La conformité des factures électroniques fait référence aux lois et réglementations que les entreprises et les acheteurs doivent respecter lorsqu’ils émettent et reçoivent des factures électroniques. Cela signifie que toute solution de facturation électronique doit aussi respecter les exigences fiscales associées à ces factures.
Dans cet article, nous explorons les éléments obligatoires d’une facture selon les exigences de l’Union européenne (UE) et d’autres régions du monde, telles que définies par les législations locales. Rappelons que ces exigences varient selon la juridiction où la facture est émise
Adoption généralisée du reporting numérique et de la facturation électronique dans l’Union européenne
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
La variabilité des normes de facturation à travers les différentes juridictions constitue un obstacle majeur dans le traitement efficace des factures issues de transactions transfrontières. Face à cette problématique, l’Union européenne a élaboré une politique spécifique, aboutissant à l’instauration d’une norme unifiée de facturation électronique, encadrée par la Directive 2014/55/UE relative à la facturation électronique. Depuis le mois d’avril 2019, les organismes publics de l’Union ont pour obligation de mettre en place des systèmes de facturation électronique. Cette mesure oblige aussi les fournisseurs traitant avec ces organismes à aligner leurs pratiques de facturation électronique sur les normes établies par la directive.
De plus, les entreprises exerçant des activités dans l’UE doivent se conformer à toute une série de réglementations, dont la directive sur la facturation électronique et la directive européenne sur la TVA.
La facturation électronique joue un rôle essentiel dans l’application de la directive sur la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), influençant les transactions interentreprises (B2B) ainsi que ceux entre les entreprises et les institutions publiques (B2G).
La TVA à l’ère numérique — Facturation électronique et conformité avec la directive européenne sur la TVA
Introduite en 2006, la directive européenne sur la TVA constitue le cadre réglementaire défini par l’UE pour la taxation des biens et des services dans ses États membres. L’article 233 de la directive TVA de l’UE énonce de manière claire les exigences relatives au contenu des factures, et précise les autres conditions relatives à l’authenticité de l’origine de l’identité de l’expéditeur, et l’intégrité du contenu de la facture, permettant de prouver qu’aucune modification n’a été apportée depuis son émission. Ces garanties doivent être assurées par l’utilisation d’une signature électronique avancée ou qualifiée, ou d’un échange de données informatisé (EDI).
La signature électronique qualifiée nécessite un certificat qualifié et doit être créée par un dispositif de création de signature qualifiée (DCSQ).
Le lien entre facturation électronique et législation sur la TVA : un pilier des transactions B2B et B2G ?
La facturation électronique est étroitement liée à la directive TVA, surtout dans le cadre des échanges transfrontières entre entreprises au sein de l’UE :
- Opérations transfrontalières : la directive sur la TVA établit les principes de taxation des opérations transfrontalières au sein de l’UE. La facturation électronique permet d’assurer la conformité avec ces directives en garantissant que les factures intègrent toutes les informations requises et adhèrent au format exigé par la directive.
- Factures électroniques : la directive sur la TVA reconnaît les factures électroniques comme étant des justificatifs légaux pour la TVA, à condition qu’elles répondent à certains critères. Ces critères incluent l’assurance de l’authenticité [de l’origine], de l’intégrité [du contenu] et de la lisibilité de la facture électronique.
- Déclaration de TVA : la facturation électronique offre la possibilité de simplifier la déclaration et la conformité à la TVA en automatisant la collecte et le traitement des données relatives à la TVA. Cela contribue à minimiser les erreurs lors du calcul et de la déclaration de la TVA..
Autres avantages :
- Efficacité : la facturation électronique optimise le processus de facturation, en réduisant les tâches manuelles et les erreurs. Ce système profite notamment aux entreprises engagées dans des échanges fréquents et complexes avec d’autres entreprises.
- Paiements plus rapides : la facturation électronique contribue à un traitement plus rapide des paiements, améliorant ainsi la gestion de la trésorerie. Des systèmes de rappel automatique peuvent aussi être intégrés, facilitant le suivi des paiements.
