Die Aufgabe von Notaren besteht darin, die Echtheit und Beglaubigung von Rechtsdokumenten und dazugehörigen Unterschriften nachzuweisen. Der Notarberuf sowie seine Prozesse und Praktiken haben durch die zunehmende Globalisierung und die aktuelle Forderung, dass öffentliche Dienste digital verfügbar sein müssen, rasche Veränderungen erfahren. Als Konsequenz gab es auch neue Vorschriften zum Schutz dieser grundlegenden Rechtsprozesse vor digitalen Sicherheitsrisiken.
Diese Entwicklungen hatten für Notare vor allem Auswirkungen im Bereich der digitalen Beglaubigung, bei der Dokumente elektronisch unterzeichnet und notariell beglaubigt werden können. Dieses Verfahren hat sowohl für den Rechtssektor als auch für die von ihm betreuten Personen und Unternehmen weitreichende Vorteile. Durch die digitale Beglaubigung können Mandanten und Notare auf persönliche Treffen verzichten. Dadurch entsteht ein besserer Zugang zu notariellen Dienstleistungen für Personen, die nicht persönlich anwesend sein können. Zudem lassen sich notarielle und juristische Dokumente schneller und effizienter bearbeiten.
Allerdings können bei der Digitalisierung juristischer und notarieller Dokumente und Verfahren Sicherheitslücken auftreten, wenn kein richtiger Schutz vorhanden ist. Das beeinträchtigt dann den gesamten notariellen Prozess. Notare müssen sich schnell an diese neuen Aufgaben anpassen, um die Sicherheit von Rechtsdokumenten zu gewährleisten und die Interessen der Beteiligten zu schützen. Das erfordert die Einführung digitaler Sicherheitspraktiken, bei denen Datenschutz und rechtliche Compliance im Mittelpunkt stehen.
- Remote Online Notarization (RON) vs. traditionelle Beglaubigung
- Rechtliche Rahmenbedingungen für die Remote Online Notarization
- Die Rolle digitaler Signaturen und Siegel für notarielle Online-Dienste
- Praktische Anwendungen digitaler Signaturen und Siegel durch Notare
- Die Bedeutung von Vertrauen bei der notariellen Online-Beglaubigung
Remote Online Notarization (RON) vs. traditionelle Beglaubigung
Bei der notariellen Beglaubigung wird die Echtheit eines Rechtsdokuments und die Identität der unterzeichnenden Parteien durch einen Notar bestätigt. Dieser Vorgang bleibt bei der herkömmlichen und der digitalen Beglaubigung grundsätzlich gleich, es gibt jedoch einige wesentliche Unterschiede bei der Durchführung.
Bei der digitalen Beglaubigung eines Dokuments ist es wichtig zu wissen, dass es zwei Arten gibt. „Elektronische Beglaubigung“ ist der allgemeine Begriff für notarielle Handlungen, die digital durchgeführt werden. Das umfasst auch persönliche notarielle Handlungen, bei denen die Dokumente auf einem Gerät wie einem Tablet oder Laptop unterzeichnet werden. Alternativ können die Dokumente aber auch online unterzeichnet und notariell beglaubigt werden. Dieser Dienst wird als Remote Online Notarization (RON), also notarielle Online-Beglaubigung, bezeichnet.
Traditionell müssen die Beteiligten zur Durchführung notarieller Handlungen vor einem beauftragten Notar erscheinen und ihre Identität nachweisen, bevor Dokumente unterzeichnet und notariell beglaubigt werden. Wenn dies über einen RON-Dienst durchgeführt wird, kann diese Anforderung durch einen Live-Video- und Audioanruf erfüllt werden, während das Dokument digital ausgefüllt wird.
Aufgrund der besseren Zugänglichkeit werden RON-Dienste immer beliebter und sind immer häufiger verfügbar. Die Remote Online Notarization bietet Mandanten Folgendes:
- Mehr Geschwindigkeit und Effizienz: Da Online-Termine das Reisen und die Bearbeitung physischer Dokumente unnötig machen, werden notarielle Urkunden wesentlich schneller bearbeitet. So sind für Einzelpersonen und Organisationen die nächsten Schritte im Gerichtsverfahren viel schneller und mit mehr Komfort für Mandanten und Notare möglich.
