In den letzten Jahren hat sich die Unternehmenseffizienz stetig weiterentwickelt und die Akzeptanz von Lösungen für das digitale Signieren von Dokumenten wird immer größer. Die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) ermöglicht es, Dokumente online rechtssicher zu unterschreiben und ist damit eine wichtige Komponente der digitalen Transformation. Doch wo kommen elektronische Signaturen ins Spiel, und welche Methode schützt interne Dokumente am besten? In diesem Artikel erfahren Sie, was den Hauptunterschied zwischen digitalen und elektronischen Signaturen ausmacht, was eine QES ist und wann und warum Sie mit einer solchen unterschreiben sollten. 

Inhalt

• Was ist der Unterschied zwischen digitalen und elektronischen Signaturen?
• Welche Arten von elektronischen Signaturen gibt es?
• Welche Arten von elektronischen Signaturen gibt es?
• Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?
• QES: EU-weit rechtlich bindend
• Warum Sie auf eine qualifizierten elektronischen Signatur umsteigen sollten
• Wann sollte ich eine qualifizierte elektronische Signatur verwenden?
• GlobalSign – höchste Sicherheit mit wenig Aufwand

Was ist der Unterschied zwischen digitalen und elektronischen Signaturen? 

Seien wir ehrlich, die Begriffe ‚elektronische Unterschrift‘ und ‚digitale Unterschrift‘ werden oft austauschbar verwendet, aber wenn es um die Gewährleistung der Integrität eines Dokuments geht, gibt es einen großen Unterschied. Eine einfache elektronische Signatur kann keine Identitätsprüfung beinhalten, während eine digitale Signatur eine starke Identitätssicherung bietet. 

Welche Arten von elektronischen Signaturen gibt es?

Bei elektronischen Signaturen gibt es drei Stufen: Simple, Advanced und Qualified. 

Eine Simple Electronic Signature (SES) ist die einfachste Variante und erfordert nur eine Kopie einer Signatur. Im Gegensatz zu den Stufen Advanced und Qualified bietet sie keine Sicherheit, dass das Dokument geändert wurde, und es gibt keine zuverlässige Verifizierung der Identität des Unterzeichners. Das Problem ist, dass diese Art von Signatur angefochten werden kann, da es keine Belege oder Beweise dafür gibt, dass der Betreffende das Dokument unterzeichnet hat. Advanced Electronic Signatures (AES) bieten dieses Vertrauen und diese Sicherheit, und stellen zwar eine große Verbesserung dar, aber erst die QES bietet ein Höchstmaß an Sicherheit, Vertrauen und Authentizität bei der Feststellung der Echtheit der Unterschrift. 

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?

Eine QES wird durch ein qualifiziertes digitales Zertifikat gestützt, das von einem qualifizierten Vertrauensdienstanbieter bereitgestellt und mit einem Qualified Signature Creation Device signiert wird. Als führende Zertifizierungsstelle ist Global Sign als qualifizierter Vertrauensdienstanbieter in ganz Europa anerkannt.

Eine elektronische Signatur gilt als qualifiziert, sobald sie folgende Anforderungen erfüllt: 

• Die Identität des Unterzeichners ist mit der Signatur verknüpft und wurde durch eine Bestätigung der Identität verifiziert.
• Die Signaturdaten wurden unter der alleinigen Kontrolle des Unterzeichners
• Bei den Daten, die zu der Signatur gehören, muss nachgewiesen werden können, dass sie seit der Unterzeichnung unverändert geblieben sind.

QES: EU-weit rechtlich bindend

Da diese Signaturen eindeutig an die Identität des Unterzeichners gebunden sind und in allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union als gültige rechtsverbindliche Signatur anerkannt werden, ist es unmöglich, eine QES zurückzuweisen oder ihre Zulässigkeit als Beweismittel zu bestreiten. Daher sind qualifizierte elektronische Signaturen eine geeignete Lösung für die Einhaltung von Verordnungen und Bestimmungen wie eIDAS (Electronic Identification, Authentication, and Trust Services). 

Warum Sie auf eine qualifizierten elektronischen Signatur umsteigen sollten

Mit einer QES ist umständliches Drucken, Unterschreiben und Einscannen passé. Die QES bietet Effizienz und Bequemlichkeit bei höchsten Sicherheitsstandards. Als einzigartige digitale Unterschrift bietet QES zahlreiche Vorteile, die sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen von Interesse sind. Zu den Vorteilen gehören:

