolgt werden kann. So lässt sich leichter nachvollziehen, wer auf ein Dokument zugegriffen und es signiert hat.
Sie bieten die Möglichkeit der Nachverfolgung und Überwachung
E-Signaturen können nachverfolgt und überwacht werden, um zu sehen, wer ein Dokument wann signiert hat. Alle Änderungen am Dokument werden automatisch aufgezeichnet, und häufig werden die Parteien per E-Mail benachrichtigt, wenn ein Dokument signiert wurde. Dies erleichtert die Überprüfung von Dokumenten, das Aufspüren verdächtiger Aktivitäten und die Stärkung Ihrer Cybersicherheitsstrategie.
Sie sind manipulationssicher
E-Signaturen sind manipulationssicher, das heißt, sie können nicht unbemerkt verändert werden. Wenn jemand versucht, ein Dokument zu ändern, nachdem es unterschrieben wurde, stimmt die digitale Unterschrift nicht mehr überein, und es ist sofort ersichtlich, dass das Dokument manipuliert wurde. Sie gewährleisten sogar die Datenintegrität, da alle Änderungen an einem Dokument, die nach der Signatur vorgenommen werden, sofort erkennbar sind.
Schwachstellen von E-Signaturen und deren Vermeidung
E-Signaturen bieten zwar viele Vorteile, aber es gibt wie bei allen Dingen auch potenzielle Schwachstellen, über die man sich im Klaren sein sollte. Alles, was online gespeichert wird, ist anfällig für Cyberangriffe oder Datenschutzverletzungen. E-Signaturen sind davon natürlich nicht ausgenommen. Es gibt jedoch einige Maßnahmen, mit denen Sie die Risiken mindern und die Vorteile von E-Signaturen nutzen und Ihre Cybersicherheitsstrategie verbessern können.
1. Verschlüsselung von Dokumenten
Eine Möglichkeit, Dokumente durch E-Signaturen zu schützen, ist deren Verschlüsselung. Dies erschwert Hackern den Zugriff auf die Daten erheblich. Und selbst wenn sie das Dokument in die Hände bekämen, könnten sie es ohne den Verschlüsselungscode nicht lesen.
2. Dokumente nur an vertrauenswürdige Personen weitergeben
Schränken Sie zum Schutz Ihrer Daten den Personenkreis ein, mit dem Sie Dokumente austauschen. Geben Sie Dokumente nur für Mitarbeiter frei, die wirklich darauf zugreifen müssen.
3. Software aktuell halten
Außerdem ist es wichtig, dass Sie Ihre Software auf dem neuesten Stand halten. So lassen sich Sicherheitslücken schließen, die von Cyberangreifern ausgenutzt werden könnten. Cyberangreifer testen ständig, wie sie Schwachstellen in alten Software-Patches ausnutzen können. Deshalb müssen Sie die neuesten Sicherheits-Updates immer nutzen!
4. Multi-Faktor-Authentifizierung aktivieren
Die Multi-Faktor-Authentifizierung ist ein wichtiger Aspekt einer guten Cybersicherheitsstrategie, die helfen kann, Ihr Konto zu schützen, auch falls Ihr Passwort kompromittiert wurde. Bei der Multi-Faktor-Authentifizierung muss ein Nutzer zwei oder mehr Nachweise erbringen, um seine Identität zu überprüfen. Dazu können ein Passwort sowie ein Code gehören, der an das Telefon oder die E-Mail des Nutzers gesendet wird.
5. Nutzung eines sicheren E-Signatur-Dienstes
Nutzung eines sicheren E-Signatur-Dienstes. Suchen Sie nach einem Dienst, der Funktionen wie Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Dokumentenverfolgung anbietet. Diese Funktionen tragen dazu bei, dass Ihre Dokumente sicher und geschützt sind.
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