Die Begriffe „elektronische Signatur“ und „digitale Signatur“ werden oft synonym verwendet, es gibt jedoch einige wesentliche Unterschiede und spezifische Gründe, warum der eine bzw. der andere verwendet wird. Während elektronische Signaturen verschiedenste Methoden zum digitalen Signieren von Dokumenten umfassen, nutzen digitale Signaturen spezielle fortschrittliche kryptografische Techniken, um den signierten Dokumenten eine zusätzliche Sicherheits- und Authentifizierungsebene hinzuzufügen.
Beide Arten von Signaturen bieten zahlreiche Vorteile, aber hier erfahren Sie alles, was Sie über elektronische und digitale Signaturen wissen sollten. Von ihren Definitionen und ihrer Rechtsgültigkeit bis hin zu ihren Vorteilen und Branchenanwendungen werden wir uns mit den Feinheiten dieser Signaturen befassen, ihre Bedeutung hervorheben und Ihnen helfen, zu entscheiden, welche Art von Signatur Sie zum Signieren von Dokumenten in Ihren Workflow übernehmen sollten.
- Was ist eine elektronische Signatur?
- Was ist eine digitale Signatur?
- Worin liegt der Unterschied zwischen elektronischen und digitalen Signaturen?
- Vorteile digitaler Signaturen
- Welche Branchen und Anwendungsfälle gibt es für digitale Signaturen?
- Auswahl der richtigen Lösung zum Signieren von Dokumenten
- Best Practices für die Implementierung digitaler Signaturen
- Zukünftige Trends im digitalen Signieren
- Zusammenfassung: Digitale Signaturen sind sicherer
Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur ist eine digitale Darstellung der Absicht einer Person, ein Dokument oder eine Vereinbarung zu unterzeichnen. Diese Signaturen können verschiedene Formen haben, seien es gescannte Bilder handschriftlicher Unterschriften, getippte Namen oder sogar aufgezeichnete Stimmen.
E-Signaturen werden allgemein alle Signaturen genannt, die nicht auf einem physischen Stück Papier, sondern elektronisch eingefügt werden. Eine elektronische Signatur bestätigt weder den Inhalt eines Dokuments, noch bietet sie Sicherheit oder Gewissheit, und nicht alle Sicherheitsstufen elektronischer Signaturen sind aus rechtlicher Sicht gleichwertig. Wenn Sie in einer stark regulierten Branche tätig sind, in der Sie mit persönlichen bzw. privaten Informationen und Daten umgehen, beispielsweise Finanzen oder Buchhaltung, Personalwesen, Recht oder Gesundheitswesen, sollten Sie eventuell eine höhere Sicherheitsstufe in Betracht ziehen.
Welche Typen von elektronischen Signaturen gibt es?
Es gibt fünf Arten dieser Signaturen:
- Simple Electronic Signatures (SES) – Dies ist der einfachste und am wenigsten sichere Signaturtyp, da er keine Überprüfung der Identität des Unterzeichners ermöglicht.
- Electronic Seal (eSeal) – Dies ist ein digitales Äquivalent eines Unternehmenssiegels, mit dem die Integrität und Herkunft eines elektronischen Dokuments überprüft wird. eSeals haben das gleiche Gewicht wie eine „Advanced Electronic Signature“.
- Advanced Electronic Signatures (AES) –Diese Art elektronischer Signatur bietet ein höheres Maß an Sicherheit und Authentifizierung, indem sie für die von einem Vertrauensdienstanbieter ausgestellten digitalen Zertifikate kryptografische Methoden anwendet.
- Qualified Electronic Signatures (QES) – Dies ist die sicherste Form der elektronischen Signatur, die bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllt und durch ein qualifiziertes digitales Zertifikat gestützt wird, das wiederum von einem Qualified Trust Service Provider (QTSP) ausgestellt wurde.
- Qualified eSeals – Diese Siegel werden durch ein qualifiziertes Zertifikat verifiziert, das von einem QTSP ausgestellt wurde. Das bedeutet, dass der Inhaber des Siegels überprüft und verifiziert wurde, um ein hohes Maß an digitalem Vertrauen zu gewährleisten.
Was ist eine digitale Signatur?
Eine digitale Signatur ist eine Art elektronische Signatur, die mithilfe kryptografischer Technologie ein digitales Zertifikat erstellt und dadurch einen Identitätsnachweis erbringt. Durch die Erstellung eines eindeutigen digitalen Fingerabdrucks bieten digitale Signaturen ein Höchstmaß an Sicherheit, da sie die Identität des Unterzeichners genau überprüfen. Dies erfolgt über einen vertrauenswürdigen Dritten, bezeichnet als Zertifizierungsstelle (Certificate Authority, CA).
