De gezondheidszorg is van oudsher een bedrijfstak die bekend staat om zijn papierwerk. Terwijl mijn eigen arts nu digitale patiëntgegevens bewaart, kan ik me de tijden - niet zo lang geleden - nog goed herinneren dat mijn tandarts en dokter vele planken vol papieren documenten hadden met de persoonlijke informatie van patiënten en de respectievelijke gezondheidsgegevens.
En dat is nog maar het topje van de ijsberg - denk aan registratiedocumenten, toestemmingsformulieren van patiënten, ontslagbrieven, facturen, kennisgeving van privacypraktijken, providerovereenkomsten, HIPAA-formulieren, medische proefaanvragen… de lijst is eindeloos. Veel van deze documenten moeten jarenlang worden bewaard (tot 30 jaar, ongelofelijk toch?) om te voldoen aan de wettelijke vereisten van de overheid.
Digitale handtekeningen in de gezondheidszorg
Er komt echter verandering in de zorgsector. Tegenwoordig worden digitaal aantekeningen gemaakt, worden afspraken bevestigd via e-mail en worden gezondheidsgegevens tussen zorgverleners elektronisch uitgewisseld.
Hoewel deze trend welkom en achterstallig is, brengt hij wel nieuwe uitdagingen met zich mee. Persoonlijke gezondheidsinformatie is iets wat goed beschermd moet worden: het moet veilig zijn, maar ook gemakkelijk toegankelijk. Het moet worden opgeslagen, vaak gedurende vele jaren, en moet voldoen aan mogelijk evoluerende overheidsvoorschriften.
Digitale transformatie is pas echt mogelijk als bestaande processen naar een digitaal tijdperk kunnen gaan. Dit vereist vertrouwen, veiligheid en privacy.
Toen versus nu - de evolutie van digitale handtekeningen in de gezondheidszorg
Nog niet zo lang geleden, verliepen de meeste processen in de zorg als volgt: een administrateur printte een aanmeldingsformulier of overeenkomst voor een medisch proceduredocument. De patiënt plaatste een handgeschreven handtekening op het document, waarna het werd gescand als een elektronisch medisch dossier en gearchiveerd in het patiëntendossier. Als het document om welke reden dan ook moet worden geopend, moet iemand het document handmatig ophalen. Als het niet langer nodig is, wordt het document veilig vernietigd.
Het is duidelijk hoe dit verouderde proces tot ernstige problemen kan leiden: vertragingen, verlies, hoge kosten in termen van opslag en afdrukken, en de arbeidskosten om het proces te beheren.
Digitale transformatie heeft dit proces aanzienlijk eenvoudiger gemaakt. Het document kan op elk apparaat digitaal worden ondertekend en veilige cloudopslag kan het opslag-, ophaal- en verwijderingsproces automatiseren.
Hoewel de initiële IT-installatie in eerste instantie een hogere hindernis lijkt, zijn de toekomstige beloningen voldoende.
4 redenen waarom het loont om zorgdocumenten digitaal te ondertekenen
1. Het besparen van tijd en geld
Als we de twee bovenstaande processen vergelijken, is het duidelijk dat het digitaal ondertekenen van documenten tijd bespaart. De kortere processen vereisen weinig handmatige invoer en functioneren betrouwbaar ter ondersteuning van zorgverleners.
Maar digitalisering bespaart ook geld. Denk na een initiële investering in het configureren en implementeren van digitale handtekeningtechnologie eens aan de hoge arbeids-, fysieke opslag- en afdrukkosten die u na verloop van tijd zult besparen. Bijkomende voordelen zoals rechtszekerheid en de impact op het milieu leiden in de loop van de tijd tot verdere financiële voordelen.
2. Veilige toegang tot medische gegevens
In medische noodgevallen is het cruciaal om gemakkelijk toegang te hebben tot medische aantekeningen. Digitaal ondertekende documenten kunnen gemakkelijk en veilig worden gedeeld tussen providers, waardoor ze toegang krijgen tot cruciale gezondheidsinformatie wanneer dat nodig is.
Aanvragen voor medische onderzoeken kunnen door verschillende mensen tegelijk worden ondertekend, registratieformulieren kunnen vanuit het comfort van de patiënt thuis worden ingevuld en ontslagbrieven kunnen binnen enkele minuten digitaal naar alle benodigde partijen worden verzonden.
