De quoi s’agit-il et quel est l’impact sur les entreprises en dehors de l’UE ?
Il est possible qu’à la suite de l’annonce de la Commission européenne le 18 avril 2019, certaines entreprises soient au courant de l’entrée en vigueur de la directive sur la facturation électronique — et d’autres pas. Pourquoi ? La plupart des entreprises ayant probablement mis en place un système de facturation depuis un certain temps déjà, l’importance de la nouvelle est sans doute perçue comme étant toute relative. Dans ce billet, nous vous proposons un tour d’horizon des points auxquels les entreprises devront se conformer et soulignerons le fait que certaines entreprises puissent, effectivement dans certains cas, avoir enfreint la directive TVA de l’UE pendant de nombreuses années.
Quel est l’objet de la directive sur la facturation électronique (Norme de facturation électronique de l'UE) ?
En 2014, les pays de l’UE et la Commission européenne ont introduit une norme de facturation électronique. Avant cette date, plusieurs formats de factures électroniques étaient utilisés dans l’UE. Leur traitement exige du temps et des ressources supplémentaires, ce qui entraîne des coûts élevés pour les entreprises et les entités du secteur public.
Depuis le 18 avril 2019 — date butoir pour la transposition de la directive dans les législations nationales des pays de l’UE — les autorités publiques qui participent à des marchés publics dans l’UE doivent se conformer à la norme européenne sur la facturation électronique et dès lors être en mesure de recevoir et de traiter des factures électroniques — garantissant ainsi la fluidité des processus dans l’UE.
La nouvelle norme contribuera à ce que les factures et paiements électroniques des entreprises soient traités rapidement et de manière automatique. Autres avantages : cette norme permettra aux entreprises de gérer plus facilement leurs contrats dans n’importe quel État membre, et rendra les marchés publics plus attrayants.
Qui est concerné par la nouvelle directive sur la facturation électronique ?
La directive s’applique à toutes les entités du secteur public dans l’UE (gouvernements nationaux ou locaux, et établissements d’enseignement par exemple). Notez que la directive n’exige pas d’utiliser la facturation électronique. Les entités publiques peuvent toujours accepter les factures papier, mais de nombreux pays s’en éloignent progressivement. Mais alors, qu’est-ce qui change ? Désormais, en vertu de la nouvelle directive, si une entité reçoit une facture électronique conforme aux nouvelles normes, elle est tenue de l’accepter et de la traiter.
En clair tout prestataire en relation avec des acteurs publics européens doit s’assurer de la conformité de ses factures électroniques avec les normes établies par la directive.
Facturation et fraude avant la directive sur la facturation électronique
Les factures arrivent dans une entreprise de différentes façons : au format papier, sous la forme d’un fichier PDF numérisé, par courrier, e-mail, via un portail web, etc. Cela multiplie donc les possibilités pour les escrocs d’altérer une facture ou une partie du processus. Ils peuvent par exemple insérer un virus dans une pièce jointe, envoyer des doubles, transmettre des informations sur un faux compte par e-mail. Plus le processus est compliqué, plus les risques sont nombreux.
La question à se poser est alors de savoir comment gérer ces fraudes. Comment recouvrer des montants importants ? Et au bout du compte, il convient de s’interroger sur les risques pour la marque d’une entreprise.
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En 2018, 3?280 cas d’escroqueries aux factures et mandats bancaires ayant touché des entreprises ont été signalés. La moyenne des pertes dans chaque affaire s’élevait à 28?000 livres sterling (plus de 31?000 euros) — un chiffre effarant. Heureusement, sur les pertes liées à des fraudes à la facture, près de 29,6 millions de livres sterling (soit plus de 32 millions d’euros) ont pu être récupérées. Source : smallbusiness |
Rôle de la directive TVA : garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu
Depuis plusieurs années, les factures électroniques doivent pouvoir être sécurisées — il s’agit notamment d’empêcher la corruption et de prouver l’identité de l’émetteur de la facture. De fait, dès sa publication en 2006, la directive TVA de l’UE a prévu les dispositions correspondantes.
En vertu de la directive TVA (article 233), chaque assujetti (le fournisseur et l’acheteur) est tenu de garantir « l’authenticité de l’origine » (l’identité de l’émetteur de la facture) et « l’intégrité du contenu » (c’est-à-dire que le contenu de la facture n’a pas été modifié après son émission). L’utilisation de signatures électroniques avancées est l’une des principales méthodes proposées par la directive TVA.
La nouvelle directive sur la facturation électronique s’appuie sur les dispositions de la directive TVA, et notamment sur la possibilité d’utiliser des signatures électroniques avancées pour garantir l’authenticité et l’intégrité des factures, et précise que tous les expéditeurs de factures électroniques, pas uniquement les entités assujetties à la TVA, doivent pouvoir garantir cela.
Quelles sont les implications ?
- Seules les factures conformes au format structuré spécifique seront reconnues comme étant des factures électroniques valables dans l’UE.
- Depuis le 18 avril 2019, les autorités dans chaque Etat membre de l’UE doivent être en mesure de recevoir et de traiter les factures électroniques conformes aux normes fixées par la directive. Les collectivités régionales et locales peuvent obtenir une dérogation d’une année supplémentaire.
Qu’en est-il des entreprises en dehors de l’UE ?
Conformément à la directive, les entités du secteur public établies dans l’UE devront accepter toute facture électronique conforme aux normes spécifiées dans la directive.
Cela signifie que tout prestataire — quel que soit son lieu d’établissement — qui entretient des relations commerciales avec des acteurs publics de l’UE doit s’assurer que ses factures électroniques sont conformes aux normes établies par la directive. Si vous êtes une entreprise internationale et que vous envoyez vos factures dans plusieurs pays de l’UE, vous devez parfaitement comprendre les exigences de l’UE pour être en conformité. Nous nous sommes concentrés plus haut sur les exigences d’authenticité et d’intégrité, mais vous pouvez consulter l’intégralité de la Directive ici. CEF Digital propose également d’excellentes ressources sur les démarches de mise en conformité
Quant aux entreprises basées dans l’UE qui n’ont pas prévu de modifier leur solution de facturation électronique existante, qu’attendez-vous pour vous mettre en conformité ?
Le rôle de GlobalSign
Avec son célèbre service de signature numérique (DSS), GlobalSign propose une offre cloud hautement évolutive et pilotée par API qui s’intègre en toute transparence aux solutions de workflow documentaire et permet de signer des documents de manière sécurisée et conforme.
Le service de signature numérique facilite l’intégration directe de signatures électroniques avancées aux processus de facturation électronique existants sans nécessiter de développement supplémentaire conséquent, d’expertise en PKI, d’investissements matériels ou de gestion.
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