Advanced Electronic Signatures (AES) und Qualified Electronic Signatures (QES) sind digitale Signaturen, da sie auf Kryptografie basieren und eine Sicherheitsgarantie auf unterschiedlichem Niveau bieten.
Digitale Signaturen stellen Folgendes sicher:
- Das Dokument ist authentisch und stammt von einer verifizierten Quelle
- Identitäten wurden von einer vertrauenswürdigen Organisation (der CA) verifiziert
- Das Dokument wurde seit der digitalen Signierung nicht manipuliert, da die Signatur als ungültig angezeigt würde, wenn Änderungen vorgenommen worden wären
Sind digitale Signaturen rechtsverbindlich?
Ja, digitale Signaturen werden als rechtsverbindlich anerkannt. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die verschiedenen Arten von Signaturen eine unterschiedliche Gewichtung haben. Beispielsweise kann eine Qualified Electronic Signature (QES) nicht bestritten oder ihre Zulässigkeit als Beweismittel verweigert werden, da sie mit der Identität des Unterzeichners eindeutig verknüpft ist.
Verschiedene Gesetze und Vorschriften, wie der Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act in den USA und die eIDAS-Verordnung in der Europäischen Union, bieten einen rechtlichen Rahmen für die Verwendung und Akzeptanz digitaler Signaturen. Es ist wichtig, sich mit den für Sie geltenden spezifischen Gesetzen und Vorschriften vertraut zu machen, um deren Einhaltung und Rechtsgültigkeit sicherzustellen.
Der Unterschied zwischen elektronischen und digitalen Signaturen
Es gibt eine Reihe von Unterschieden zwischen elektronischen und digitalen Signaturen, von der für die Bereitstellung verwendeten Technologie und Infrastruktur über den Grad an Sicherheit und Authentifizierung bis hin zu rechtlichen Rahmenbedingungen und Compliance-Anforderungen, Anwendungsfällen und Branchenakzeptanz.
Elektronische Signaturen umfassen mehrere Methoden zum Signieren von Dokumenten, während digitale Signaturen durch kryptografische Technologien zudem erweiterte Sicherheits- und Authentifizierungsmaßnahmen bieten.
Lassen Sie uns die wichtigsten Unterschiede genauer verstehen:
- Technologie und Infrastruktur: Elektronische Signaturen können mit einer Reihe von Methoden angewendet werden, darunter gescannte Bilder handschriftlicher Unterschriften, getippte Namen oder aufgezeichnete Stimmen. Digitale Signaturen hingegen erstellen mithilfe kryptografischer Technologien einen eindeutigen digitalen Fingerabdruck des Dokuments und sorgen so für mehr Sicherheit und Integrität.
- Sicherheits- und Authentifizierungsstufe: Digitale Signaturen bieten im Vergleich zu elektronischen Signaturen mehr Sicherheit. Elektronische Signaturen bieten keine Sicherheit, Zusicherung oder Bestätigung des Inhalts eines Dokuments.
- Rechtliche Rahmenbedingungen und Compliance-Anforderungen: Digitale Signaturen erfordern ein von einem Qualified Trust Services Provider ausgestelltes Zertifikats, um die Identität des Unterzeichners festzustellen. Ein QTSP sorgt für die Überprüfung der Identität des Unterzeichners und muss Vorschriften wie eIDAS einhalten. Andererseits erfüllen elektronische Signaturen möglicherweise nicht die gesetzlichen Anforderungen und die Akzeptanz kann unterschiedlich sein.
- Anwendungsfälle und Branchenakzeptanz: Dokumente, die in einfachster Form elektronisch signiert werden, haben im Laufe der Jahre und in verschiedenen Branchen zugenommen. Aufgrund ihrer erhöhten Sicherheit und Rechtsgültigkeit werden digitale Signaturen jedoch in der Regel bevorzugt, wenn ein höheres Maß an Integrität und Nichtabstreitbarkeit erforderlich ist, beispielsweise bei Finanztransaktionen, juristischen Dokumenten oder sensiblen Vereinbarungen.
Vorteile digitaler Signaturen
Die Verwendung digitaler Signaturen bietet zahlreiche Vorteile, darunter:
- Kosten- und Zeiteinsparung: Digitale Signaturen rationalisieren den Signaturprozess, da Dokumente sofort signiert und weitergegeben werden können, was Zeit spart und Verzögerungen reduziert.
- Verbesserte Sicherheit: Durch die Nutzung digitaler Signaturen und kryptografischer Elemente kann ein signiertes Dokument seine Integrität und Authentizität bewahren, einen hohen Sicherheitsgrad bieten und das Risiko von Betrug und Manipulation verringern.
