Het is geen geheim dat teams kunnen ontsporen door allerlei factoren, zowel binnen als buiten hun macht. De oplossing om de vaart erin te houden is proactief potentiële problemen op te sporen en aan te pakken voordat ze het team uit koers kunnen brengen.
Hier zijn tien preventieve operationele tactieken die u kunt gebruiken om uw team op koers te houden.
- Zorg ervoor dat tools en apparatuur goed worden onderhouden om stilstand te voorkomen
- Stel een gedetailleerd projectplan op
- Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van de projectdoelstellingen alvorens te beginnen
- Moedig open communicatie tussen teamleden aan
- Delegeer taken op basis van vaardigheden en bekwaamheid
- Bied stimulansen voor het behalen van mijlpalen
- Stel realistische doelen die binnen het tijdschema kunnen worden bereikt
- Splits het project op in kleinere taken om het beter beheersbaar te maken
- Zorg voor een noodplan voor als het misgaat
- Vier de successen onderweg
1. Zorg ervoor dat tools en apparatuur goed worden onderhouden om stilstand te voorkomen
Een van de belangrijkste redenen waarom projecten ontsporen of vastlopen is het falen van apparatuur of tools. Om dit te voorkomen, is het van cruciaal belang dat u alle tools en apparatuur tijdens het project goed onderhoudt. Dit betekent dat u moet letten op zaken als vervaldata, veiligheidscontroles en algemene slijtage.
Als er iets uitvalt, zorg dan voor een noodplan, zodat u snel weer aan de slag kunt. Stilstand kan duur zijn, dus is het belangrijk om zo goed mogelijk voorbereid te zijn. Er zijn ook conformiteitsredenen om ervoor te zorgen dat tools en apparatuur goed worden onderhouden, dus u kunt het zich niet veroorloven dit over het hoofd te zien.
Onderhoud betekent ook steeds vaker dat alle software en IoT-technologie die bij het productieproces betrokken is, up-to-date wordt gehouden. Dit is de basis van goede cyberbeveiliging in elk facet van het bedrijf.
Cybercriminelen hebben steeds meer mogelijkheden om systemen te infiltreren, toegang te krijgen tot gegevens en zelfs hele producties te gijzelen. Cyberaanvallen betekenen vaak dat de activiteiten stilvallen terwijl een bedrijf reageert op bedreigingen en eisen.
2. Stel een gedetailleerd projectplan op
Details lopen soms uit de hand, maar u moet een project absoluut zo gedetailleerd mogelijk opdelen om later problemen te voorkomen. Daar is een projectplan voor: het is een levend document dat alle stappen en mijlpalen van een project van begin tot eind beschrijft.
Als u niet zeker weet waar u moet beginnen, zijn er online tal van sjablonen beschikbaar die u kunt gebruiken. Zorg er wel voor dat u het aanpast aan uw specifieke project, zodat het zo nauwkeurig en nuttig mogelijk is.
3. Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van de projectdoelstellingen alvorens te beginnen
Nog voor de start is het van fundamenteel belang dat iedereen weet wat de doelstellingen van het project zijn. Op die manier zit iedereen vanaf het begin op dezelfde lijn en wordt voorkomen dat er later verwarring of misverstanden ontstaan.
Een manier om ervoor te zorgen dat dit gebeurt, is een startvergadering aan het begin van het project. In deze vergadering kunt u de doelen en doelstellingen van het project doornemen, zodat voor iedereen duidelijk is wat er moet gebeuren. Wees niet bang om regelmatig na te gaan of iedereen nog op schema ligt.
4. Moedig open communicatie tussen teamleden aan
Open communicatie verwijst naar de vrije stroom van informatie tussen de teamleden. Dat is belangrijk omdat iedereen dan op één lijn zit en miscommunicatie of misverstanden worden voorkomen.
Er zijn een paar dingen die u kunt doen om open communicatie in uw team aan te moedigen. Om te beginnen moet u een omgeving creëren waarin mensen zich op hun gemak voelen om vragen te stellen. Ten tweede, moet u ervoor zorgen dat iedereen weet hoe ze elkaar kunnen bereiken, via e-mail, chat of persoonlijk. En ten derde moet u teamleden aanmoedigen elkaar feedback te geven, zowel positief als opbouwend.
5. Delegeer taken op basis van vaardigheden en bekwaamheid
Als u weet over welke mensen en vaardigheden u beschikt, kan dat het succes van projectbeheer maken of breken. Het is belangrijk om taken te delegeren op basis van vaardigheden en bekwaamheden, zodat iedereen de hem of haar toegewezen taken efficiënt kan uitvoeren.