- Leichter verfügbare grenzüberschreitende Dienste: Im Rahmen der Globalisierung können Notare durch die RON-Dienste auch einfacher mit Bürgern weltweit, mit Botschaften und Auslandsvertretungen sowie mit Rechtsdienstanbietern zusammenarbeiten. Das wirkt sich auch auf die Zahl der Notare aus, die sich die nötigen Fähigkeiten aneignen, die sie im Umgang mit immer vielfältigeren internationalen Rechtssystemen benötigen.
- Nachhaltigkeit: Papierlose Büros sind nach den Lockdown-Maßnahmen wegen der Corona-Pandemie branchenübergreifend zur Norm geworden, und das auch bei Rechtsanwälten und Notaren. Notarielle Online-Dienste erfordern wenig bis gar keine Dokumente in Papierform, wodurch nachhaltigere Praktiken möglich werden.
- Prüfpfade: Neben papierlosen Büros haben die RON-Praktiken auch zu leichter nachvollziehbaren und überprüfbaren Prüfpfaden für Dokumente geführt. Denn anstatt Verträge und notarielle Dokumente in einem Schrank aufzubewahren, können sie auf Cloud-basierten Plattformen gespeichert werden. So erhält jeder, der bestimmte Dokumente benötigt und über eine entsprechende Autorisierung verfügt, Zugriff darauf.
Rechtliche Rahmenbedingungen für die Remote Online Notarization
Die elektronische Beglaubigung, auch e-Notarization genannt, wird weltweit zunehmend zu einem rechtlich anerkannten Verfahren. Zwar erlassen Landes- und Bundesregierungen überall auf der Welt ihre eigenen Definitionen der anerkannten RON-Anforderungen, doch sie folgen meistens denselben Kernrichtlinien. So muss der Notar beispielsweise die Identität des Mandanten per Video- und Sprachanruf überprüfen können. Es gibt auch einige notarielle Handlungen, die nur persönlich vorgenommen werden können, darunter die Beglaubigung von Geburts- und Sterbeurkunden. Generell können die meisten notariellen Handlungen jedoch auf Anfrage, und sofern gesetzlich vorgesehen, aus der Ferne vorgenommen werden.
In den USA unterliegen RON- und E-Notariatsdienste einer Reihe regulatorischer Anforderungen. Dazu gehören der Uniform Electronic Transactions Act (UETA), der ESIGN Act und die E-Notarization Standards der National Association of Secretaries of State (NASS). Derzeit sind elektronische Beglaubigung und RON-Dienste in 47 US-Bundesstaaten und im District of Columbia gesetzlich anerkannt. Allerdings gibt es zwischen den US-Bundesstaaten unterschiedliche Standards und viele sind noch mit der Entwicklung ihrer Rahmenbedingungen beschäftigt.
- UETA, 1999: Dieses Dokument wurde entwickelt, um Hindernisse für elektronische Signaturprozesse zu beseitigen. Es besagt, dass elektronische Signaturen, einschließlich aller Symbole, Töne oder sonstigen Verfahren, bei notariellen Urkunden rechtmäßig anstelle herkömmlicher Unterschriften verwendet werden können. Voraussetzung ist, dass alle Parteien dem zustimmen, dass sie alle Zugriff auf die für die elektronische Signatur des Dokuments verwendete Software und Hardware haben, diese kennen und den Zugriff behalten können.
- E-SIGN Act, 2000: Dieses Gesetz soll die Anforderungen der UETA unterstützen und die Arbeit mit ihnen ermöglichen. Es gibt daher deutliche Überschneidungen zwischen den beiden Vorschriften. Dokumentunterzeichner und Notare können hierdurch jedes Symbol, jeden Ton oder jedes andere Verfahren als ihre rechtsgültige Unterschrift einreichen. Es muss nur den Dokumenten und anderen erforderlichen notariellen Informationen, wie etwa der notariellen Bescheinigung und den Daten des Siegel, „beigefügt“ oder mit ihnen „logisch verknüpft“ sein. Während die UETA-Richtlinien für jeden US-Bundesstaat optional sind, gilt auf US_Bundesebene das ESIGN-Gesetz, das besagt, dass ein US-Bundesstaat die rechtliche Authentizität einer elektronischen Signatur nicht ablehnen kann. Das verringert die Beschränkungen für Organisationen, die auf zwischenstaatlicher Ebene tätig sind.