- Kosteneinsparungen und ökologische Nachhaltigkeit: Der Bedarf an Ausdrucken, Papier, Tinte und Porto entfällt, wodurch Kosten für die physische Dokumentation eingespart werden und gleichzeitig ein Beitrag zur ökologischen Nachhaltigkeit geleistet wird.
- Verbesserte Benutzerfreundlichkeit: Digitale Signaturen können das Benutzererlebnis verbessern, da sie die Flexibilität bieten, Dokumente überall und jederzeit und mit jedem Gerät mit Internetverbindung zu signieren.
Sehen wir, welchen Nutzen digitale Signaturen Ihrem Unternehmen bringen könnten
Welche Branchen und Anwendungsfälle gibt es für digitale Signaturen?
Digitale Signaturen sind in verschiedenen Branchen und für diverse Anwendungsfälle weit verbreitet.
- Rechtssektor: Unterzeichnung von Verträgen, Vereinbarungen und juristischen Dokumenten, um Authentizität und Integrität sicherzustellen
- Bank- und Finanzdienstleistungen: Sichere Transaktionen, einschließlich Kreditgenehmigungen, Investitionsvereinbarungen und Bankdokumente
- Gesundheitswesen: Einverständniserklärungen, Krankenakten und Rezepte
- Regierung und öffentlicher Sektor: Offizielle Dokumente, Genehmigungen und Lizenzen
- Immobilientransaktionen: Immobilienkaufverträge, Mietverträge, Verwaltungsunterlagen, Einverständniserklärungen
- HR: Arbeitsverträge, Beurteilungen, Richtlinien und Handbücher, Schulungs- und Zertifizierungsdokumente
Es gibt viele andere Branchen, die von der Effizienz, Sicherheit und Rechtsgültigkeit digitaler Signaturen profitieren.
Auswahl der richtigen Lösung zum Signieren von Dokumenten
Bei der Auswahl der richtigen digitalen Signaturlösung sollten mehrere Faktoren berücksichtigt werden. Bewerten Sie zunächst die vorhandenen Sicherheitsmaßnahmen, wie z. B. Verschlüsselung und Einhaltung von Industriestandards. Berücksichtigen Sie die Integrationsmöglichkeiten in Ihre vorhandenen Softwaresysteme, z. B. Plattformen für das Dokumente- oder Kundenbeziehungsmanagement. Es ist auch wichtig, die Skalierbarkeit zu bewerten, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Zudem sollten Sie nach einer Lösung mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche suchen, die eine Vielzahl von Dokumentformaten unterstützt. Berücksichtigen Sie nicht zuletzt den Ruf, den Kundensupport und die Erfolgsbilanz des Anbieters, um eine zuverlässige und vertrauenswürdige Partnerschaft sicherzustellen.
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Best Practices für die Implementierung digitaler Signaturen
Nach der Beurteilung der spezifischen Anforderungen und Ziele Ihres Unternehmens erfordert die effektive Implementierung digitaler Signaturen auch die Implementierung von Best Practices.
- Entwickeln Sie Richtlinien und Verfahren rund um Signaturprozesse und schulen Sie Ihre Mitarbeiter
- Priorisieren Sie das Thema Sicherheit, indem Sie eine Lösung mit robuster Verschlüsselung und Authentifizierung wählen
- Für die maximale Effizienz integrieren Sie die Lösung nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe
- Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Prozesse regelmäßig, um die Einhaltung relevanter Anforderungen und Vorschriften zu gewährleisten
- Bieten Sie angemessene Schulungen und Unterstützung, um eine reibungslose Einführung und Nutzung im gesamten Unternehmen sicherzustellen
Wie signiert man Dokumente digital?
Sobald Ihr IT-Administrator die notwendigen Schritte unternommen hat, um digitale Signaturen für Ihr Unternehmen zu ermöglichen, ist das digitale Signieren von Dokumenten so einfach wie eine Unterschrift mit einem Stift auf einem Blatt Papier!
Welche Plattformen zum Signieren von Dokumenten unterstützen digitale Signaturen?
Es gibt viele Plattformen zum Signieren von Dokumenten, über die Benutzern sichere digitale Signaturen anwenden können. Allerdings können die Art und Weise der Anwendung und die von den verschiedenen Anbietern verwendete Terminologie variieren.
DocuSign & Adobe Acrobat Sign
DocuSign unterstützt digitale Signaturen und elektronische Siegel. Durch die Integration in GlobalSign werden digital signierte Dokumente auf ihre Integrität und die Identität des Unterzeichners überprüft.
Adobe unterstützt zwei Arten von digitalen Signaturen: zertifizierte und genehmigte.