Als u bijvoorbeeld een teamlid hebt dat goed is in ontwerpen, zou het zinvol zijn hem of haar in te zetten voor het maken van visuals voor het project. Als u daarentegen iemand hebt die beter is in schrijven, kan die verantwoordelijk zijn voor het maken van documentatie. De sleutel is het vinden van de juiste plek waar iedereen het beste werk kan leveren.
6. Bied stimulansen voor het behalen van mijlpalen
Mensen kunnen het doel uit het oog verliezen als ze niet goed gemotiveerd zijn. Een manier om iedereen op koers te houden is het aanbieden van stimulansen voor het behalen van mijlpalen. Dit kan gaan van een bonus aan het einde van het project tot publieke erkenning voor goed werk.
Wat u ook kiest, zorg ervoor dat het iets is dat mensen daadwerkelijk motiveert om hun beste werk te leveren. Te kleine of niet relevante stimulansen zullen worden genegeerd, wat de zaken juist kan verergeren.
7. Stel realistische doelen die binnen het tijdschema kunnen worden bereikt
SMART-doelstellingen zijn specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden. Dit acroniem is een handige manier om te onthouden wat een doel effectief maakt. Wanneer u doelen stelt voor uw project, zorg er dan voor dat ze aan al deze criteria voldoen.
Als een doel te vaag of onrealistisch is, kan dat de teamleden ontmoedigen en tot frustratie leiden. Als een doel daarentegen te gemakkelijk is, zal het mensen niet uitdagen om hun beste werk te leveren. Het juiste evenwicht vinden is de sleutel tot het stellen van doelen die uw team daadwerkelijk zullen helpen slagen.
8. Splits het project op in kleinere taken om het beter beheersbaar te maken
Hoe beter beheersbaar een taak, hoe groter de kans dat hij wordt uitgevoerd. Daarom is het belangrijk het project op te splitsen in kleinere taken die gemakkelijk kunnen worden uitgevoerd. Dit maakt de zaken niet alleen beter beheersbaar voor de teamleden, maar helpt ook om het project als geheel op koers te houden.
Als u bijvoorbeeld werkt aan een herontwerp van een website, breek het project dan op in kleinere taken zoals het maken van wireframes, het ontwerpen van de homepage en het coderen van de site. Dit maakt het voor alle betrokkenen gemakkelijker en helpt overweldiging te voorkomen.
9. Zorg voor een noodplan voor als het misgaat
Er zullen dingen misgaan; dat is onvermijdelijk. Het belangrijkste is dat u een noodplan hebt voor het geval dat. Zo kunt u een complete ramp voorkomen en het project op schema houden.
Uw noodplan moet rekening houden met veel voorkomende problemen, zoals zieke teamleden of defecte apparatuur. Het moet ook een actieplan bevatten voor elk probleem, zodat iedereen weet wat hij of zij moet doen als er iets misgaat.
U moet ook over een rampenplan beschikken om te kunnen reageren op cyberaanvallen. Een regelmatige back-up van gegevens op een veilige server om een ramp bij een ransomwareaanval te voorkomen, zou bijvoorbeeld uw eerste stap moeten zijn.
Als cybercriminelen toegang krijgen tot uw gegevens en dreigen deze te vernietigen als u niet betaalt, bent u in een veel betere positie dan wanneer u niet regelmatig een back-up van uw informatie maakt. In plaats van te moeten krabbelen, kunt u rechtstreeks naar de autoriteiten gaan.
10. Celebrate successes along the way
Een van de beste manieren om mensen gemotiveerd te houden en hun aandacht op het doel te richten, is successen onderweg te vieren. Dit betekent niet dat u een groot feest moet geven telkens als er iets goed gaat, maar wel dat u de tijd moet nemen om mijlpalen te erkennen en te waarderen wanneer ze worden bereikt.
Dit kan gaan van een eenvoudige e-mail om het team te feliciteren met goed werk tot een informele bijeenkomst waar iedereen even kan ontspannen. Wat u ook doet, zorg ervoor dat het iets is waarvan iedereen zal genieten en dat het daadwerkelijk het succes van het project viert.
Conclusie
Projectbeheer is een complex proces, maar er zijn een paar eenvoudige dingen die u kunt doen om uw kansen op succes te vergroten. Door realistische doelen te stellen, het project op te delen in beheersbare taken en iedereen gemotiveerd te houden, kunt u ervoor zorgen dat uw project op schema blijft.
Opmerking: Dit blogartikel is geschreven door een gastauteur om onze lezers een breder scala aan inhoud te kunnen bieden. De meningen in dit artikel van de gastauteur zijn uitsluitend die van de auteur en komen niet noodzakelijkerwijs overeen met die van GlobalSign.
