A maioria das pessoas que está lendo este artigo provavelmente já ouviu falar em "escritórios sem papel" ou "going paperless", e talvez muitas delas já estejam fazendo isso nas organizações. Você pode estar implementando essa medida (ou considerando essa alternativa) por vários motivos, inclusive:

• Para reduzir o custo com papel
• Aumentar o ROI através de melhor colaboração
• Economizar tempo nos processos
• Aumentar a mobilidade da interação com documentos

Por mais ansiosas que as empresas estejam para deixar de usar papel, pelos motivos apresentados e por outros, elas costumam enfrentar uma barreira quando se trata de assinaturas. Imprimir e assinar fisicamente sempre que você precisa de uma assinatura é ineficiente e pouco prático, além de prejudicar o que deveria ser um fluxo eletrônico eficaz.

É aqui que as Assinaturas Eletrônicas entram. Ao substituir assinaturas à tinta por Assinaturas Eletrônicas, as organizações conseguem manter os fluxos de trabalho em formato eletrônico, sem papel, obtendo os benefícios apresentados anteriormente.

O que é uma Assinatura Eletrônica (eSignature)?

De maneira simples, uma assinatura eletrônica é a versão eletrônica de uma assinatura manual. Oficialmente, a lei federal norte-americana chamada ESIGN define a assinatura eletrônica como "um som, símbolo ou processo eletrônico anexado ou associado logicamente à um contrato ou outro registro, que é executado ou adotado por uma pessoa com a intenção de assinar um registro.”

Talvez você esteja achando essa definição um pouco vaga e, de fato, ela é. As Assinaturas Eletrônicas não são definidas de maneira muito específica e o termo pode ser aplicado a diversas ações de assinatura (que correspondam à ação que você realiza para indicar sua intenção de assinar), dentre elas simplesmente marcar uma caixa, inserir suas iniciais, digitar seu nome, inserir uma imagem da sua assinatura manuscrita ou até mesmo usar uma Assinatura Digital baseada em criptografia.

As Assinaturas Eletrônicas não são criadas da mesma forma

Como você pode imaginar, o nível de garantia e legitimidade dos diversos tipos de Assinatura Eletrônica varia muito. A aceitação legal geralmente se baseia no cumprimento de regulamentos específicos do setor, que definem claramente os critérios que uma Assinatura Eletrônica deve cumprir para ser aceita como uma alternativa viável a assinaturas físicas.

Grande parte da aceitação legal das Assinaturas Eletrônicas e da aceitação pelas próprias empresas se resume à confiança. Podemos confiar que a pessoa que assinou é mesmo quem ela afirma ser? Podemos confiar que o documento assinado não foi alterado? Podemos confiar na data em que a assinatura foi aplicada? Nem todas as Assinaturas Eletrônicas podem de fato cumprir todos esses requisitos.

Imagine que o departamento financeiro de sua empresa esteja enviando uma fatura à um cliente e adicione uma imagem da assinatura do diretor financeiro para mostrar que a fatura foi autorizada e aprovada pela empresa. Um hacker intercepta essa fatura e a altera antes que seja enviada ao destinatário. O destinatário paga a fatura, mas a empresa nunca recebe o pagamento. Quando você busca o pagamento, o cliente fica horrorizado em descobrir que pagou a fatura para a conta bancária errada. Nesse cenário, embora uma assinatura eletrônica tenha sido aplicada, ela não oferece nenhuma credibilidade com relação ao conteúdo do documento. Sua empresa não pode confiar que o cliente de fato receberá a fatura correta.

Assinaturas Digitais oferecem mais credibilidade do que outros tipos de Assinaturas Eletrônicas e são uma maneira comprovada de garantir que os documentos enviados e assinados eletronicamente não tenham sido adulterados de nenhuma maneira, que o remetente possa ser facilmente reconhecido e que ele seja quem alega ser.

Sem uma Assinatura Digital, não se pode ter certeza de que um hacker não interceptou e alterou seus documentos. Se você operar sem Assinatura Digital, como terá certeza de que seu cliente está pagando uma fatura para a sua empresa, ou para Vladimir em Moscou ou para Craig em Londres?

Ao adicionar a Assinatura Digital, seu departamento financeiro inclui sua Assinatura Eletrônica à fatura, de forma que o cliente tem certeza de que está enviando o dinheiro para você. 

Para saber mais sobre a diferença entre Asssinaturas Digitais e Eletrônicas, leia nosso artigo.

A importância de assinaturas com confiança pública

O exemplo mencionado sobre uma fatura paga à pessoa errada acontece todos os dias. Porém, a confiança na integridade do documento não é o único tipo de confiança que você precisa considerar em sua Assinatura Eletrônica.

A Confiança Pública é essencial se você estiver enviando documentos a terceiros ou usando determinados tipos de software de documento. Sem confiança pública, os destinatários verão mensagens preocupantes avisando-os para não confiar em sua assinatura quando abrirem o documento em um software comum, como da Microsoft ou Adobe. Essas empresas têm exigências técnicas para o uso de seus produtos, ou seja, você precisa ter uma Assinatura Digital para fazer uso completo do serviço.

De qual tipo de Assinatura Eletrônica eu preciso?

Assinaturas eletrônicas são exclusivamente tão seguras quanto os processos de negócio e as tecnologias utilizados para criá-las. Transações de alto valor precisam de Assinaturas Eletrônicas de melhor qualidade que também contêm com a confiança pública. Assinaturas usadas para essas transações precisam estar vinculadas ao proprietário para fornecerem o nível de garantia necessário e assegurar a confiança no sistema subjacente.

Sob essa óptica, a maioria das empresas precisará ou obterá mais benefícios do uso de Assinaturas Eletrônicas que possuam um nível de confiança pública agregado.

Assinatura Eletrônicas de melhor qualidade oferecem:

• Autenticação – vinculando o signatário à informação.
• Integridade – permitindo que alterações às informações fornecidas sejam detectadas com mais facilidade e reduzindo, assim, as chances de um acesso ilegal por interceptação.
• Não-repúdio – garantindo a satisfação (em um sentido legal) com relação ao local de onde a assinatura eletrônica vem, sendo, portanto, uma maneira da assinatura obter a confiança pública, como em um cenário jurídico.

Saber qual assinatura é a ideal para você dependerá, em primeiro lugar, do motivo pelo qual você está deixando de usar papel.

Você pode estar apenas tentando agilizar o trabalho e, nesse caso, conformidade e confiança não serão um problema. Talvez você precise enviar documentos para fora de sua rede interna; neste caso, a confiança pública é importante para que sua assinatura seja aceita automaticamente em diferentes aplicativos de software de documentos. Nenhuma organização terá um fluxo de trabalho igual ao da outra, portanto cada solução deve ser personalizada e desenvolvida para as suas necessidades.

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