Quem precisa de certificados eIDAS, quais problemas eles resolvem e como são implementados?
Se você for um pouco parecido comigo, há uma nova palavra que detestamos – ela começa com C e termina com orona. Mais uma vez, o Coronavírus paralisou muitos países, forçou restaurantes e lojas a fecharem ou passarem a operar on-line, e as pessoas e empresas continuam configurando seus computadores nas mesas da cozinha e nos quartos.
Nesse cenário, os desafios enfrentados no início do ano estão de volta: como proteger a força de trabalho remota, como assinar um documento quando vários assinantes estiverem envolvidos ou não for possível ir aos correios e como ter ânimo para tirar a calça de ginástica e vestir algo um pouco mais chique (isso só acontece comigo?).
Felizmente, também há boas notícias e tudo começou muito antes de o mundo desacelerar devido ao Covid-19. Na verdade, em 1º de julho de 2016 entrou em vigor uma regulamentação inteligente denominada eIDAS – Regulamento (UE) 910/2014. Em suma, essa regulamentação proporciona confiança eletrônica entre pessoas físicas, jurídicas e entidades governamentais, padronizando a identificação e as assinaturas eletrônicas em toda a Europa.
Por que a regulamentação eIDAS é tão importante?
A pandemia foi um ótimo exemplo do motivo da eIDAS ser tão boa. Ela nos permitiu continuar trabalhando digitalmente e com segurança. Graças a todos os princípios de segurança em vigor, a mudança do físico para o digital foi mais tranquila do que muitos previam. É claro que muitos serviços continuarão sendo oferecidos pessoalmente, mas é impressionante quantas coisas podem ser tratadas e resolvidas digitalmente.
A eIDAS foi a estrutura europeia que permitiu o comércio seguro em grande escala. Ela permitiu que as empresas tivessem confiança para atuar on-line e está demonstrando confiança aos clientes finais, pois eles sabem que estão adquirindo serviços on-line com segurança.
Isso, por sua vez, ajudou a melhorar a eficiência dos negócios por intermédio de:
- Menos administração
- Menos processos manuais e trabalhosos
- Custos mais baixos e maiores lucros
- Transações mais seguras que estão aumentando a confiança e ampliando a base de clientes
Os diversos casos de uso de assinaturas eletrônicas (eSignatures) durante ou após a Covid-19
O departamento de RH que está fazendo uma oferta de emprego para um novo funcionário
Foi-se o tempo em que enviávamos currículos impressos pelo correio. Ultimamente, estamos cada vez mais à vontade para fazer entrevistas por vídeo conferência. No entanto, os contratos de trabalho ainda costumam ser enviados em versão impressa. Mas isso está praticamente se tornando uma digitalização em larga escala.
Com uma assinatura qualificada, tanto o representante da empresa quanto o futuro funcionário conseguem agilizar significativamente o processo de aceitação do contrato, e aumentar a confiança de que as pessoas certas assinaram o contrato. A identificação eletrônica comprova a identidade do recém contratado.
O representante de vendas que está fechando negócio com empresa de outro país
Antigamente, pelo menos algumas etapas dos contratos comerciais internacionais ocorriam presencialmente. Os contratos precisavam ser assinados com um representante de cada empresa em uma mesma sala, juntos. Com as assinaturas digitais, a presença física está se tornando menos relevante. Até mesmo os grandes contratos já podem ser assinados em instantes, e uma assinatura digital baseada na identidade eletrônica fornece a validação da identidade do comprador.
A família que está comprando uma nova casa
Tradicionalmente, a compra de uma nova casa envolve inúmeras pastas de papelada: avaliações, pesquisas, contratos, seguros, etc. Com a ajuda de assinaturas qualificadas, o processo de compra agora está migrando para o formato digital e o que é ainda melhor: isso está ajudando a agilizar processos longos e tediosos. Vendedores, compradores e credores podem seguramente assumir que as assinaturas digitais têm a mesma confiabilidade jurídica que as assinaturas manuscritas.
A startup que está oferecendo uma nova integração tecnológica com FinTech
O setor financeiro tradicionalmente restrito e regulamentado observou inovações nos últimos anos com o regulamento PSD2. Isso dá a mais players financeiros do setor a chance de desenvolver novas tecnologias (aplicativos e serviços móveis, por exemplo) que se conectam diretamente a bancos e grandes players financeiros. Com um certificado PSD2 qualificado para autenticação de sites e selos eletrônicos, todas as partes – bancos, FinTechs e clientes – têm a certeza de que qualquer informação trocada permanece confidencial.
O departamento de compras que está recebendo um grande pedido de suprimento de estoque
O setor de logística e transporte passou por uma grande mudança para o formato digital, mas há uma etapa do processo na qual ainda é necessário colocar a caneta no papel: as notas de entrega. Com as assinaturas digitais, as mercadorias podem ser aceitas e as informações podem ser enviadas de volta para o remetente em tempo real.
A equipe de gestão que está assinando a auditoria anual
Durante o processo de auditoria, não é raro toda a equipe de liderança se reunir para analisar e assinar o relatório de auditoria anual. Além de ser complicado gerenciar as agendas ocupadas os executivos, em tempos de pandemia, é muito arriscado colocar todos os tomadores de decisão no mesmo lugar ao mesmo tempo. Com as assinaturas digitais, essas análises acontecem por meio de videochamadas e os documentos são assinados digitalmente em alguns minutos, e a presença física da equipe de gestão não é necessária.
A universidade que está emitindo diplomas
No passado, a formatura costumava ser uma ocasião alegre para se reunir e comemorar. O ano de 2020 foi muito diferente para muitas escolas e universidades. Os formandos realizaram cerimônias virtuais e muitas instituições de ensino adotaram certificados de graduação digitais. Assinados com um selo eletrônico ou digital, eles oferecem o mesmo status jurídico para os alunos que estão saindo da escola, além de oferecerem um maior grau de proteção contra fraudes.
Como as assinaturas eIDAS podem impulsionar a transformação digital
Se a pandemia tivesse ocorrido duas ou mesmo uma década atrás, muitas empresas teriam sofrido muito mais para migrar para o trabalho remoto de forma tão perfeita. Isso mostra o quanto já avançamos em nossa jornada para nos tornarmos uma sociedade totalmente digital.
A legislação tem sido um fator que tanto acelera como impede a transformação digital. A legislação criou uma base jurídica para a aceitação de assinaturas e identidades digitais, dando aos usuários a garantia de que suas assinaturas e identidades serão iguais às formas tradicionais. Contudo, a estrutura rígida envolvida na determinação do que é aceitável quando se trata de assinatura digital também fez com que as pessoas não adotassem totalmente essa nova maneira de fazer as coisas.
Por isso, desenvolvemos um manual de consulta fácil de entender sobre a eIDAS. Nele, você obterá informações básicas sobre o que é a eIDAS, aprenderá as diferenças entre assinaturas básicas, avançadas e qualificadas e encontrará orientação sobre qual nível de garantia de assinatura eletrônica é necessário e quando.
Se ainda tiver dúvidas sobre conformidade, implementação ou uso, entre em contato com um de nossos especialistas em assinatura digital hoje mesmo.
