Vooruitgang in de technologie heeft de mensheid de mogelijkheid gegeven om altijd en overal te werken. Eind 2020 zijn concepten voor flexibele werkplekken wijdverspreid geworden en worden ze steeds meer toegepast in kantoorinrichting. De COVID-19-pandemie dwong mensen ertoe grote bijeenkomsten van mensen, met inbegrip van zakencentra, als een bron van gezondheidsrisico's te zien. De hele wereld begon met spoed zogenaamde ‘thuiskantoren’ te organiseren. Op dit moment bevinden we ons in een overgangsperiode. Sommige werknemers keren geleidelijk terug naar kantoor, maar niet in volle kracht. Sommigen werken nog steeds op afstand vanuit huis.
De nieuwe rol van het kantoor
Hybride benadert werkplekken op een andere manier. Deze ongekende mate van flexibiliteit biedt meer ruimte voor inspiratie en minder controle.
In een wereld na de pandemie is een kantoor nodig voor strategische sessies, brainstormen, zakelijke en informele bijeenkomsten.
Wat de wereld echter heeft ingezien is dat veel bijeenkomsten – en gesprekken – helemaal niet persoonlijk hoeven te worden gehouden. Wanneer u voor een groot, gedistribueerd bedrijf werkt, maakt het web het zelfs makkelijker om contact te leggen met werknemers en klanten over de hele wereld met wie u anders nooit in contact zou komen. Tegenwoordig kunt u zelfs meertalige online vergaderingen houden met behulp van externe tolkplatforms.
Dat is een van de redenen waarom grote bedrijven traditionele en dure open ruimtes opgeven. Op veel plaatsen worden kantoren weer vervangen door coworking spaces of flexibele ruimtes zonder vaste werkplekken. Als u een offline vergadering wenst, komt een werknemer en neemt een vrije tafel. Maar dit onderstreept het belang van timemanagement en het overwinnen van de uitdagingen die gepaard gaan met de aanpassing aan het nieuwe werkmodel. Daarom maken veel bedrijven gebruik van tijdmanagementtools en software zoals Timely, zodat elke taak op tijd wordt uitgevoerd.
Wat is nog een pluspunt van het afstappen van het oude formaat van het hoofdkantoor?
Door een multifunctionele ruimte te huren, kunnen ondernemers bepaalde diensten uitbesteden en meer aandacht besteden aan hun bedrijfsdoelstellingen. De behoefte aan meubilair, service, schoonmaak, receptie, bedrijfsveiligheid en technische ondersteuning is al in de maandelijkse huurprijs inbegrepen.
De kans bestaat dat toonaangevende bedrijven binnenkort belangstelling zullen hebben voor andere vormen van zakelijke huurovereenkomsten. Zo overwegen sommige bedrijven al om hun dure ruimtes in het stadscentrum op te geven zodat ze verschillende kleinere kantoren in andere gebieden kunnen huren. Op deze manier kunnen werknemers het punt kiezen dat het dichtst bij hen in de buurt ligt, waardoor ze minder tijd nodig hebben om naar het werk te gaan en in een kleinere, comfortabelere omgeving kunnen werken.
Cyberbeveiligingsrisico's op de hybride werkplek
Wanneer een aanzienlijk deel van het maatschappelijk leven op internet wordt doorgebracht, neemt de vraag naar informatiebeveiliging alleen maar toe. En nu mensen hun werk thuis doen, is het cyberbeveiligingslandschap gevaarlijker dan ooit. Zoals de Wall Street Journal het formuleerde: “Het is de droom van hackers: een constant veranderende mix van kantoor- en telewerkers, apparaten die zich in en uit het bedrijfsnetwerk bewegen en beveiligingspersoneel dat overbelast is.”
Er zijn nu twee grote risico's voor het bedrijfssegment. Ten eerste maken werknemers vanaf hun thuiscomputer verbinding met de infrastructuur van het bedrijf, waar ze door onveilige wifi en grotere toegankelijkheid een groter risico lopen besmet te raken. Ten tweede neemt, naarmate werknemers zich buiten beveiligde kantoorlocaties begeven, het volume van het bedrijfsverkeer dat moet worden versleuteld toe. Nu er zoveel berichten via e-mail en via instant messengers en sociale netwerken worden verstuurd, is het makkelijk om niet op je hoede te zijn en in de val van oplichters te trappen – bijvoorbeeld door een schadelijke link te volgen of op een phishing-e-mail te reageren. In dit verband kunnen kleine bedrijven overwegen om een gedeelde inbox te gebruiken om alle berichten beter te beheren en veilig te bewaren.
Voor de beste bescherming tegen phishing en andere cyberaanvallen zouden bedrijven moeten investeren in Public Key Infrastructure via een betrouwbare leverancier als GlobalSign, die een verscheidenheid aan cyberbeveiligingsoplossingen biedt voor externe en hybride werkplekken, met inbegrip van multifactor-authenticatie (en mobiele authenticatie), e-mailbeveiliging en digitale handtekeningen.
Creëer-je-eigen-werkplek
Terwijl bedrijfsleiders zich bezighielden met een breed scala aan cyberbeveiligings- en insiderbedreigingen, hebben duizenden mensen het afgelopen jaar hun werk thuis hervat – en daarbij last gehad van ongemakkelijke tafels en stoelen, lawaai en langere werktijden dan gebruikelijk. In augustus 2020 is de vraag naar computerstoelen en andere kantoorbenodigdheden sterk gestegen.
Het hybride model gaat ervan uit dat werken op afstand even comfortabel is als werken op kantoor. Maar als de trend om thuis te werken doorzet, kan het binnenkort de taak van de werkgever worden om zijn werknemers van alle gemakken te voorzien, waar ze zich ook bevinden. Voor bedrijfsleiders kan het verstandig zijn een budget uit te trekken voor meubilair en kantooruitgaven.
Extra motivatie voor het team
Dankzij telewerken is de arbeidsefficiëntie toegenomen: mensen verspillen geen tijd onderweg, aan lunchen of aan een praatje bij de waterkoeler. Maar er zijn ook nadelen. Gebrek aan emotioneel contact met het team kan leiden tot stress, onnodige angst, ‘bedriegerssyndroom’ en zelfs depressie. Een hybride model met een gedeeltelijke aanwezigheid op kantoor zal werknemers helpen herstellen van maanden van isolement. Dit formaat is het beste van beide werelden en geniet de voorkeur van veel HR-teams over de hele wereld.
Wat kan een werkgever nog meer doen om werknemers te helpen bij de overgang naar de 'hybride' werkplek? Hoe kunnen leiders de samenwerking op het werk en thuis anders ontwikkelen en verbeteren? Organiseer vaker informele bijeenkomsten: minibedrijfsfeestjes of teambuildingactiviteiten moeten doorgaan, ongeacht waar uw werknemers hun laptops elke dag neerzetten.
Conclusie
Ondanks de voordelen heeft een hybride werkvorm ook een aantal nadelen – en cyberbeveiliging is misschien wel de ernstigste van allemaal. Zorg ervoor dat u bij het opstellen van uw plannen voor de terugkeer naar het werk besprekingen voert met uw IT-teams en prioriteit geeft aan de veiligheid en beveiliging van de gegevens van uw bedrijf.