- NASS E-Notarization Standards, 2006: Diese Standards erweitern sowohl das UETA- als auch das E-SIGN-Gesetz, indem sie eine spezifischere Definition der Unterschrift eines Notars verlangen. Sie erfordern zusätzlich zu den in UETA und ESIGN festgelegten Anforderungen, dass die Unterschrift eindeutig dem Notar zuzuordnen ist, auf unabhängige Weise authentifiziert werden kann, ausschließlich von dem Notar selbst kontrolliert wird und so mit dem Dokument verknüpft ist, dass spätere Änderungen erkennbar sind. Diese Standards sind wichtig, da sie allein mit einer einfachen elektronischen Signatur nicht erreichbar sind.
In Großbritannien und der EU unterliegen Notare der DSGVO, die von ihnen verlangt, die Sicherheit der Mandantendaten zu gewährleisten. Das schließt alle Dokumente ein, die deren persönlichen Daten enthalten oder die sie unterzeichnet haben.
Darüber hinaus entsprechen die Prozesse der Remote Online Notarization sowohl im Vereinigten Königreich als auch in der EU den Bestimmungen von eIDAS. Zwar schreibt eIDAS als Konformitätsanforderung keine notarielle Beglaubigung vor, es bietet jedoch einen Rahmen für die rechtlichen Anforderungen bei der Verwendung digitaler Signaturen. Das gilt für verschiedene Anwendungsfälle für digitale Signaturen, darunter RON-Dienste wie grenzüberschreitende Dienste und die Standardisierung der Anforderungen für Signaturarten, die in der EU und im Vereinigten Königreich akzeptiert werden.
eIDAS definiert nicht nur verschiedene Arten elektronischer Signaturen, darunter qualifizierte elektronische Signaturen (Qualified Electronic Signatures, QES) aufgrund ihres hohen Sicherheits- und Rechtssicherheitsniveaus. Die Vorschriften besagen auch, dass elektronischen Signaturen die rechtliche Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb verweigert werden darf, weil sie elektronisch sind. Außerdem werden Standards für die Verwendung fortgeschrittener elektronischer Signaturen und Siegel (Advanced Electronic Signatures and Seals, AES) festgelegt, um grenzüberschreitende Interoperabilität zu gewährleisten. Auch wenn deren Verwendung in notariellen Verfahren nicht speziell erörtert wird, ist dies wichtig, um RON-Dienste über mehrere Rechtsräume hinweg zu ermöglichen.
Insgesamt müssen Notare über umfassende Kenntnisse der internationalen Rechtsrahmen und Signaturtypen verfügen, wenn sie grenzübergreifende Dienstleistungen erbringen wollen. Zudem müssen RON-Dienste ein hohes Maß an Vertrauen und Sicherheit bieten, damit Unterschriften/Signaturen und Siegel überall rechtlich anerkannt werden.
Weitere Informationen zu regionalen Richtlinien für digitale Signaturen und Siegel finden Sie hier
Die Rolle digitaler Signaturen und Siegel für notarielle Online-Dienste
Digitale Signaturen und Siegel sorgen für Sicherheit und Vertrauen. Das ist für notarielle Prozesse von grundlegender Bedeutung. Digitale Signaturen werden in Remote Online Notarization-Prozessen aus mehreren Gründen verwendet:
- Verifizierung der Identität: Für digitale Signaturen ist die Verifizierung der Identität des Unterzeichners durch eine Zertifizierungsstelle (Certificate Authority, CA) erforderlich. Die CA stellt digitale Zertifikate aus, welche die Identität von Personen oder Organisationen bestätigen und sicherstellen, dass der Unterzeichner tatsächlich derjenige ist, der er vorgibt zu sein.
- Sicherheit und Integrität: Digitale Signaturen gewährleisten auch, dass ein Dokument nach der Unterzeichnung nicht manipuliert wurde. Durch eine Verschlüsselung erstellen sie einen einzigartigen digitalen Fingerabdruck des Dokuments, der von jedem überprüft werden kann, der Zugriff auf den öffentlichen Schlüssel des Unterzeichners hat.
- Rechtliche Anerkennung: Digitale Signaturen werden in vielen Ländern weltweit rechtlich anerkannt und können daher im Beglaubigungsprozess genutzt werden, sofern die regionalen Anforderungen eingehalten werden.
