O momento da transformação é agora e a GlobalSign está orgulhosa por poder abraçar esta causa a fim de colaborar por um Brasil digital ainda mais seguro, principalmente quando se trata de educação.
Juntamente com os nossos revendedores, engenheiros e diferentes equipes internas estamos de olho nas mudanças e requerimentos do mercado atual. Há muitas informações sobre novas leis e portarias, no entanto, há pouco material disponível para que todos tenham acesso em como completar estas lacunas de uma maneira segura, rápida e eficiente.
Todos queremos mudanças positivas e seguras, portanto, cabe às empresas líderes do mercado na área de Certificação Digital, como a GlobalSign, oferecer respostas às necessidades digitais dos usuários, neste caso, as instituições de educação superior IES, e claro, os protagonistas do desenvolvimento educacional de um país, os docentes.
Primeiramente, vale mencionar as fontes:
Decreto nº 9.235, de 15 dezembro de 2017, regulamenta a educação superior no Brasil. Este decreto apresenta as novas regras com relação à regulação, à supervisão e à avaliação das IES e dos cursos superiores de graduação e de pós-graduação.
Portaria nº 22, de 21 de dezembro de 2017, dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância, integrantes do sistema federal de ensino.
Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013, institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino.
Após analisar as 3 fontes que são as primordiais no assunto de transformação digital na área da educação atualmente no Brasil, chegamos à conclusão que já há um grande impacto e movimentação na maneira como as instituições de ensino geram seus processos e seus documentos, há muitas informações sobre como gerenciar e armazenar na nuvem os documentos digitalizados e há muitas informações das mudanças nas IES, porém há poucas informações sobre como garantir a integridade e veracidade deste acervo digital no meio acadêmico.
Apesar do decreto ter sido publicado no dia 15/12/2017 e entrado em vigor no mesmo dia da publicação, o prazo final é de dois anos (Dezembro/2019) para que as IES, tanto públicas como privadas, migrem seu acervo acadêmico para o meio digital.
Legislação e a Transformação Digital
A nova legislação visa estimular o investimento das IES em projetos de gerenciamento de documentos no meio digital, através de métodos que garantam a integridade e autenticidade de toda a informação contida nos documentos originais.
Tendo em vista que o prazo de somente dois anos para a migração do acervo físico para o digital é notoriamente curto e precisa ser conduzida de uma maneira segura e eficiente, do contrário, as IES somente trocarão as prateleiras dos muitos papéis já existentes por espaços em servidores ou na nuvem. Além da organização, vale destacar a credibilidade de um documento digital.
“O mundo digital é perfeito e eficiente, porém precisa de segurança e confiança! ”
Credibilidade na Digitalização
Enfim, digitalizar e armazenar documentos são os processos mais fáceis e acessíveis hoje no mercado, independentemente da área que estamos falando, seja esta, a área da educação, finanças, saúde, etc. Simplesmente ter um documento em formato imagem ou convertê-lo para PDF (Portable Document Format) não representa que o documento é autêntico, verídico, assinado por uma instituição ou membro de uma IES com uma Assinatura Digital, bem como, não oferece digitalmente a data e hora da validação do documento.
O fator mais importante que determina a integridade e autenticidade de um documento digital é a Assinatura Digital,lembrando que não é o mesmo que uma Assinatura Eletrônica.
Todo cuidado é pouco para não gastar tempo e dinheiro em ferramentas, tecnologias ou soluções que não oferecem integridade e autenticidade ao documento.
O mais importante é a proteção dos dados dos alunos, docentes e das IES por meio de documentos criptografados.
Conheça um pouco mais sobre o que são Assinaturas Eletrônicas e qual a ideal para o seu negócio em nosso Blog.
O Papel dos Alunos, Docentes e Funcionários nesta Transformação Digital
Para entender como você (aluno, docente ou funcionário) deve monitorar as atividades desta transformação digital, pois estamos falando da gestão eletrônica dos seus documentos, vamos retroceder e pensar na segurança relacionada a documentos e fluxos de trabalho em papel. As preocupações mais comuns que indivíduos e organizações enfrentam quando lidam com documentos em papel são:
- A pessoa que assinou o documento é quem afirmou ser?
- Como posso verificar se a assinatura é válida e não foi falsificada?
- Como faço para validar se o documento não foi adulterado?
Com as preocupações mais comuns somam-se também, a lista natural de burocracias, tempo, logística e integridade de documentos, como por exemplo, os muitos diplomas falsificados disponíveis no mercado.
Felizmente, a existência dos Cartórios foi inventada e pode ser rastreada até os antigos tempos do Egito (de acordo com a Associação Nacional dos Notários nos Estados Unidos). Notários ou tabeliões ainda desempenham um papel fundamental em assegurar às partes de uma transação que o documento é autêntico e confiável.
