O setor de saúde é tradicionalmente conhecido pelos registros impressos. Embora meu próprio médico mantenha atualmente os dados do paciente no formato digital, lembro-me da época – e não faz nem muito tempo – em que o dentista e o médico tinham prateleiras cheias de documentos impressos contendo informações pessoais e sobre a saúde do paciente.
Trata-se apenas a ponta do iceberg – pense em documentos de registro, formulários de consentimento do paciente, registro de alta hospitalar, faturas, avisos de práticas de privacidade, contratos com fornecedores, formulários HIPAA, solicitações de ensaios clínicos – a lista é infinita. Muitos desses documentos precisam ser guardados durante anos (até 30, você acredita?) para atender às exigências das regulamentações governamentais.
Assinaturas digitais no setor de saúde
No entanto, a mudança já está chegando ao setor de saúde. Hoje em dia, as anotações são feitas em formato digital, as consultas são confirmadas por e-mail e os dados de saúde são trocados entre profissionais de saúde eletronicamente.
Apesar de um pouco tardia, essa tendência é muito bem-vinda, e apresenta novos desafios. As informações pessoais de saúde estão entre as que mais precisam ser protegidas e, ao mesmo tempo, precisam estar disponíveis imediatamente. Geralmente precisam ser armazenadas por muitos anos e obedecer as regulamentações governamentais que mudam constantemente.
A transformação digital só será verdadeiramente possível se os processos existentes passarem para a era digital. Isso requer confiança, segurança e privacidade.
Antes e hoje – a evolução das assinaturas digitais na área de saúde
Não muito tempo atrás, a maioria dos processos no setor de saúde era assim: um administrador imprimia um formulário de registro ou um termo de consentimento para uma intervenção médica. O paciente aplicava uma assinatura manuscrita ao documento, que depois era digitalizado na forma de prontuário eletrônico e arquivado nos arquivos do paciente. Se o documento precisasse ser acessado por qualquer motivo, alguém tinha que recuperá-lo manualmente. Quando não fosse mais necessário, o documento era destruído de forma segura.
É claro que esse processo antiquado tinha sérios problemas: atrasos, perdas, custos elevados de armazenamento e impressão e despesas com mão de obra para gerenciar o processo.
A transformação digital facilitou consideravelmente esse processo. Agora, o documento pode ser assinado digitalmente em qualquer dispositivo e o armazenamento seguro em nuvem automatiza o processo de armazenamento, recuperação e descarte.
Embora a configuração inicial da TI pareça um obstáculo maior inicialmente, há inúmeras recompensas futuras.
Quatro razões pelas quais vale a pena assinar documentos de saúde digitalmente
1. Economia de tempo e dinheiro
Comparando os dois processos acima, fica claro que a assinatura digital de documentos economiza tempo. Os processos mais curtos exigem pouca entrada de dados manual e funcionam de forma confiável para dar suporte aos profissionais de saúde.
Além disso, a digitalização economiza dinheiro. Após um investimento inicial para configurar e implantar a tecnologia de assinatura digital, pense nos altos custos de mão de obra, armazenamento físico e impressão que você economizará ao longo do tempo. Benefícios adicionais, como segurança jurídica e impacto ambiental, resultam em mais ganhos financeiros ao longo do tempo.
2. Acesso seguro a dados médicos
Em emergências médicas, é crucial ter acesso imediato aos registros médicos. Documentos assinados digitalmente podem ser compartilhados de forma fácil e segura entre os profissionais, permitindo acesso a informações de saúde essenciais quando necessário.
As inscrições para ensaios clínicos podem ser assinadas por pessoas diferentes ao mesmo tempo, os formulários de registro podem ser preenchidos no conforto da casa do paciente e registros de alta hospitalar podem ser enviados digitalmente para todas as partes necessárias em poucos minutos.
3. Eliminação de gargalos
O processo tradicional baseado em papel tinha muitos gargalos. O próprio paciente precisava assinar pessoalmente. O próprio médico precisava passar o documento para sua equipe administrativa. Os serviços postais precisavam entregar documentos para diferentes fornecedores. A equipe administrativa digitalizava, armazenava e recuperava documentos. E se várias pessoas precisassem revisar ou assinar um determinado documento, era preciso repetir todo o processo. Além de consumir muito mais tempo, essa maneira antiga de se fazer as coisas também é passível de erros e perda de informações.
Agora, em questão de minutos, os documentos assinados digitalmente podem ser assinados, salvos e enviados, e não dependem da movimentação física do documento de um local para outro.
4. Observância às leis
eIDAS, HIPAA, ESIGN e UTEA são legislações que podem ser relevantes se você estiver no setor de saúde. Dependendo de sua localização geográfica no mundo, provavelmente você enfrentará legislações que afetam direta ou indiretamente a maneira como você armazena documentos, adquire assinaturas ou transmite com segurança os dados dos pacientes.
Felizmente, as assinaturas digitais atendem às exigências das legislações mencionadas acima e de outras.
A importância de manter os dados do paciente compartilháveis e confidenciais
Uma das maiores vantagens das assinaturas eletrônicas é que elas permitem que os dados sejam facilmente compartilhados, mantendo a confidencialidade deles. Todavia, há tipos distintos de assinaturas eletrônicas com diferentes tipos de proteção e status jurídico que oferecem.
As assinaturas digitais e as assinaturas digitais qualificadas oferecem o nível mais elevado de proteção – assegurando que o signatário é realmente quem diz ser. Isso é verificado com o certificado digital de um signatário. Elas também protegem um documento contra adulteração. Se alguém alterar um documento após a aplicação de uma assinatura, será exibida uma mensagem de erro.
O uso de assinaturas digitais permite que você assine e compartilhe documentos com facilidade, mantendo o conteúdo confidencial.
Uma luz no fim do túnel: o que está sendo feito para fazer a coisa certa
Embora muitas instituições e profissionais de saúde ainda estejam acordando para a necessidade urgente de digitalização e segurança cibernética, algumas iniciativas promissoras passaram a vigorar nos últimos anos.
- Legislações como a eIDAS e a HIPAA amparam a mudança para a digitalização e definem estruturas de requisitos e padrões de segurança, estabelecendo uma segurança sólida no centro das empresas.
- No Reino Unido, o National Health Service (NHS) depende de uma plataforma chamada Tradeshift, também conhecida como Shared Business Services (SBS), uma plataforma de compras que apresenta uma lista dos fornecedores preferidos e aprovados. Isso permite que o NHS Trusts escolha fornecedores confiáveis sem pesquisar separadamente todos os fornecedores de segurança. Os processos de compra simplificados economizam tempo e recursos para cada entidade, garantindo que elas escolham fornecedores aprovados que atendam às suas necessidades de segurança elevada. A GlobalSign é um fornecedor aprovado e confiável para soluções de segurança cibernética e infraestrutura de chave pública na Tradeshift.
- Outro exemplo de empresa que está dando passos importantes para implementar soluções digitais no setor de saúde é a Impression, Parceiro Regional Certificado da GlobalSign na África do Sul. Durante a pandemia de Covid-19, eles trabalharam com hospitais e outros profissionais de saúde para criar processos de assinatura digital seguros que limitam o contato pessoal.
Se você for profissional de saúde e estiver interessado em usar assinaturas digitais para progredir, entre em contato conosco, nós adoraríamos lhe explicar mais.
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