- Conformité : Pour les transactions B2B, la facturation électronique aide les entreprises à se conformer aux exigences réglementaires de la TVA et à maintenir une comptabilité précise, cruciale pour les audits
Concernant les transactions B2G – c’est-à-dire les opérations avec des agences gouvernementales en tant que clientes –, l’adoption de la facturation électronique vise à moderniser les procédures d’appels d’offres :
- Obligations légales : dans certains pays, la facturation électronique est rendue obligatoire pour les transactions avec les entités gouvernementales. Le respect de ces obligations est essentiel pour les entreprises qui souhaitent s’engager dans des marchés publics.
- Transparence : dans le cadre des transactions B2G, la facturation électronique favorise la transparence et la responsabilité, permettant un suivi plus efficace des dépenses et réduisant les risques de fraude.
- Efficacité : la facturation électronique simplifie la soumission et le traitement des factures pour les agences gouvernementales et leurs fournisseurs, en diminuant les démarches et les frais administratifs.
Exigences mondiales — Respecter les normes mondiales pour facturer dans l’UE
Selon la directive, les organismes publics basés dans l’UE sont tenus d’accepter les factures électroniques qui sont conformes aux normes définies par cette même directive.
Ainsi, les fournisseurs, indépendamment de leur localisation géographique, qui sont engagés dans des transactions avec des entités publiques européennes, doivent s’assurer que leurs factures électroniques respectent ces normes. Pour les entreprises actives à l’échelle internationale, facturant dans différents pays de l’UE, une compréhension approfondie de ces exigences est vitale pour assurer leur conformité.
À l’échelle mondiale, d’autres pays ont introduit des mesures appropriées dans le domaine de la facturation B2B. Il s’agit des pays suivants :
- Arabie Saoudite : La facturation électronique B2B est obligatoire depuis fin 2021.
- Égypte : La facturation électronique est obligatoire depuis 2021, avec une extension aux transactions B2C en 2022.
- Australie : Un plan a été approuvé pour l’introduction progressive de la facturation électronique B2B sur la période de 2023 à 2025.
- Nouvelle-Zélande : Depuis avril 2023, des changements ont été adoptés pour faciliter la facturation électronique et l’intégration du cadre paneuropéen des marchés publics en ligne (Peppol).
- États-Unis : La Business Payment Coalition (BPC) lance un projet pilote de facturation électronique à l’échelle nationale pour encourager l’adoption de la facturation électronique, des paiements électroniques et des données associées.
Archivage des factures électroniques : des exigences spécifiques à respecter
La gestion efficace des archives de factures électroniques revêt une importance cruciale. Il est essentiel de pouvoir accéder rapidement aux documents archivés pour divers besoins : audits fiscaux, gestion des contentieux de paiement, appui aux négociations de nouveaux contrats avec les fournisseurs, ou analyse détaillée de la performance financière. Les règlements de l’UE exigent que tous les justificatifs soient conservés avec la facture originale.
Les factures électroniques doivent être archivées dans leur format original, telles qu’elles ont été émises ou reçues. Un État membre peut exiger que les données garantissant l’authenticité de l’origine des factures et l’intégrité de leur contenu, prévues à l’article 233, soient également conservées électroniquement.
Les autorités compétentes de l’État membre où l’entité assujettie est établie, ainsi que celles d’un autre État membre si la TVA est due là, doivent pouvoir accéder à ces factures, les télécharger et les utiliser.
Adopter une stratégie cohérente face aux réglementations sur la facture électronique et la TVA
Les solutions de signature de documents de GlobalSign sont spécialement conçues pour répondre aux diverses exigences nationales en matière de facturation électronique, permettant aux entreprises de signer numériquement des factures, en ligne et à distance. Cette approche comprend l’archivage numérique des factures électroniques ainsi que la prise en charge de la signature numérique, une obligation dans de nombreux pays.
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