Globale Einhaltung der Vorschriften für elektronische Rechnungen – Vereinfachung der Komplexität

Die Einhaltung der Vorschriften für elektronische Rechnungen bezieht sich auf die Gesetze und Regelungen, die Unternehmen und Käufer beim Versand und Empfang elektronischer Rechnungen beachten müssen. Das bedeutet auch, dass jede Lösung für elektronische Rechnungen die steuerlichen Voraussetzungen für Rechnungen erfüllen muss.

In diesem Artikel gehen wir darauf ein, dass sowohl in der Europäischen Union als auch in anderen Ländern der Welt unterschiedliche Anforderungen an die obligatorischen Bestandteile einer Rechnung gestellt werden, die in den lokalen Rechtsvorschriften festgelegt sind. Es muss auch bedacht werden, dass sich die Anforderungen nach dem Land richten, in dem eine Rechnung ausgestellt wird.

Die weit verbreitete Einführung der digitalen Berichterstattung und elektronischen Rechnungsstellung in der Europäischen Union

Was ist elektronische Rechnungsstellung?

Die unterschiedlichen Rechnungsstellungsstandards in den einzelnen Ländern haben die Bearbeitung von Rechnungen bei grenzüberschreitenden Transaktionen erschwert. Infolgedessen wurde eine europäische Politik entwickelt, die zur Einführung einer neuen europäischen Rechnungsstellungsnorm führte (Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung 2014/55/EG). Das bedeutet, dass europäische öffentliche Einrichtungen ab April 2019 elektronische Rechnungsstellungssysteme einführen müssen. Und Lieferanten, die mit diesen Einrichtungen in der Europäischen Union (EU) Geschäfte machen, müssen sicherstellen, dass ihre elektronischen Rechnungen den Standards dieser Richtlinie entsprechen.

Unternehmen, die innerhalb der Europäischen Union Handel treiben, müssen verschiedene Vorschriften einhalten, insbesondere die Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung und die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie.

Die elektronische Rechnungsstellung spielt eine wichtige Rolle im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuerrichtlinie und den Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B) sowie zwischen Unternehmen und Behörden (B2G). 

Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter – elektronische Rechnungsstellung und Einhaltung der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie

Die 2006 eingeführte EU-Mehrwertsteuerrichtlinie ist ein von der EU festgelegtes Regelwerk, das die Besteuerung von Waren und Dienstleistungen in den EU-Mitgliedstaaten regelt. Artikel 233 der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie enthält klare Vorgaben zu dem Inhalt von Rechnungen sowie weitere Bedingungen bezüglich der Echtheit des Ursprungs der Identität des Absenders und der Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung. Dabei ist nachzuweisen, dass die Rechnung seit ihrer Ausstellung nicht verändert wurde. Dies muss entweder durch eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder durch den elektronischen Datenaustausch (EDI) gewährleistet werden.

Die qualifizierte elektronische Signatur sollte auf einem qualifizierten Zertifikat basieren und von einem Qualified Signature Creation Device (QSCD) erstellt werden. 

Wie hängt die elektronische Rechnungsstellung mit der Mehrwertsteuergesetzgebung zusammen und warum ist das bei B2B- und B2G-Transaktionen so wichtig?

Die elektronische Rechnungsstellung ist eng mit der Mehrwertsteuerrichtlinie verbunden, insbesondere im Zusammenhang mit grenzüberschreitenden B2B-Transaktionen innerhalb der EU:

• Grenzübergreifende Transaktionen: Die Mehrwertsteuerrichtlinie enthält Leitlinien für die Anwendung der Mehrwertsteuer auf grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU. Die elektronische Rechnungsstellung kann die Einhaltung dieser Vorschriften erleichtern, indem sie sicherstellt, dass die Rechnungen die erforderlichen Informationen enthalten und die Formatierungsanforderungen erfüllen.
• Elektronische Rechnungen: Die Mehrwertsteuerrichtlinie erkennt elektronische Rechnungen als gültige Dokumente für Mehrwertsteuerzwecke an, sofern sie bestimmte Kriterien erfüllen. Dazu gehört auch die Sicherstellung der Authentizität, Integrität und Lesbarkeit einer elektronischen Rechnung.
• Mehrwertsteuer-Berichterstattung: Die elektronische Rechnungsstellung kann die Mehrwertsteuer-Berichterstattung und Einhaltung der entsprechenden Vorschriften vereinfachen, indem sie die Erfassung und Verarbeitung von Mehrwertsteuerdaten automatisiert. Das verringert das Risiko von Fehlern bei der Berechnung der Mehrwertsteuer und der Berichterstattung.

Weitere Vorteile sind:

• Effizienz: Elektronische Rechnungen rationalisieren den Rechnungsstellungsprozess und reduzieren den manuellen Aufwand sowie Fehler. Das ist besonders für Unternehmen von Vorteil, die häufig und auf komplexe Weise mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten.
• Schnellere Zahlungen: Die elektronische Rechnungsstellung kann zu einer schnelleren Zahlungsabwicklung führen und so den Cashflow der Unternehmen verbessern. In die Systeme zur elektronischen Rechnungsstellung können auch automatisierte Zahlungserinnerungen integriert werden.
• Compliance: Die elektronische B2B-Rechnungsstellung hilft Unternehmen bei der Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften und der Führung genauer Aufzeichnungen, was für Prüfungszwecke sehr wichtig ist.