1. Rechtssicherheit: Eine QES erfüllt die rechtlichen Anforderungen an eine Schriftform und ist daher rechtssicher. Das bedeutet, dass mit einer QES unterzeichnete Dokumente auch vor Gericht verwendet werden können.
2. Zeitersparnis: Mit einer QES können Dokumente schnell und unkompliziert unterschrieben werden, ohne dass ein physisches Dokument ausgedruckt oder per Post versandt werden muss. Das spart Zeit und Kosten.
3. Flexibilität: Eine QES kann von überall und zu jeder Zeit eingesetzt werden, solange eine Internetverbindung vorhanden ist. Das erleichtert die Zusammenarbeit und den Austausch von Dokumenten zwischen verschiedenen Parteien.
4. Vertraulichkeit: Durch den Einsatz einer Signaturkarte und eines Signaturschlüssels wird die Vertraulichkeit der Unterschrift gewährleistet. Der Schlüssel ist nur dem Unterzeichner bekannt und ist für andere Personen unzugänglich. Das bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene. 
5. Gesetzliche Rahmenbedingungen: Die Verwendung von QES wird durch das Signaturgesetz (SIgG) im BGB sowie die vorhin erwähnte eIDAS-Verordnung geregelt. Dadurch wird eine einheitliche Rechtsgrundlage geschaffen und die Rechtssicherheit erhöht. So können Sie auch Rechtsgeschäfte problemlos digital signieren.
6. Identifikation: Bei der Erstellung einer QES wird die Identität des Unterzeichners durch einen individuellen Schlüssel zweifelsfrei festgestellt. Dadurch wird eine klare Identifizierung von Unterzeichner und Unterschrift ermöglicht.
7. Fernsignatur: Eine QES kann auch aus der Ferne erstellt werden, beispielsweise per Smartphone oder Tablet. Das erleichtert die Unterzeichnung von Dokumenten auch unterwegs oder von zu Hause aus. Mittels cloudbasierten Anwendungen ist die Erstellung einer QES auch ohne Smartcard möglich, was das unterschrieben von unterwegs aus erheblich vereinfacht.
8. Vertrauensdienste: Anbieter von QES bieten verschiedene Vertrauensdienste an, die eine sichere und zuverlässige Erstellung von elektronischen Signaturen ermöglichen. Dazu gehören beispielsweise die Überprüfung der Identität des Unterzeichners oder die Sicherung des Signaturschlüssels.

Die QES kann den Unterschriftsprozess schneller, einfacher und sicherer gestalten. Steigen Sie von der Schriftform auf einen papierlosen Workflow um, sparen Sie Ressourcen und schonen Sie dadurch die Umwelt. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen mit Adobe Acrobat arbeiten, können Sie den Digital Signing Service ganz einfach in Acrobat integrieren, ohne zusätzliche Programme verwenden zu müssen.

Wann sollte ich eine qualifizierte elektronische Signatur verwenden?

Organisationen sollten sich für qualifizierte elektronische Signaturen entscheiden, um ein Höchstmaß an Vertrauen und Integrität in Bezug auf alle intern erstellten und signierten Dokumente zu gewährleisten. Dabei kann es sich um Verträge, Bestellungen, Personalunterlagen, behördliche Anträge, akademische Dokumente, Finanzberichte und interne Prüfungsunterlagen handeln. 

In Kombination mit „Qualifizierten Siegeln“ ermöglicht eine vollständig qualifizierte Lösung einem Unternehmen die Sicherstellung der Originalität eines Dokuments sowie der Signatur, mit der dieses Dokument genehmigt wird. 

Unter den vieles QES Lösungen auf dem Markt gibt es erhebliche Unterschiede. Achten Sie darauf, sich für eine Lösung von einem Vertrauenstedienstanbieter zu entscheiden, der eine vollständig sichere und effiziente Technologie anbietet, die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, ihre Signatur immer und überall mit Hilfe von mobilen Geräten zu authentifizieren.

GlobalSign – höchste Sicherheit mit wenig Aufwand

Ein Vorteil von qualifizierten Signaturen ist die einfache Handhabung für die Endnutzer. Wenn ein Mitarbeiter über ein persönliches Zertifikat verfügt, kann er eine qualifizierte elektronische Signatur nutzen. Der Verifizierungsprozess könnte beispielsweise durch den Einsatz von Hardware wie Smartcard Chipkarten, Token oder ein Kartenlesegerät abgeschlossen werden. Aber mit der richtigen Lösung wird keine Hardware benötigt, und Unterschriften können durch mobile Authentifizierungsmethoden, wie Qualified Signing Services (kurz QSS), verifiziert werden. QSS, ein Cloud-basierter Signierdienst, bedeutet, dass Unternehmen qualifizierte elektronische Signaturen oder Siegel in ihrer bestehenden Signieranwendung erstellen, einsetzen und verwalten können.

Für weitere Informationen über GlobalSigns Qualified Signing Service laden Sie unser Datenblatt herunter oder klicken Sie auf die Schaltfläche unten.