Wie heeft eIDAS-certificaten nodig, welke problemen lossen ze op en hoe worden ze geïmplementeerd?
Als u op mij lijkt, hebt u een nieuw woord waaraan u een hekel hebt gekregen... Het begint met C en eindigt met orona. Het Coronavirus heeft weer veel landen tot stilstand gebracht, restaurants en winkels gedwongen te sluiten of online te verhuizen, en meer mensen en bedrijven zetten hun computers weer op aan keukentafels en in slaapkamers.
En met die opzet zijn de uitdagingen waarmee we eerder dit jaar werden geconfronteerd, terug: hoe u het externe personeel kunt beveiligen, hoe u één document kunt ondertekenen als u meerdere ondertekenaars heeft of niet bij het postkantoor kunt komen, en hoe u uzelf kunt motiveren die joggingbroek te verwisselen voor iets chiquers (of ligt het aan mij?).
Gelukkig is er ook goed nieuws, en het begon al lang voordat de wereld vertraagde door Covid-19. In feite is op 1 juli 2016 een slimme verordening met de naam eIDAS - Verordening (EU) 910/2014 - in werking getreden. In een notendop creëert het elektronisch vertrouwen tussen individuen, bedrijven en overheidsinstanties door elektronische identificatie en handtekeningen in heel Europa te standaardiseren.
Waarom is de eIDAS-verordening zo belangrijk?
De pandemie heeft ons een heel goed voorbeeld laten zien van waarom eIDAS zo geweldig is. Het heeft ons in staat gesteld om digitaal en veilig te blijven werken. Dankzij alle geldende beveiligingsprincipes is de overgang van fysiek naar digitaal soepeler verlopen dan velen misschien hadden verwacht. Veel diensten blijven natuurlijk persoonlijk aangeboden, maar het is verbazingwekkend hoeveel zaken digitaal kunnen worden afgehandeld en opgelost.
eIDAS is het Europese kader geweest dat veilige handel op grote schaal mogelijk heeft gemaakt. Het heeft bedrijven het vertrouwen gegeven om over te stappen naar online en het geeft vertrouwen aan eindklanten, wetende dat ze veilig online diensten gebruiken.
Dit heeft op zijn beurt geholpen de bedrijfsefficiëntie te verbeteren:
• Minder administratie
• Minder handmatige en arbeidsintensieve processen
• Lagere kosten en hogere winsten
• Veiligere transacties die het vertrouwen vergroten en een groter klantenbestand openen
De vele use cases van elektronische handtekeningen (eSignatures) tijdens of na Covid-19
De HR-afdeling die een baan aanbiedt aan een nieuwe medewerker
Lang geleden zijn de dagen van het verzenden van gedrukte cv's via de post, en we zijn de laatste tijd steeds comfortabeler geworden met het houden van interviews via videobellen. Toch worden arbeidsovereenkomsten nog vaak in gedrukte vorm verzonden. Maar dit staat aan de vooravond van grootschalige digitalisering.
Met een gekwalificeerde handtekening kunnen zowel de bedrijfsvertegenwoordiger als de toekomstige werknemer het contract-acceptatieproces aanzienlijk versnellen en tegelijkertijd het vertrouwen vergroten dat de juiste mensen het contract hebben ondertekend. Elektronische identificatie kan de identiteit van de nieuwe starter bewijzen.
De verkoopvertegenwoordiger die de deal sluit met een bedrijf in een ander land
In het verleden zouden in ieder geval enkele stadia van internationale zakelijke contracten persoonlijk hebben plaatsgevonden. Er zouden contracten zijn getekend met de twee bedrijfsvertegenwoordigers in een kamer samen. Met digitale handtekeningen wordt fysieke aanwezigheid minder relevant. Zelfs grote contracten kunnen in een oogwenk worden ondertekend en een digitale handtekening op basis van eID geeft validatie van de identiteit van de koper.
Het gezin dat een nieuw huis koopt
Het kopen van een nieuw huis betekende van oudsher dikke stapels papierwerk: taxaties, enquêtes, contracten, verzekeringen, etc. Met behulp van gekwalificeerde handtekeningen gaat het koopproces over op digitaal en wat nog beter is: het helpt de voorheen vervelende en lange processen te versnellen. Zowel verkopers, kopers als geldschieters kunnen erop rekenen dat digitale handtekeningen dezelfde juridische betrouwbaarheid hebben als handgeschreven handtekeningen.
