À quand remonte la dernière fois que vous avez fait un chèque, ou même que vous avez recherché votre chéquier ? Passer à la banque reste rare pour une majorité d’entre nous (et encore, faut-il en trouver une d’ouverte). Tout se fait désormais par Internet. C’est facile, rapide, pratique et sûr. Imaginez s’il fallait revenir aux chèques et se rendre en agence pour chaque opération bancaire. Le commerce en ligne serait encore à l’âge de pierre et notre quotidien serait bien différent !
L’évolution a été peu ou prou la même pour les documents et les données, même si le changement s’est – comme pour les banques en ligne – opéré de façon tellement discrète et progressive que peu de personnes s’en sont vraiment rendu compte. Il n’y a pas si longtemps encore, les documents étaient imprimés sur papier en-tête avant d’être envoyés par courrier pour signature, puis renvoyés à l’expéditeur. Outre l’aspect écologique et l’empreinte carbone, les coûts pour l’entreprise étaient beaucoup plus élevés, tant sur le plan logistique (pour l’envoi et la réception des documents) qu’en termes de délais pour la conclusion des transactions.
Le scellement (c’est-à-dire l’application de cachets) et la signature de documents ont non seulement évolué, mais ils apportent également des avantages aux entreprises et aux utilisateurs.
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Les pièges des documents électroniques
En évoluant vers un monde tout numérique où les documents sont au format électronique, les organisations, les utilisateurs et les collaborateurs de ces organisations profitent indéniablement de multiples avantages. Mais cette évolution ne va pas sans comporter des risques.
Pour rendre un document physique juridiquement contraignant, le processus serait comme suit :
- Impression d’une lettre ou d’un document sur papier à en-tête et signature par un ou plusieurs représentants de l’organisation afin de prouver son authenticité
- Remise en main propre ou envoi du document au destinataire qui présumerait de l’authenticité de ce document ou pourrait contacter l’expéditeur afin de vérifier
- Traitement ou confirmation de bonne réception du document, ou [le cas échéant], signature et renvoi
Ces différentes étapes chronophages sollicitaient certes quantité de ressources, mais les versions papier traditionnelles permettaient au moins d’avoir un document juridiquement contraignant et une preuve de signature — surtout si le document était certifié conforme ou notarié afin d’éviter tout litige. Problème : ce processus extrêmement lent et inefficace devait être répété plusieurs fois par jour.
Aujourd’hui, de nombreuses organisations signent numériquement les documents, puis les envoient par voie électronique à leurs destinataires pour être lus, approuvés ou signés. Simple, n’est-ce pas ? Si la simplicité et la rapidité ont du bon, dans un monde juridico-financier régi par des contrats, transactions, promesses et engagements sur des chiffres et des faits, cela ne suffit pas toujours et n’est pas contraignant juridiquement.
Pourquoi ?
Imaginez que vous soyez un établissement financier. Accepteriez-vous une hypothèque de 500 000 euros signée électroniquement, sans avoir la preuve juridique que le signataire est bien votre client ? Et en cas de contestation ultérieure devant un tribunal, quelles seraient les conséquences pour vous, organisme prêteur ? Le risque serait-il acceptable pour votre organisation ?
Même chose pour les contrats et accords internes. Vos collaborateurs doivent avoir la certitude absolue que le document, le contrat ou l’accord envoyé par leur organisation n’a pas été modifié entre-temps pour pouvoir le signer en toute confiance. Et une fois le document signé, cette signature doit être incontestable. Problème : tout ce processus doit rester rapide et simple à mettre en œuvre et à utiliser. C’est ce à quoi les organisations sont confrontées partout dans le monde.
Comment peuvent-elles être certaines que la solution mise en place est la bonne, celle qui les protégera et leur évitera les amendes et les pénalités, ou de perdre de l’argent ?
Le monde électronique selon l’eIDAS
Bonne nouvelle : des exigences réglementaires ont été définies, notamment par le règlement eIDAS qui fixe les exigences applicables aux organisations qui mettent en œuvre la bonne solution. Ces règlements définissent aussi, de manière tout aussi importante, les obligations applicables aux autorités de certification (AC) qui créent les certificats et les solutions qui s’interfacent avec les applications de signature utilisées par ces organisations.
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La plupart des pays ayant adopté l’eIDAS ou des réglementations équivalentes tout aussi strictes, la le respect de la conformité et des exigences est assuré. Les organisations doivent mettre en œuvre la bonne solution et utiliser les certificats adéquats, pour se protéger et protéger leurs collaborateurs. Il existe différents niveaux de certificats, mais les organisations doivent viser les cachets (sceaux) et signatures dits « Qualifiés ». Ce sont eux qui offrent le niveau de sécurité le plus élevé et sont juridiquement contraignants.
C’est là que notre service de signature qualifié (QSS) a toute son utilité.
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Le service de signature qualifiée de GlobalSign est plus qu’une simple plateforme d’achat de cachets et de signatures qualifiés. Ce service vous permet d’authentifier les signatures de vos collaborateurs, où qu’ils soient dans le monde, à l’aide d’un terminal mobile. Grâce à notre service de signature électronique sécurisé et flexible, votre personnel pourra travailler à distance et utiliser les outils électroniques sans crainte que les documents ne soient pas authentiques ou que les signatures soient répudiées.
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