Het bij de hand hebben van de benodigde gegevens is cruciaal om de efficiëntie en productiviteit van teams te verbeteren. Daarom wordt het delen van bestanden een noodzaak als teams moeten samenwerken om taken en projecten op tijd af te ronden.
Idealiter zou het delen van bestanden veilig en gemakkelijk uit te voeren moeten zijn. Het mag op geen enkel moment een gegevensbeveiligingsrisico zijn. Maar dit is vaak wel het geval, soms zonder dat de betrokken partijen het beseffen. Het begint allemaal met een organisatie zonder een goed beleid voor het delen van bestanden dat gegevensbeveiliging garandeert. Medewerkers wenden zich vervolgens tot het gebruik van hun kennis om de bestanden te delen, wat in de meeste gevallen de gegevensbeveiliging in gevaar blijkt te brengen. Het kan puur een gebrek aan kennis zijn over de risico's die gepaard gaan met het onbeveiligd delen van bestanden. Het kan ook uit nalatigheid zijn of als men uit een opwelling handelt en niet aan het grotere geheel denkt.
Hoe het ook zij, het onbeveiligd delen van bestanden kan een organisatie veel geld kosten en mag geen kans krijgen. In dat geval zijn hier 3 gevaarlijke gewoonten voor het delen van bestanden waar u voorzichtig mee moet omgaan.
1. Het gebruik van flash-drives
USB-drives behoren tot de gemakkelijkste hulpmiddelen voor het voltooien van bestandsoverdrachten. Ze zijn gemakkelijk mee te nemen en zijn handig als er grote bestanden moeten worden verzonden. Het enige dat u hoeft te doen, is de drive op de computer aansluiten, de gewenste video op de drive opslaan en naar de persoon verzenden die deze nodig heeft. We weten allemaal dat het verzenden van grote bestanden ontmoedigend kan zijn, en flash-drives doen het werk zo goed. U kunt ook grote bestanden verzenden via verschillende software, zoals MASSIVE, of andere alternatieven.
Deze hulmiddelen omzeilen echter vaak de gebruikelijke netwerkbeveiligingsprocedures zodra ze zijn aangesloten. Daarom zijn ze het gemakkelijkste doelwit voor kwaadwillende mensen die computersystemen met virussen willen infecteren. Een geïnfecteerde USB-drive kan binnen enkele seconden het hele systeem infiltreren. Het is nog erger als de computer die wordt gebruikt, is ingesteld op automatisch starten zonder eerst de USB te scannen.
In veel organisaties hoort het gebruik van USB's er nu eenmaal bij. U kunt echter de nodige beveiligingsmaatregelen nemen om ervoor te zorgen dat ze geen risico vormen voor gevoelige gegevens. Zorg ervoor dat er een betrouwbaar antivirusprogramma is geïnstalleerd. Dit zou ervoor moeten zorgen dat de schijven worden gescand zodra ze op computers zijn aangesloten.
2. Delen via e-mail
Het delen van bestanden via e-mail is voor de meeste mensen bijna vanzelfsprekend - het is over het algemeen betrouwbaar, werkt onmiddellijk en is een hulpmiddel waar we allemaal toegang toe hebben. E-mails zijn echter niet zo veilig als we denken. Technisch gezien moet een e-mail via een mailserver gaan voordat deze bij de andere persoon terechtkomt. Dat maakt het kwetsbaar voor kwaadwillende mensen die het netwerk tussen u en de mailserver kunnen ruiken. Bovendien kan iedereen met toegang tot directe mailservers de bestanden gemakkelijk bekijken. Dit maakt de gegevens kwetsbaar voor diefstal. U hebt waarschijnlijk gehoord van identiteitsfraude en hoe duur dit kan zijn voor personen wier gevoelige gegevens in handen van kwaadwillende personen terechtkomen.
E-mails zullen altijd deel uitmaken van de regeling voor het delen van bestanden voor organisaties. Het is echter goed om voorzichtig te zijn, vooral als het om gevoelige gegevens gaat. Het is verstandig om de bestanden te versleutelen voordat u ze via e-mail verstuurt. Op organisatieniveau zijn er beveiligingen die u kunt invoeren, zoals S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) waarmee gebruikers e-mails digitaal kunnen ondertekenen en versleutelen.
3. Peer-to-peer delen
Peer-to-peer delen van bestanden is waar systemen verbinding maken via internet, waardoor bestandsoverdracht mogelijk is. Ze zijn erg populair geworden in de moderne samenleving. Ze kunnen echter gevaarlijk zijn als de betrokken personen niet voorzichtig zijn.
We hebben allemaal gehoord dat we moeten voorkomen dat we klikken op kwaadaardig ogende bestanden om virusaanvallen te voorkomen. Maar een Trojaans virus kan zich vermommen als een echt bestand, zodat er schade wordt aangericht wanneer u erop klikt. De software kan ook gebundeld worden met adware of andere malware, die uw computer kan aantasten. Bovendien stelt P2P-bestandsdeling uw hele systeem bloot aan internet. Als de P2P-software verkeerd is geconfigureerd, loopt u het risico dat uw gegevens via de maas in de P2P-netwerken terechtkomen. Dit betekent dat iedereen die het netwerk gebruikt, toegang heeft tot die gegevens.
Voordat u dergelijke gratis software gaat gebruiken, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat deze correct is geconfigureerd om mazen in de wet te voorkomen. Bovendien moet u een antivirusprogramma hebben om uw systeem tegen infecties te beschermen.
Conclusie
Zoals eerder gezegd, hebben medewerkers de neiging om hun eigen maatregelen te nemen als er geen duidelijke richtlijnen zijn voor het verzenden van bestanden. Het is de taak van de IT-afdeling om een beleid voor het delen van bestanden op te stellen, waaraan elke medewerker zich moet houden. Daarnaast is het goed om een veilige oplossing voor het delen van bestanden in de organisatie te adopteren. Een oplossing waarmee de beheerder gebruikersmachtigingen kan geven, is beter, omdat hij gebruikers kan bijhouden voor controledoeleinden.