An B2G-Transaktionen sind staatliche Stellen als Kunden beteiligt. Viele Regierungen führen die elektronische Rechnungsstellung ein, um ihre Beschaffungsprozesse zu modernisieren.

• Regierungsaufträge: In einigen Ländern ist für Transaktionen mit staatlichen Stellen eine elektronische Rechnungsstellung bereits vorgeschrieben. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist dann für Unternehmen, die staatliche Aufträge erhalten wollen, unerlässlich.
• Transparenz: Die elektronische Rechnungsstellung bei B2G-Transaktionen erhöht die Transparenz und Rechenschaftspflicht im öffentlichen Auftragswesen. Behörden können ihre Ausgaben besser verfolgen und das Betrugsrisiko verringern.
• Effizienz: Elektronische Rechnungen vereinfachen die Einreichung und Bearbeitung der Rechnungen sowohl für Behörden als auch für deren Zulieferer – und sie reduzieren den Papier- und Verwaltungsaufwand.

Globale Anforderungen – Einhaltung globaler Standards bei der Rechnungsstellung in der EU

Gemäß der Richtlinie sind öffentliche Einrichtungen in der EU verpflichtet, elektronische Rechnungen zu akzeptieren, die den in der Richtlinie festgelegten Standards entsprechen.

Dies bedeutet, dass Lieferanten, die mit öffentlichen Stellen in der EU Geschäfte tätigen, unabhängig von ihrem geografischen Standort sicherstellen müssen, dass ihre elektronischen Rechnungen den Standards der Richtlinie entsprechen. Wenn ein Unternehmen weltweit tätig ist und Rechnungen für mehrere EU-Länder ausstellt, ist es entscheidend, dass es die Anforderungen genau versteht, um die Vorschriften einhalten zu können.

Weltweit haben andere Länder im B2B-Bereich bereits entsprechende Maßnahmen eingeführt. Dies sind u.a.:

• Saudi-Arabien - Elektronische B2B-Rechnungsstellung seit Ende 2021 verpflichtend
• Ägypten - Verpflichtend seit 2021 Im Jahr 2022 wurde dies auf B2C-Rechnungen ausgeweitet
• Australien - Ein genehmigter Plan zur schrittweisen Einführung der B2B-Rechnungsstellung, der von 2023 bis 2025 laufen wird
• Neuseeland - Im April 2023 wurden Änderungen eingeführt, um die elektronische Rechnungsstellung und die Übernahme des paneuropäischen Rahmens für das öffentliche Auftragswesen (Peppol) durch das Land zu unterstützen
• Vereinigte Staaten - Die Business Payment Coalition (BPC) startet ein landesweites Pilotprojekt für elektronische Rechnungen, um die Akzeptanz von elektronischen Rechnungen, Zahlungen und Überweisungsdaten zu erhöhen

Archivierung von elektronischen Rechnungen unter bestimmten Bedingungen

Für elektronische Rechnungen ist eine effiziente Datenspeicherung von größter Bedeutung. Es ist unerlässlich, schnell auf archivierte Dokumente zugreifen zu können, z. B. für Steuerprüfungen, zur Beilegung von Zahlungsstreitigkeiten, zur Erleichterung von Verhandlungen über neue Lieferantenverträge oder zur Durchführung eingehender Analysen der Bargeldleistung. Die EU-Vorschriften schreiben vor, dass alle Belege zusammen mit der Originalrechnung aufbewahrt werden müssen.

Elektronische Rechnungen sollten in der ursprünglichen Form aufbewahrt werden, in der sie versandt oder bereitgestellt wurden. Ein Mitgliedstaat kann verlangen, dass die Daten, mit denen die Echtheit der Herkunft der Rechnungen und die Unversehrtheit ihres Inhalts gemäß Artikel 233 gewährleistet wird, ebenfalls elektronisch gespeichert werden.

Die zuständigen Behörden des Mitgliedstaats, in dem der Steuerpflichtige ansässig ist, und, wenn die Mehrwertsteuer in einem anderen Mitgliedstaat geschuldet wird, die zuständigen Behörden dieses Mitgliedstaats, sind berechtigt, diese Rechnungen einzusehen, herunterzuladen und zu verwenden. 

Ein strategischer Ansatz zur Erfüllung der Vorschriften zu elektronischen Rechnungen und zur Mehrwertsteuer

GlobalSigns Document Signing-Lösungen wurden entwickelt, um die spezifischen Berichtsanforderungen zu elektronischen Rechnungen jedes unterstützten nationalen Mandats zu erfüllen, und sie ermöglichen es Unternehmen, Rechnungen online und aus der Ferne digital zu signieren. Dazu gehören auch die digitale Archivierung von elektronischen Rechnungen und die Unterstützung digitaler Signaturen, die in vielen Ländern vorgeschrieben sind. 

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