- Zertifizierte Signaturen
Einem PDF eine Zertifizierungssignatur hinzuzufügen bedeutet, dass Sie der Verfasser des Dokuments sind, seinen Inhalt abgeschlossen haben und es gegen Manipulation, nachdem es verteilt worden ist, sichern wollen.
Zertifizierte Dokumente zeigen am Kopf des Dokumentes eine blaue Schleife, die den Namen des Unterzeichners und den Herausgeber des Zertifikates enthält – ein deutliches, sichtbares Zeichen von Authentizität und Urheberschaft des Dokumentes.
- Genehmigungssignaturen
Genehmigungssignaturen beschleunigen das Genehmigungsverfahren eines Unternehmens, indem von Personen oder Abteilungen erteilte elektronische Genehmigungen erfasst werden, und diese in das tatsächliche PDF eingebettet werden.
Signaturen können individualisiert werden, um eine Abbildung (z.B. Ihre physische Unterschrift oder Dienstsiegel) und vielfältige Signatureinzelheiten (z.B. Signatur-Ort, -Datum, -Grund) einzufügen.
Microsoft Word
Microsoft unterstützt auch zwei Arten von digitalen Signaturen, die ein Token-Zertifikat nutzen – sichtbare und nicht sichtbare.
- Sichtbare digitale Signaturen
Dies erscheint als Signaturzeile, wie bei einem physischen Dokument. Diese Methode wird häufig verwendet, wenn mehrere Benutzer Dokumente, wie Verträge oder sonstige Vereinbarungen, signieren müssen.
- Nicht sichtbare Signatur
Eine nicht sichtbare Signatur wird verwendet, wenn Sie eine Zusicherung der Dokumentenauthentizität, -integrität und -herkunft bieten müssen, aber keine sichtbare Signaturzeile benötigen. Dokumente mit einer nicht sichtbaren Signatur zeigen ein blaues Band in ihrer Taskleiste.
Zukünftige Trends im digitalen Signieren
Die Zukunft des digitalen Signierens wird natürlich von technologischen Fortschritten, geänderten (oder neuen) Vorschriften und Standards und der Entwicklung von Integrationen in andere digitale Lösungen mitbestimmt. Wichtig ist dabei jedoch, dass diese Trends auch zu mehr Sicherheit, breiterer Akzeptanz und gesteigerter Effizienz im Bereich elektronischer Transaktionen und Dokumentensignierung beitragen werden.
Da die Technologie ständig weiterentwickelt wird, wächst das Potenzial für innovative Authentifizierungsmethoden wie Biometrie und KI-gesteuerte Verifizierung. Die Nutzung dieser Technologien wird dann die Sicherheit und Zuverlässigkeit sowohl elektronischer als auch digitaler Signaturen erhöhen.
Regierungen und Regulierungsbehörden auf der ganzen Welt kennen die Bedeutung der Festlegung klarer Richtlinien und rechtlicher Rahmenbedingungen für elektronische Transaktionen. Es ist zu erwarten, dass neue Vorschriften und Standards sowie Änderungen an bestehenden Gesetzen entstehen, die zu umfassenderen und weltweit anerkannten Vorschriften führen werden, um die Gültigkeit und Durchsetzbarkeit digitaler Signaturen grenzübergreifend sicherzustellen.
Integrationen in andere digitale Lösungen werden dann auch die Möglichkeiten der Unterzeichner erweitern. Digitale Signaturen werden zu einem integralen Bestandteil durchgängiger digitaler Arbeitsabläufe und ermöglichen nahtlose Übergänge von der Erstellung bis zum Signieren und Archivieren von Dokumenten.
Zusammenfassung: Digitale Signaturen sind sicherer
Das elektronische Signieren von Dokumenten wird zu einem Teil unseres Alltags und kann organisatorische Arbeitsabläufe sowie das Kunden- und Mitarbeitererlebnis verbessern und gleichzeitig Sicherheit und bei Bedarf auch Nichtabstreitbarkeit bieten. Als Fazit kann man sagen, dass eine digitale Signatur sicherer als ein elektronisch aufgebrachtes Bild einer Signatur ist und dass die Implementierung einer Lösung zum Signieren von Dokumenten in Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile bietet. Die passende Lösung variiert je nach Branche und Anwendungsfall Ihres Unternehmens.
Wenn Sie die Leistungsfähigkeit digitaler Signaturen für Ihr Unternehmen nutzen möchten, kann GlobalSign Ihnen helfen. Unsere Lösungen zum Signieren von Dokumenten bieten Optionen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen, Dokumente sichern und Arbeitsabläufe mit digitalen Signaturen und Siegeln optimieren, um dadurch Integrität und Vertrauen zu schaffen.
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