3. Het elimineren van knelpunten
Het traditionele, op papier gebaseerde proces kende veel knelpunten. De patiënt, die zich persoonlijk zou moeten aanmelden. De dokter, die het document zou moeten doorgeven aan zijn administratief personeel. De postdiensten, die documenten tussen verschillende providers zouden moeten bezorgen. Administratief personeel dat documenten zou scannen, opslaan en ophalen. En als meerdere mensen een bepaald document moesten herzien of ondertekenen, moest het proces worden herhaald. Deze oude manier van werken is niet alleen tijdrovend, maar ook vatbaar voor fouten en verlies van informatie.
Digitaal ondertekende documenten kunnen binnen enkele minuten worden ondertekend, opgeslagen en verzonden en zijn niet afhankelijk van het fysiek verplaatsen van het document van de ene locatie naar de andere.
4. Naleving van wet- en regelgeving
eIDAS, HIPAA, ESIGN en UTEA zijn allemaal wetgevingen die relevant kunnen zijn als u werkzaam bent in de gezondheidszorg. Afhankelijk van uw geografische locatie in de wereld zult u hoogstwaarschijnlijk te maken krijgen met wetgevingen die direct of indirect van invloed zijn op de manier waarop u documenten opslaat, hoe u handtekeningen verkrijgt of hoe u veilig patiëntgegevens verzendt.
Gelukkig voldoen digitale handtekeningen aan de vereisten van de bovengenoemde wetgevingen en andere.
Het belang van het delen en vertrouwelijk houden van patiëntgegevens
Een van de grootste voordelen van elektronische handtekeningen is dat ze het mogelijk maken om gegevens gemakkelijk te delen, terwijl ze toch vertrouwelijk blijven. Maar er zijn verschillende soorten elektronische handtekeningen, en ze verschillen in de bescherming en de juridische status die ze bieden.
Digitale handtekeningen en gekwalificeerde digitale handtekeningen bieden het hoogste niveau van bescherming - ze geven u de zekerheid dat de ondertekenaar echt is wie hij zegt te zijn. Dit wordt geverifieerd met het digitale certificaat van een ondertekenaar. Ze beschermen een document ook tegen manipulatie. Als iemand een document wijzigt nadat een handtekening is aangebracht, wordt een foutmelding weergegeven.
Door het gebruik van digitale handtekeningen kunt u eenvoudig documenten ondertekenen en delen, terwijl de inhoud vertrouwelijk blijft.
Licht aan het einde van de tunnel: wat wordt er gedaan om het voor elkaar te krijgen
Hoewel veel zorginstellingen en zorgaanbieders net de dringende behoefte aan digitalisering en cybersecurity beginnen in te zien, zijn er de afgelopen jaren enkele veelbelovende initiatieven genomen.
- Wetgeving zoals eIDAS en HIPAA ondersteunen de overgang naar digitalisering en stellen kaders voor beveiligingseisen en -normen op, waardoor sterke beveiliging centraal staat in bedrijven.
- In het VK vertrouwt de National Health Service (NHS) op een platform genaamd Tradeshift, ook wel bekend als Shared Business Services (SBS), een inkoopplatform met een lijst van geprefereerde, doorgelichte leveranciers. Hierdoor kan NHS Trusts vertrouwde providers kiezen zonder alle beveiligingsproviders afzonderlijk te onderzoeken. De gestroomlijnde inkoopprocessen besparen tijd en middelen voor de afzonderlijke entiteiten, terwijl ze ervoor zorgen dat ze goedgekeurde leveranciers kiezen die aan hun hoge beveiligingsbehoeften kunnen voldoen. GlobalSign is een goedgekeurde en vertrouwde leverancier voor cyberbeveiligings- en Public Key Infrastructure-oplossingen op Tradeshift.
- Een ander voorbeeld van een organisatie die belangrijke stappen onderneemt om digitale oplossingen in de gezondheidszorg te implementeren, is Impression, een gecertificeerde regionale partner van GlobalSign in Zuid-Afrika. Tijdens de Covid-19-pandemie hebben ze samen met ziekenhuizen en andere zorgaanbieders gewerkt aan veilige digitale ondertekeningsprocessen die het contact tussen personen beperken.
Als u een zorgverlener bent en geïnteresseerd bent in het gebruik van digitale handtekeningen voor uw voorschot, neem dan contact met ons op, dan vertellen we u graag meer.
Gerelateerde artikelen:
Hoe deepfakes de gezondheidszorg belasten
Cyberbeveiliging en gezondheidszorg tijdens COVID-19