Arten digitaler Signaturen für die Remote Online Notarization (RON)
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Praktische Anwendungen digitaler Signaturen und Siegel durch Notare
- Immobilien: Durch digitale Signaturen für RON-Dienste lassen sich Immobilientransaktionen durch die Fernunterzeichnung von Verträgen rationalisieren. Gleichzeitig gewährleisten sie ein hohes Maß an Authentizität und Sicherheit.
- Finanzen und Versicherungen: Die sichere Unterzeichnung von Darlehensverträgen, Kontoauszügen und Investitionsverträgen bietet Sicherheit und Effizienz für Finanzinstitute wie Banken und Kreditgenossenschaften sowie für die internen Finanzteams von Unternehmen. Zudem beschleunigen digitale Signaturen und Siegel die Bearbeitung von Ansprüchen und stellen sicher, dass Dokumente nicht manipuliert wurden.
- Personalwesen und Beschäftigung: Wenn die notarielle Online-Beglaubigung durch digitale Signaturdienste abgesichert wird, können Unternehmen die Online-Einarbeitung neuer Mitarbeiter erleichtern. Das gilt auch für andere Dokumente von Mitarbeitern, beispielsweise Titeländerungen und HR-Prozesse.
- Weitere notarielle Urkunden: Im Rechtsbereich können Lösungen zum Signieren von Dokumenten die Authentizität und Sicherheit wichtiger Rechtsdokumente gewährleisten, beispielsweise von eidesstattlichen Erklärungen, Vollmachten, Testamenten, Heiratsurkunden und Visumanträgen. Wenn es um Mandanten aus dem Ausland oder Visa und andere Reisedokumente geht, ist die notarielle Online-Beglaubigung eine praktische Lösung. Das gilt ebenso für Personen, die aus persönlichen Gründen nicht reisen oder persönlich anwesend sein können. Die Nutzung digitaler Signaturen und Siegel ist dann zwingend erforderlich, um die Sicherheit und Authentizität notariell beglaubigter Dokumente zu gewährleisten.
Die Bedeutung von Vertrauen bei der notariellen Online-Beglaubigung
Für Notare ist Vertrauen von höchster Bedeutung. Sie müssen die Echtheit juristischer Dokumente sicherstellen, damit diese nicht angefochten werden können. In einer zunehmend digitalisierten Landschaft und im Rahmen technologischer Entwicklungen kann das eine Herausforderung für die notarielle Online-Beglaubigung darstellen. Denn falls sich herausstellt, dass ein notariell beglaubigtes Dokument nicht ausreichend abgesichert oder gar manipuliert wurde, kann dies zu Vertrauensverlust, Rechtsstreitigkeiten, der Ungültigkeit von Verträgen und Dokumenten sowie zu finanziellen Einbußen führen. Außerdem könnten durch die Kompromittierung von Dokumenten persönliche oder geschäftliche Informationen von Mandanten offengelegt werden oder kritische Datenlecks entstehen. Damit sind dann meist Bußgelder und Reputationsschäden verbunden.
Für sichere, zertifikatsbasierte Signaturen und Siegel ist also die Zusammenarbeit mit einer öffentlich vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle (CA) zwingend erforderlich. CAs sorgen nicht nur für mehr Effizienz und Zugänglichkeit im gesamten notariellen Verfahren, sie gewährleisten auch die Sicherheit und Authentizität wichtiger Dokumente und tragen zur Gewährleistung der Unleugbarkeit bei. Dadurch fördern sie das Vertrauen, das Notare ihren Mandanten garantieren wollen.
GlobalSign ist ein führender Anbieter von digitalen Signaturlösungen und seit über 25 Jahren eine öffentlich vertrauenswürdige Zertifizierungsstelle. GlobalSigns PKI-basierte Lösungen zum Signieren von Dokumenten entsprechen der Adobe Approved Trust List und sollen Ihnen ein hohes Maß an Sicherheit und Vertrauen bieten und gleichzeitig Ihren Dokumentenfluss vereinfachen und optimieren.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Blog wurde ursprünglich im April 2020 veröffentlicht. Er wurde seitdem jedoch überprüft, um sicherzustellen, dass der Inhalt den Branchenstandards, Vorschriften und Erkenntnissen entspricht.
