De aanhoudende pandemie heeft de uitdagingen voor kleine bedrijven wereldwijd vergroot, ongeacht hun omvang, locatie en financiering.
De bevolking vragen om thuis te blijven voor alle, behalve essentiële boodschappen heeft lokale bedrijven sterk beperkt in hun activiteiten. Als je bedenkt dat deze sector 71 procent van de werkgelegenheid en 62 procent van de toegevoegde waarde aan het BBP van Nederland brengt, is het duidelijk dat problemen voor het midden- en kleinbedrijf de economie als geheel in de problemen kunnen brengen.
De lockdown heeft ook een plotse transformatie veroorzaakt, waardoor werken op afstand de nieuwe norm is geworden. Terwijl grote bedrijven over de middelen beschikken om efficiënt te kunnen communiceren, is dat niet het geval voor het midden- en kleinbedrijf. Deze laatste moeten werken aan het opzetten van een technische infrastructuur die alle werknemers op afstand met elkaar verbindt en de nodige veiligheidsmaatregelen nemen om de veiligheidsrisico's te controleren en de slechteriken op afstand te houden.
In dit artikel geven we 6 belangrijke tips die ervoor kunnen zorgen dat de overstap naar online werken naadloos verloopt voor alle mkb-bedrijven.
1. Wees alert voor veiligheidsinbreuken
Voor de meeste bedrijven is het geen kwestie van of, maar wanneer ze ten prooi zullen vallen aan naderende bedreigingen, en daarom moeten ze voorbereid zijn op het ergste.
Een veelvoorkomend probleem voor kleine ondernemers zijn de beperkingen op het gebied van tijd en middelen die de hele veiligheidshouding van hun personeel in gevaar kunnen brengen. De abrupte overgang naar werken op afstand heeft de beveiligingsproblemen verder vergroot, omdat het voortzetten van de bedrijfsactiviteiten het algemene niveau van gegevensbescherming inherent kan verlagen.
Wat mkb-leiders kunnen doen, is een meer proactieve houding aannemen om hun algemene strategie te versterken. Ze moeten hun werknemers blijven herinneren aan het uitvoeren van algemene veiligheidscontroles om inzichten te krijgen, samen met het belang van het gebruik van best practices op het gebied van beveiliging voor de veiligheid van alle betrokkenen – werknemers, bedrijven, klanten en partners. Bovendien moeten de noodherstelplannen tijdig worden herzien en bijgewerkt.
2. Ontwikkel een plan om de continuïteit van het bedrijf te verzekeren
Kleine en middelgrote bedrijven waarvoor infrastructuurredundantie geen optie is, moeten een efficiënt plan ontwikkelen voor het in stand houden van kritieke infrastructuur ten tijde van crisis, met het oog op een snel herstel na een ramp.
Een toename van het aantal teams op afstand betekent meer werk voor de interne IT-teams, met inbegrip van de dagelijkse werkzaamheden, rapportage en communicatie. Eigenaren kunnen kiezen voor webgebaseerde serviceportals om deze bedrijfsbehoeften te ondersteunen.
Zo kunnen noodoperaties worden gebruikt voor communicatie tussen werknemers om belangrijke updates te delen en om een gecentraliseerd systeem te bieden voor respectievelijk het aanvragen, beheren en volgen van middelen.
3. Zorg voor een goede cyberhygiëne
Mkb-eigenaren moeten het beveiligingsplan van het bedrijf aan hun werknemers communiceren. Dit plan moet standaarden voor beveiligingssoftware omvatten die moeten worden gevolgd op elk apparaat waarop wordt gewerkt, bedrijfsbeleid en -procedures om gegevens te beveiligen, samen met bewustmaking en opleiding in cyberbeveiliging om iedereen te informeren.
Het bouwen van een digitale werkruimte gaat namelijk gepaard met verschillende implementaties, zoals applicatie-integratie, en stelt gebruikers in staat om verbonden te blijven wanneer ze werken, wat bedrijven helpt om een cultuur van meer samenwerking te creëren. Om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt, moeten werknemers een paar extra beveiligingsstappen onthouden. Enkele daarvan zijn:
- Geen nieuwe applicaties installeren zonder de goedkeuring van het IT-team
- De verbinding tussen de apparaten en het VPN van het bedrijf verbreken wanneer deze niet in gebruik zijn
- Het identificeren van kwaadaardige phishingberichten of malware die vaak via e-mails, sms-berichten of social media worden verspreid
- Geen persoonlijke apparaten gebruiken voor werkgerelateerde doeleinden
- Ervoor zorgen dat de wifi-router up-to-date is en uitgerust is met WPA2-beveiliging of hoger
- Hun accounts beveiligen met sterke wachtwoorden en twee-factor-authenticatie
Werknemers moeten worden aangemoedigd om thuis te werken, maar ze mogen hun werkapparaten niet meenemen en ze mogen ook geen niet-goedgekeurde persoonlijke gadgets gebruiken tijdens het werk.
4. Maak gebruik van de overvloed aan internettools die beschikbaar zijn
Met een steeds groter aantal kleine bedrijven die online gaan, lanceerde Mark Zuckerberg snel Facebook Shops, een nieuwe e-commerce-functie waarmee bedrijven online winkels kunnen bouwen op zowel Facebook als Instagram. Dit kan eigenlijk een uitstekende tactiek zijn voor ondernemers om tijdens de pandemie het hoofd boven water te houden.