Como você pode suspeitar, os mesmos problemas ou as preocupações mencionadas acima existem nos fluxos de trabalho de documentos eletrônicos. Ao contrário das assinaturas eletrônicas, as assinaturas digitais ajudam a resolver esse problema e são, essencialmente, o equivalente on-line à adição de uma assinatura autenticada, como diziam antigamente, reconhecida em Cartório. No caso de Assinaturas Digitais, um terceiro confiável, conhecido como Autoridade de Certificação (AC / CA, Certificate Authority), atua como notário ou tabelião em termos de verificação de sua identidade.
A AC responsável vincula sua identidade ou a identidade da organização a um certificado digital baseado em uma infraestrutura de chave pública, conhecida pelo acrônimo em inglês PKI, Public Key Infrastructure, que permite aplicar assinaturas digitais a documentos e plataformas armazenados na nuvem.
Quando você aplica uma Assinatura Digital a um documento, uma operação criptográfica vincula seu certificado digital e os dados que estão sendo assinados em uma impressão digital exclusiva. A singularidade dos dois componentes da assinatura é o que faz das assinaturas digitais uma substituição viável para as assinaturas tradicionais, sejam manuscritas ou as simples eletrônicas.
Em resumo, a operação criptográfica permite que as Assinaturas Digitais verifiquem e assegurem o seguinte:
- O documento é autêntico e vem de uma fonte verificada.
- O documento não foi violado desde que foi assinado digitalmente, pois a assinatura seria exibida como inválida se qualquer alteração for feita.
- A identidade do assinante (pessoa física ou jurídica) foi verificada por uma organização confiável, uma AC (como por exemplo, a GlobalSign).
Portanto, cabe a você verificar, monitorar e exigir que sua Instituição de Ensino Superior ofereça um acervo digital com total segurança, integridade e autenticidade. Exija documentos assinados digitalmente por meio de uma Assinatura Digital emitida por uma AC!
A Missão das Instituições de Educação Superior
Entendemos e já estamos trabalhando em conjunto com instituições de ensino no Brasil para atender esta demanda de transformação digital. Na verdade, este tópico não vem de dezembro de 2017, há um bom tempo se cogita a hipótese e necessidade de aprimoramento na gestão e validação de documentos no mundo digital.
Especificamente, na área da educação, o INEP informou que houve um aumento de 62,8% no número de ingressantes em cursos de graduação no Brasil de 2006 até 2016. Desde o momento pré-vestibular até a formatura, as IES são as responsáveis pelo armazenamento e gerenciamento de toda a documentação dos alunos.
Há anos, muitas instituições já estão se movendo para uma gestão de documentos de forma digital, buscando mais segurança e promovendo a facilidade ao acesso às informações.
No entanto, o que de fato muda é que há uma lei e um prazo em vigor que determina que esta gestão de armazenamento deve ser feita no meio digital e deve garantir a integridade e autenticidade de toda a informação contida nos documentos originais.
Cabe às IES, oferecer Assinatura Digital em seus documentos arquivados e compartilhados digitalmente. E para isto estamos aqui, para ajudá-las a entender qual a melhor opção de Assinatura Digital para o seu Acervo Digital.
Tipos de Assinatura Digital
Diferentes plataformas e serviços permitem que você crie diferentes tipos de assinaturas usando Certificados Digitais. Vamos dar uma olhada em duas das mais populares plataformas de processamento de documentos, o arquivo PDF da Adobe e o arquivo Word da Microsoft.
1. Arquivo PDF
Os arquivos PDF suportam dois tipos de assinaturas digitais, certificadas e aprovadas.
- Assinaturas Certificadas (Certified Signatures)
Adicionar uma assinatura certificada a um PDF significa que você é o autor do documento, finalizou seu conteúdo e deseja protegê-lo contra adulterações após sua distribuição.
Os documentos certificados por meio desta assinatura digital exibem uma faixa azul na parte superior do documento que contém o nome do assinante e o emissor do certificado, um indicador claro e visual no documento sobre a autenticidade e autoria.
- Assinaturas Aprovadas (Approval Signatures)
Esta assinatura digital agiliza o procedimento da aprovação de uma organização, capturando as aprovações eletrônicas feitas por indivíduos ou departamentos e incorporando-as ao arquivo PDF original.
As assinaturas podem ser personalizadas para incluir uma imagem (por exemplo, o logo oficial da IES ou o Registro do MEC) e várias informações adicionais sobre a assinatura, por exemplo, local onde o documento foi assinado, a data, o motivo da assinatura e muito mais.
2. Arquivo WORD
A Microsoft também suporta dois tipos de assinaturas digitais - visíveis e invisíveis.
- Assinaturas Visíveis
As assinaturas digitais visíveis aparecem como uma linha de assinatura, semelhante a um documento físico. Esse método é comumente utilizado quando você precisa de vários usuários para assinar documentos como contratos.
- Assinaturas Invisíveis
As assinaturas invisíveis são usadas quando você precisa fornecer garantias de autenticidade, integridade e origem do documento, mas não precisa de uma linha de assinatura visível. Documentos com uma assinatura invisível exibem uma faixa azul na barra de tarefas.
Para saber mais sobre assinaturas digitais, confira nosso webinar ou entre em contato conosco. Estamos aqui para ajudar você e todas as IES nesta jornada de transformação digital.