De startup die een nieuwe FinTech-technologie-integratie aanbiedt
De van oudsher beperkte en gereguleerde financiële sector heeft de afgelopen jaren geïnnoveerd met de PSD2-verordening. Deze geeft meer financiële spelers in de industrie de kans om nieuwe technologieën te ontwikkelen (bijvoorbeeld apps en mobiele diensten) die rechtstreeks verbinding maken met banken en grote financiële spelers. Met een gekwalificeerd PSD2-certificaat voor website-authenticatie en elektronische zegels kunnen alle partijen - banken, FinTechs en klanten - er zeker van zijn dat alle uitgewisselde informatie vertrouwelijk blijft.
De inkoopafdeling die een enorme voorraadbestelling ontvangt
De logistieke en transportsector heeft een grote verschuiving richting digitaal meegemaakt, maar één aspect van het werk moet nog steeds met de pen op papier worden gezet: de pakbonnen. Met digitale handtekeningen kunnen goederen worden geaccepteerd en kan informatie in realtime naar de afzender worden teruggestuurd.
Het managementteam dat de jaarlijkse audit ondertekent
Tijdens de audittijd is het niet ongebruikelijk dat het volledige leiderschapsteam samenkomt om het jaarlijkse auditrapport te beoordelen en te ondertekenen. Het is niet alleen lastig om drukke planningen van leidinggevenden te beheren, maar in tijden van pandemie is het ook een groot risico om alle besluitvormers tegelijkertijd op één plek te krijgen. Met digitale handtekeningen kunnen die beoordelingen plaatsvinden via videogesprekken en kunnen documenten binnen enkele minuten digitaal worden ondertekend, in plaats van dat het managementteam fysiek aanwezig hoeft te zijn.
De universiteit die afstudeercertificaten uitreikt
Afstuderen was in het verleden een vreugdevolle gelegenheid om samen te komen en samen te vieren. 2020 zag er voor veel scholen en universiteiten heel anders uit. Afgestudeerden hadden virtuele ceremonies en veel onderwijsinstellingen hebben digitale afstudeercertificaten aangenomen. Ze zijn ondertekend met een elektronisch of digitaal zegel en bieden dezelfde juridische status voor schoolverlaters, maar bieden een hoger niveau van bescherming tegen fraude.
Hoe eIDAS-handtekeningen een digitale transformatie kunnen stimuleren
Als de pandemie twee of zelfs tien jaar geleden was toegeslagen, zouden veel bedrijven veel meer moeite hebben gehad om zo naadloos over te schakelen op werken op afstand. Het laat zien hoe ver we al zijn gekomen op onze reis om een volledig digitale samenleving te worden.
Wetgeving is een factor geweest die zowel de digitale transformatie heeft versneld als gestopt. Wetgeving heeft een wettelijke basis gecreëerd voor de acceptatie van digitale handtekeningen en identiteiten, waardoor gebruikers de zekerheid hebben dat hun handtekeningen en identiteiten gelijk zullen zijn aan de traditionele manieren. Maar het strikte kader om te bepalen wat acceptabel is als het gaat om digitaal ondertekenen, heeft mensen ook afgeschrikt om deze nieuwe manier van werken volledig te omarmen.
Daarom hebben we een gemakkelijk te begrijpen gids voor eIDAS ontwikkeld. Hierin krijgt u achtergrondinformatie over wat eIDAS is, leert u de verschillen tussen basishandtekeningen, geavanceerde handtekeningen en gekwalificeerde handtekeningen, en vindt u richtlijnen over welk betrouwbaarheidsniveau voor e-handtekeningen vereist is en wanneer.
Download uw gratis gids voor eIDAS: implicaties voor e-handtekeningen en aanbevelingen om aan de regels te blijven voldoen.
Als u nog vragen hebt over compliance, implementatie of gebruik, neem dan vandaag nog contact op met een van onze digitale ondertekenaars.