Zo heeft Instagram verschillende toevoegingen gelanceerd die kleine bedrijven kunnen helpen tijdens een sluiting. Medio april lanceerde het platform stickers voor voedsellevering en cadeaubonnen en in mei stickers met de vermelding ‘Support Small Businesses’. Onlangs kondigde het meerdere nieuwe e-commerce tools aan, ook voor kleine bedrijven, die nuttig zouden kunnen zijn voor een soepele werking.
Om de effecten van deze digitale tools te versterken, kunt u ook opvallend promotiemateriaal voor uw aanbod ontwikkelen om een grotere betrokkenheid te garanderen en mogelijk de verkoop op social media te stimuleren. Een manier om dit te doen is samenwerken met een ontwerper die uw merk en uw professionele behoeften begrijpt en naadloos past binnen uw creatieve ecosysteem.
Als u zich dat niet kunt veroorloven, kunt u een eenvoudige en gemakkelijk te navigeren website maken om klanten naar uw aanbod te leiden en meer informatie over uw bedrijf te geven. Zorg ervoor dat u over de essentiële beveiligingstools beschikt – waaronder SSL/TLS-certificaten – om kwaadaardige aanvallen en gegevensinbreuken te voorkomen.
5. Zet sterke – en veilige – communicatielijnen op om de productiviteit te verhogen
Zodra het team op afstand werkt, is communicatie de enige manier om te blijven functioneren zoals voorheen. Eigenaren en managers moeten tijd maken voor menselijke interacties en werknemers vragen naar hun privéleven in plaats van direct over het werk te praten. Hierdoor zullen deze laatsten zich gewild voelen, wat op zijn beurt hun moreel en productiviteit kan verbeteren. Zoek manieren om uw virtuele werkcultuur te versterken en te ontwikkelen – uw vermogen om het beste talent aan te trekken en te behouden hangt ervan af.
Als het om communicatie gaat, is het ook belangrijk om te beseffen dat het schema en de werktijden van uw team mogelijk moeten veranderen. Het is niet realistisch om te verwachten dat werknemers volgens een strikt tijdregime werken zoals ze dat op kantoor deden. Zolang het werk gedaan wordt en u over de juiste communicatiemiddelen beschikt om – veilig – verbonden te blijven, is enige flexibiliteit wellicht geen slechte zaak.
Het versturen van professionele facturen, het ontvangen van betalingen, het opvolgen van potentiële klanten, enzovoort, zouden geen lastige taken meer mogen zijn. Er zijn ongelooflijk gebruiksvriendelijke apps waarmee u al deze dingen kunt doen met één tik op een knop op uw telefoon. Door veilige digitale handtekeningen te gebruiken voor al uw belangrijke papierwerk, kunt u uw bedrijf online laten draaien zonder dat u de veiligheid hoeft op te offeren.
6. Zorg ervoor dat uw VPN veilig is
Verschillende experts hebben voorspeld dat veiligheidsinbreuken steeds vaker zullen voorkomen, voornamelijk als gevolg van de externe infrastructuur van bedrijven. Om te voorkomen dat kritieke gegevens in gevaar komen, moeten bedrijfseigenaren hun ACL's, netwerkconfiguraties en firewallregels beveiligen en andere maatregelen nemen om de beveiliging te verbeteren.
Mensen staan nu meer open voor VPN omdat ze hebben geleerd dat kan helpen om online anonimiteit te behouden door gegevens te versleutelen die hun apparaten en accounts kunnen beschermen tegen hackers. Er is echter nog steeds een risico op een VPN-inbreuk, omdat cybercriminelen geavanceerde methoden hebben ontwikkeld om intern van VPN-infrastructuur naar persoonlijke gegevens te reizen.
Bovendien zal kwaadaardig gedrag zeer moeilijk te detecteren zijn vanwege de pieken in het gebruikersverkeer als gevolg van de lockdown. Om deze problemen te vermijden, kunnen mkb’s best een VPN configureren om de bandbreedte die nodig is voor de server en de bescherming die nodig is voor het personeel op afstand in evenwicht te brengen.
Terwijl een split-tunnel VPN alleen bepaalde verkeer beschermt, distribueert een full tunnel VPN al het internetverkeer via het VPN, waardoor zelfs werknemers op afstand dezelfde mate van bescherming tegen malware en virussen hebben als in een traditionele kantooromgeving.
Het beveiligen van uw online bedrijf betekent winst voor iedereen
Mkb-bedrijven blijven veerkrachtig ondanks de unieke omstandigheden die zich in 2020 hebben voorgedaan; eigenaren blijven onvermoeibaar verder werken om het hoofd boven water te houden.
Hoewel ze nieuwe manieren moeten vinden om hun klanten te bereiken, moeten ze ook snel en efficiënt aanpassingen doorvoeren in hoe en wanneer ze zakendoen.
Het introduceren van een cultuur van werken op afstand is de noodzaak van het moment, maar zelfs hackers maken overuren. Managers, IT-teams en bedrijfseigenaren moeten samenwerken om werknemers adequaat te trainen in de basisbeginselen van cyberbeveiliging om cyberaanvallen en gegevensinbreuken te verminderen. Met een beetje voorbereiding en de juiste kennis zullen kleine bedrijven in staat zijn om cyberaanvallen te vermijden die hun integriteit en financiën op de lange termijn sterker kunnen houden.
