Les entreprises ont vu leur efficacité opérationnelle évoluer ces dernières années. Les solutions de gestion documentaire et de signatures numériques se généralisent dans les organisations. À quel moment les signatures électroniques entrent-elles en jeu ? Et quel est le moyen le plus sûr pour protéger ses documents internes ? Dans cet article, nous nous pencherons sur la principale différence entre une signature numérique et une signature électronique. Nous expliquerons également ce qu’est une signature électronique qualifiée (SEQ), à quel moment l’utiliser, et pourquoi.
Quelle différence y a-t-il entre une signature numérique et une signature électronique ?
Honnêtement, les termes « signature électronique » et « signature numérique » sont souvent utilisés de manière interchangeable. Or, quand l’intégrité d’un document est en jeu, la différence est de taille. La signature numérique est utilisée pour sécuriser un document, tandis que la signature électronique est utilisée pour vérifier un document.
Quels sont les types de signatures électroniques ?
Dans le domaine des signatures électroniques, il existe trois niveaux : simple, avancé et qualifié.
La signature électronique simple (SES) est la plus élémentaire et ne requiert qu’une copie de la signature. Contrairement aux signatures électroniques Avancées et Qualifiées, la SES ne garantit pas que le document n’a pas été modifié, et n’offre aucune vérification fiable de l’identité du signataire. Problème : la signature peut être contestée, car rien ne prouve que le « signataire » est bien la personne qui a effectivement signé le document. Les signatures électroniques avancées (AES, Advanced Electronic Signatures) apportent cette fiabilité et cette sécurité. Si elles représentent une nette amélioration par rapport aux SES, ce sont les signatures électroniques qualifiées (QES, Qualified Electronic Signatures) qui offrent le plus haut niveau de sécurité, de confiance et de véracité.
Qu’est-ce qu’une signature électronique qualifiée ?
Une signature électronique qualifiée (QES) s’appuie sur un certificat numérique qualifié fourni par un prestataire de services de confiance qualifié (PSCQ) – certificat lui-même signé à l’aide d’un dispositif de création de signature qualifié (QSCD, Qualified Signature Creation Device).
Une signature électronique est considérée comme étant qualifiée lorsqu’elle répond aux exigences suivantes :
- L’identité du signataire est liée à la signature et vérifiée par la confirmation de son identité.
- Les données de la signature ont été créées sous le contrôle exclusif du signataire.
- Les données accompagnant la signature doivent pouvoir être identifiées comme n’ayant pas été altérées depuis la signature.
Comment le signataire peut-il être identifié de manière unique ?
Une QES exige que l’identité du signataire soit liée à la signature au moyen d’un processus d’identification en face à face vérifié afin de confirmer son identité. Confidentielles et uniques, les données de création de signature sont donc propres au signataire.
Une signature légalement contraignante dans toute l’Union européenne
La nature électronique d’une QES en fait une signature qui ne peut être rejetée ; son admissibilité en tant que preuve ne peut être refusée ; et elle est reconnue comme étant une signature juridiquement valable dans tous les États membres de l’Union européenne. Les signatures électroniques qualifiées constituent donc une solution appropriée sur le plan réglementaire et de la conformité, au titre notamment du Règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance et d’authentification, autrement dit l’eIDAS.
Quand utiliser une signature électronique qualifiée ?
Pour offrir un niveau de confiance et d’intégrité maximum aux documents créés et signés en interne, les organisations doivent privilégier les signatures électroniques qualifiées. Les document concernés sont entre autres, les contrats, bons de commande, documents RH, demandes réglementaires, documents universitaires, rapports financiers et documents d’audit interne.
L’utilisation d’une solution entièrement qualifiée couplée à des cachets qualifiés permet aux organisations de garantir le caractère original d’un document, ainsi que la signature au bas de ce document.
Mais attention : toutes les solutions QES ne se valent pas. Faites appel à un PSCQ pour avoir l’assurance que la solution technologique que vous aurez choisie est totalement sécurisée et performante : vos équipes en télétravail doivent pouvoir utiliser leurs terminaux mobiles pour authentifier leurs signatures à tout moment, où qu’ils soient.
Le plus haut niveau de sécurité à portée de clic
L’un des avantages des signatures qualifiées est leur facilité d’utilisation pour l’utilisateur final. Si un collaborateur possède un certificat personnel qui lui est lié, il peut utiliser une signature électronique qualifiée. La procédure de vérification pourrait être complétée par un dispositif matériel, comme une carte à puce ou un jeton. Cependant, avec la bonne solution, aucun matériel n’est nécessaire et les signatures peuvent être vérifiées par authentification mobile, comme ce que permet la Qualified Signing Solution (ou QSS en abrégé) de GlobalSign.
Avec le service de signature basé sur le cloud QSS, les organisations peuvent produire, déployer et gérer des signatures ou des cachets électroniques qualifiés dans leur application de signature existante. Pour plus d’informations sur le service de signature qualifiée de GlobalSign, téléchargez notre fiche technique ou cliquez sur le bouton ci-dessous.
En savoir plus sur la signature qualifiée
Conseils aux start-ups pour protéger le matériel de leurs collaborateurs
