Pour qui sont les certificats eIDAS, quelles solutions apportent-ils et comment sont-ils mis en œuvre ?
Si vous êtes comme moi, le mot de l’année qui commence par un C et se termine par « orona » vous est devenu insupportable. Le coronavirus a de nouveau paralysé de nombreux pays, contraint restaurants et boutiques à fermer ou migrer en ligne, et poussé entreprises et salariés à installer leur bureau dans la cuisine ou la chambre.
Dans ce contexte, les défis auxquels nous avons été confrontés en début de l'année sont de retour : comment sécuriser les équipes à distance ? Comment faire signer un document lorsque l’on a plusieurs signataires ou que l'on ne peut se rendre au bureau de poste ? Et enfin, comment se motiver pour troquer son pantalon de jogging pour une tenue un peu plus habillée (il n’y a que moi, ou…) ?
Heureusement, il y a aussi de bonnes nouvelles qui datent de bien avant le ralentissement mondial lié au Covid-19. Effectivement, le 1er juillet 2016 est entré en vigueur le Règlement (UE) 910/2014, un texte bien pensé que l’on appelle aussi règlement eIDAS. Pour résumer, ce règlement instaure la confiance électronique entre individus, entreprises et organismes publics en normalisant les identités et les signatures électroniques à travers l’Europe.
Pourquoi le règlement eIDAS est-il si important ?
Pendant la pandémie, nous avons pu compter sur les outils numériques pour continuer à travailler en toute sécurité… notamment grâce à l’eIDAS. Tous les principes de sécurité étant déjà en place, nous sommes passés du monde physique au monde digital bien plus facilement que beaucoup l’auraient pensé. Même si de nombreux services continueront à être assurés « en personne », c’est ahurissant le nombre de choses que l'on peut traiter et résoudre numériquement.
L'eIDAS est le cadre européen qui a permis de sécuriser les échanges commerciaux à grande échelle. Les entreprises ont ainsi abordé avec assurance leur migration en ligne et grâce aux gages de confiance définis par le règlement, les clients peuvent consommer leurs services en ligne en toute sécurité.
Résultat, les entreprises ont gagné en efficacité :
- Réduction des tâches d’administration
- Réduction des processus manuels consommateurs de ressources humaines
- Réduction des coûts et hausse des bénéfices
- Sécurité accrue des transactions avec renforcement de la confiance et élargissement de la base de clients
Une multitude de cas d'utilisation pour les signatures électroniques (eSignatures) pendant ou après la crise sanitaire
Le département RH qui adresse une offre d'emploi à une nouvelle recrue
Cela fait longtemps que l’on n’envoie plus son CV imprimé par courrier. Ces derniers temps, nous avons appris à maîtriser l’entretien d’embauche par chat vidéo, même si les contrats de travail sont encore bien souvent envoyés au format papier. Pourtant ce processus est à la veille d’une transformation numérique de masse.
La signature qualifiée permet en effet d’accélérer le processus de validation du contrat entre le recruteur et le candidat retenu, avec l’assurance que les signataires sont bien les bonnes personnes. L'identification électronique permet de prouver l'identité de la nouvelle recrue.
Le représentant commercial qui conclut une affaire avec une société établie à l’étranger
Autrefois, lorsque l’on négociait des contrats internationaux, il fallait se voir en personne — au moins à certaines étapes du processus. Ainsi, pour signer les contrats les deux représentants des sociétés se seraient réunis autour d’une table. Mais avec les signatures numériques, les réunions physiques ne se justifient plus autant. On peut même signer d’énormes contrats en quelques instants ; une signature numérique adossée à une identification électronique (eID) valide alors l’identité de l’acheteur.
La famille qui achète une nouvelle maison
Traditionnellement, lorsque l'on parle d’achat immobilier, on imagine une montagne de papiers et de dossiers : estimations, études, contrats, assurances… Grâce aux signatures qualifiées, le processus d'achat se digitalise. Mieux encore, la transformation numérique accélère ce qui était autrefois un véritable parcours du combattant. Vendeurs, acheteurs et organismes de prêts peuvent considérer sans risque que les signatures numériques ont la même validité juridique que les signatures manuscrites.
La start-up qui propose une nouvelle intégration technologique pour les fintechs
La directive révisée sur les services de paiement (DSP2) a permis au secteur financier, traditionnellement très encadré et réglementé, d’innover ces dernières années. Le texte offre à plus d’acteurs de la finance la possibilité de développer de nouvelles technologies – applications et services mobiles, par exemple – qui se connectent directement aux banques et aux grands opérateurs financiers. Avec un certificat qualifié d’authentification de site Internet et des sceaux électroniques conformes à la DSP2, toutes les parties – banques, fintechs et clients – sont assurées de la confidentialité des informations échangées.
Le service Achats qui reçoit une énorme commande de stock
Le secteur de la logistique et des transports a opéré une importante mue digitale, mais la signature des bons de livraison se fait toujours avec un papier et un stylo. Or, grâce aux signatures numériques, on peut accepter la marchandise et renvoyer les informations à l'expéditeur en temps réel.
L’équipe de direction qui signe le rapport d’audit annuel
En période d'audit, il n'est pas rare que l'équipe de direction se réunisse au grand complet pour étudier et signer le rapport d'audit annuel. S’il est difficile de gérer l’agenda de dirigeants débordés, réunir tous les décideurs dans une pièce en pleine pandémie présente un risque énorme. Avec les signatures numériques, ces cycles de revues peuvent s’effectuer en vidéo et les documents peuvent être signés numériquement en quelques minutes, sans avoir à réunir physiquement toute l'équipe de direction.
L'université qui remet les diplômes de fin d’études
Autrefois, la remise des diplômes constituait un moment festif et joyeux. En 2020, ce ne fut pas le cas pour de nombreuses écoles et universités. Les diplômés ont eu droit à des cérémonies virtuelles et de nombreux établissements ont décerné des diplômes numériques. Signés avec un sceau électronique ou numérique, ils garantissent aux jeunes diplômés la même valeur juridique, avec un niveau de protection supérieur contre la fraude.
Quel rôle pour les signatures eIDAS dans la transformation numérique ?
Si la pandémie avait sévi il y a 20 ans où même seulement 10 ans, beaucoup d’entreprises auraient davantage souffert pour basculer en télétravail avec la même fluidité. La crise sanitaire nous montre donc tout le chemin parcouru dans notre transformation vers une société 100 % numérique.
La législation a été à la fois un facteur d’accélération et un frein à la transformation numérique. D’un côté elle a posé les bases légales pour l’acceptation des signatures et identités numériques, offrant aux utilisateurs des garanties d’équivalence entre la forme numérique et la forme traditionnelle de leurs signatures et identités. Mais de l’autre, la rigidité du cadre dans lequel les conditions d’acceptabilité des signatures numériques sont définies a également eu un effet dissuasif sur l’adoption de cette nouvelle méthode.
C’est pourquoi nous avons élaboré un guide de référence pour l’eIDAS, document que nous avons voulu le plus clair possible. Vous y trouverez des informations générales sur l'eIDAS, les différences entre les signatures de base, avancées et qualifiées, ainsi que des conseils sur les niveaux de sécurité requis pour les signatures électroniques, suivant les cas de figure.
Si vous avez encore des questions sur la conformité, la mise en œuvre ou l'utilisation, contactez vite l'un de nos experts en signatures numériques.
