Depuis quelque temps déjà, le monde opère sa mue numérique et notre société élimine peu à peu le papier. Aujourd’hui, l’on peut consulter ses e-mails sur son iWatch, gérer ses comptes bancaires en ligne et même envoyer des faire-part de mariage numériques, sûrement au grand dam de Nadine de Rothschild (et de votre grand-mère) !
Avec la généralisation de ces changements, certains secteurs sont impactés de façon inédite par les possibilités qu’offre la dématérialisation. Au-delà des gains de temps et d’argent, c’est après tout aussi un moyen de limiter notre empreinte écologique. Séduites par les avantages de la dématérialisation, l’éducation et les entreprises de services aux universités sont l’un des secteurs à se lancer dans l’aventure.
Prenons l’exemple de Script, une nouvelle jeune pousse qui entend moderniser l’organisation des sorties éducatives pour le réseau d’enseignement privé aux États-Unis K-12. Mise en œuvre dans plusieurs écoles américaines, son application vise à améliorer la collecte des signatures et des paiements, ainsi que le reporting. En tant que parent, j’aimerais que l’établissement où sont scolarisés mes enfants adopte cette technologie, ou au moins quelque chose de similaire. Entre les multiples formulaires d’autorisation à remplir lorsque l’on a plusieurs enfants et la pléthore de formulaires scolaires (tests, cours...) pour lesquels l’autorisation des responsables est nécessaire, la suppression du papier me simplifierait certainement la tâche !
Si les innovations comme Script dans le réseau K-12 sont formidables, l’enseignement supérieur est bien plus dynamique sur le front de la dématérialisation. Plusieurs diplômés de l’Institut de technologie du Massachusetts (MIT) en 2018 ont ainsi reçu leur diplôme sur leur smartphone par le biais d’une application de blockchain (en complément de la version papier traditionnelle). Récemment, l’université du sud du New Hampshire a également lancé une plateforme mobile d’aide financière pour les étudiants qui « élimine pratiquement tous les formulaires papier ». La nouvelle plateforme numérique devrait permettre aux étudiants de gérer plus facilement leurs demandes d’aide financière via leur téléphone et leur ordinateur fixe. Des outils sont également proposés pour les documents qui requièrent les signatures des parents ou des tuteurs.
Des solutions sans papier plébiscitées par les établissements d’enseignement du monde entier
Naturellement, les États-Unis n’ont pas le monopole des projets de dématérialisation.
Le Brésil a ainsi adopté une nouvelle loi en décembre 2017 en vertu de laquelle les établissements d’enseignement supérieur doivent se conformer aux nouvelles règles de collecte et de gestion documentaire. Résultat : les établissements d’enseignement supérieur se tournent de plus en plus vers le cloud pour la gestion et le stockage de leurs documents — étape incontournable d’ici décembre 2019 s’ils veulent être en conformité avec la loi.
À Manille, la dématérialisation permet à l’université Universiti Teknikal Malaysia Melaka de profiter d’une plateforme cloud Microsoft ultra sécurisée à un coût quasiment nul pour l’établissement. La solution créée pour le personnel de l’université leur permet de mieux gérer leurs réunions.
Pas de transformation numérique sans mesures de sécurité supplémentaires
Avec la dématérialisation, les universités et autres établissements d’enseignement doivent pouvoir se fier aux versions électroniques de leurs documents les plus importants (diplômes, certificats, relevés de notes, lettres d’admission et documents d’aide financière). Étant donné le caractère sensible de ces documents, les départements informatiques doivent maintenir des réseaux sécurisés et fiables, sans perdre de vue les réglementations relatives à la protection de la vie privée et à la conformité. Le marché de l’enseignement est particulièrement demandeur de solutions permettant de sécuriser leurs documents électroniques — la question étant de garantir un niveau de fiabilité identique entre les versions électroniques de remplacement et les versions papier initiales. Beaucoup se tournent vers les signatures numériques de confiance.
Lorsque l’on applique une signature numérique de confiance à un document, une opération de cryptographie lie votre identité numérique vérifiée par un tiers aux données signées en une seule et même empreinte. Le caractère unique des deux composantes de signature fait de la signature numérique une alternative viable à la signature manuscrite. L’opération cryptographique permet aux signatures numériques de vérifier et de garantir que :
– le document est authentique et provient d’une source vérifiée (ex. : cas d’un diplôme bel et bien émis par l’établissement annoncé) ;
– le document n’a pas été altéré depuis qu’il a été signé numériquement (ex. : cas de relevé de notes non modifiés) ; si des modifications avaient été apportées, la signature serait marquée comme non valide.
La signature est valide sur le plan juridique et conforme à la réglementation
Les signatures numériques peuvent inclure un sceau d’horodatage fiable (ce que les signatures numériques GlobalSign intègrent par défaut). Le destinataire d’un document peut ainsi vérifier à quel moment la signature a été apposée et/ou quand le document a été émis.
Exemple concret : Parchment utilise les signatures numériques de confiance pour sécuriser les attestations d’études de ses clients comme K-12 et certaines universités.
Les avantages de ces technologies pour le secteur de l’enseignement sont encourageants. Nous nous réjouissons à l’idée de pouvoir régulièrement découvrir des innovations visant à améliorer l’éducation des enfants aux États-Unis et à travers le monde.
