Digitale handtekeningen voor medewerkers op afstand mogelijk maken

Om de verspreiding van het coronavirus te voorkomen, heeft de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO) sociale afstand aanbevolen. Het bedrijfsleven heeft over het algemeen snel gereageerd en is waar mogelijk overgestapt op 100% werken op afstand. Maar nu bedrijven over de hele wereld hun tweede – of achtste – week van werken op afstand hebben afgesloten, komt het volle gewicht van deze enorme verandering nog maar net bovendrijven. Beschikt uw organisatie over de juiste tools die u nodig heeft om uw bedrijf draaiende te houden? De kans is groot dat u het antwoord op die vraag in real-time leert.

Documenten ondertekenen op afstand

Het thuiskantoor is, mits goed uitgevoerd, voor beide partijen in grote mate voordelig. Het bieden van levenskwaliteit aan werknemers en productiviteitswinst voor bedrijven. De statistieken liegen niet, zoals te zien is in deze lijst van Hubspot:

• 81% van de werknemers zegt dat de optie om op afstand te werken de kans vergroot dat ze hun bedrijf aanbevelen aan kandidaten en prospecten. (Owl Labs)
• 74% van de werknemers zegt dat de optie om op afstand te werken de kans kleiner maakt dat ze hun bedrijf verlaten. (Owl Labs)
• 77% van de werknemers op afstand zegt dat ze productiever zijn als ze thuis werken. (CoSo Cloud)
• 23% van de werknemers op afstand zegt langer te werken dan ze ter plaatse zouden doen. (CoSo Cloud)

Werken op afstand heeft echter ook nadelen. Hoewel de meeste bedrijven zich de laatste jaren hebben geconcentreerd op hun digitale transformatie, maken veel bedrijven nog steeds gebruik van processen met manuele, gedrukte of fysieke componenten. Het ondertekenen van documenten is daar misschien wel het beste voorbeeld van.

Hoewel er momenten zijn waarop een elektronische handtekening zou volstaan, is in sommige gevallen – bijvoorbeeld op belangrijke documenten zoals contracten, belastingformulieren en facturen – een veiligere, geauthenticeerde handtekening vereist.

Hier zijn enkele andere redenen om vertrouwde digitale handtekeningen te gebruiken:

• Beveiliging. Een digitale handtekening bevestigt dat de ondertekenaars echt zijn wie ze zeggen dat ze zijn, en voorkomt dat het ondertekende document achteraf wordt gewijzigd.
• Tijd. Het ondertekenen van een document met inkt duurt niet langer dan het ondertekenen met een digitale handtekening. Maar het kan gemakkelijk dagen en zelfs weken duren om een met inkt ondertekend document naar de ontvanger te sturen. Een digitaal ondertekend document kan binnen enkele minuten via e-mail worden verstuurd.
• Samenwerking. In tijden van werken op afstand en fysieke afstand is het moeilijk om samen te komen om documenten te ondertekenen. Dit is vooral lastig als meerdere mensen één contract moeten tekenen. Digitale handtekeningen maken een snelle doorlooptijd mogelijk zonder dat de ondertekenaars elkaar persoonlijk hoeven te ontmoeten.
• Het milieu. Denk aan alle vellen papier en de uitstoot van koolstof die kan worden bespaard bij de levering! Digitale handtekeningen zijn het groene alternatief voor handtekeningen in inkt.
• Wettelijke naleving. Digitale handtekeningen zijn wettelijk toegestaan en gelijkwaardig aan handtekeningen in inkt.

Op dit moment realiseert u zich waarschijnlijk dat digitale handtekeningen uw werk op afstand drastisch zouden vergemakkelijken, dus de enige vraag is: "Hoe kan ik beginnen?”

Digitale handtekeningen implementeren in uw organisatie

Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf en hoe snel u uw team aan de slag wilt krijgen en documenten wilt ondertekenen, zijn er een aantal verschillende mogelijkheden om verder te gaan.

1) Implementaties op basis van tokens
In situaties waar u op korte termijn een oplossing nodig heeft om digitale handtekeningen in uw organisatie mogelijk te maken of als u een beperkte inzetbaarheid heeft, zijn tokens de aangewezen methode. Implementaties op basis van tokens zijn ideaal voor een lager volume, omdat de logistiek rond het fysiek afleveren aan een gedistribueerd personeelsbestand een paar extra stappen kan betekenen, gezien de mondiale omgeving van vandaag. Individuele ondertekeningsreferenties (bv. Peter Janssen) of referenties op afdelingsniveau (bv. boekhouding) worden opgeslagen op een draagbaar USB-token conform FIPS (Federal Information Processing Standard), zodat ze uitsluitend in het bezit blijven van de ondertekenaar (een cruciaal onderdeel van veel voorschriften). Het goede nieuws is, dat zodra medewerkers hun tokens ontvangen, ze alles hebben wat ze nodig hebben om documenten te beginnen ondertekenen.

2) Cloudgebaseerde Digital Signing Service
Als schaalbare langetermijnoplossing maakt de Digital Signing Service (DSS) van GlobalSign het ondertekenen van documenten voor de hele onderneming eenvoudig (echt waar!). DSS is cloudgebaseerd, wat betekent dat er geen fysieke hardware hoeft te worden beheerd of dat er geen aangepaste integraties hoeven te worden gemaakt. U kunt ervoor kiezen om de REST API te gebruiken om deze naadloos te integreren met uw bestaande systemen en/of software, of om DSS te implementeren in combinatie met een bestaande workflowtoepassing, zoals Adobe Acrobat Sign. Als u DSS in actie wilt zien, bekijkt u onze video een PDF document ondertekenen in Adobe Acrobat.

Ongeacht uw unieke bedrijfssituatie is het onze taak bij GlobalSign om ervoor te zorgen dat u uw medewerkers een probleemloze ervaring met digitale handtekeningen kunt bieden, waar u ook bent, terwijl uw gegevens veilig worden gecodeerd.

Hoe we u kunnen helpen:

• Het aanbieden van digitale handtekeningen op basis van PKI (Public Key Infrastructure) om meer zekerheid te bieden
• Het verhogen van de online veiligheid en het vertrouwen door het aanbieden van sterke identiteiten
• Het beheer van certificaatgerelateerde risico's (zwakke encryptie, verouderde algoritmen, verlopen certificaten enz.)
• Voldoen aan de vereisten van vele nationale en industriespecifieke regelgeving met betrekking tot de juridische aanvaarding van elektronische handtekeningen in plaats van handtekeningen in inkt, waaronder:
• US ESIGN (Electronic Signatures in Global and National Commerce)
• FDA CFR 21 Deel 11
• US UETA (Uniform Electronic Transactions Act)
• US State Professional Engineering (PE) Seals
• Modelwet van de VN inzake elektronische handtekeningen
• Sarbanes-Oxley (SOX)
• eIDAS (geavanceerde en gekwalificeerde elektronische handtekeningen, eSeals)
• HIPAA

We weten dat dit proces van het creëren van een veilige en productieve werkomgeving op afstand een onmogelijke taak kan lijken, een taak waar uw bedrijf nog niet eerder mee te maken heeft gehad. Maar het gebruik van een token, HSM of cloud signing service zoals de Digital Signing Service zal helpen om een nieuwe normaal voor u en uw bedrijf te creëren.

Neem vandaag nog contact met ons op, zodat we u meer kunnen vertellen over onze oplossingen voor het ondertekenen van documenten en u kunnen helpen om de overgang van kantoor naar quarantaine zo soepel en veilig mogelijk te laten verlopen.