En los últimos años, ha habido una evolución en la eficiencia empresarial y las soluciones de firma digital y de documentos son cada vez más aceptadas en todas las organizaciones. Pero, ¿dónde entran en juego las firmas electrónicas y cuál es el método más seguro para proteger los documentos internos? En este artículo, veremos la principal diferencia entre firma digital y electrónica, qué es una Firma Electrónica Cualificada (QES) y cuándo y por qué debería firmar con una.
¿Cuál es la diferencia entre firmas digitales y electrónicas?
Seamos honestos, los términos "firma electrónica" y "firma digital" a menudo se usan indistintamente, pero cuando se trata de garantizar la integridad de un documento, marcan una gran diferencia. Es posible que una firma electrónica simple no tenga verificación de identidad, mientras que una firma digital se utiliza para proporcionar una sólida garantía de identidad
¿Qué tipos de firmas electrónicas existen?
Cuando se trata de firma electrónica existen tres niveles: Simple, Avanzada y Cualificada.
Una Firma Electrónica Simple (SES) es la más básica y solo requiere una copia de una firma. A diferencia de avanzada y cualificada, no ofrece ninguna confianza de que el documento haya sido modificado y no existe una verificación confiable de la identidad del firmante. El problema es que se puede cuestionar la firma al no haber pruebas de que fue él quien firmó el documento. Las firmas electrónicas avanzadas (AES) brindan esta confianza y seguridad y, si bien representan una gran mejora con respecto a las SES, las firmas electrónicas cualificadas (QES) ofrecen el más alto nivel de seguridad, confianza y veracidad.
¿Qué es una firma QES?
Una firma QES está respaldada por un certificado digital cualificado, proporcionado por un Proveedor de servicios de confianza cualificado (QTSP) y firmado mediante un Dispositivo de creación de firma cualificado (QSCD).
Una firma electrónica se considera cualificada cuando cumple los siguientes requisitos:
- La identidad del firmante está vinculada a la firma y se verifica mediante la confirmación de su identidad.
- Los datos de la firma fueron creados bajo el control exclusivo del firmante.
- Los datos que acompañan a la firma deben poder identificarse como no alterados desde la firma.
Legalmente vinculante en toda la Unión Europea
Como estas firmas están vinculadas exclusivamente a la identidad del firmante, una QES no puede descartarse ni negarse su admisibilidad como prueba y se reconoce como una firma válida y legalmente vinculante en todos los estados miembros de la Unión Europea. Por tanto, las Firmas Electrónicas Cualificadas son una solución adecuada para el cumplimiento de normativas como eIDAS (Identificación Electrónica, Autenticación y Servicios de Confianza).
¿Cuándo utilizaría una firma electrónica cualificada?
Las organizaciones deben optar por adoptar firmas electrónicas cualificadas para brindar el más alto nivel de confianza e integridad con respecto a todos los documentos creados y firmados internamente. Estos pueden variar desde contratos, órdenes de compra, documentos de recursos humanos, aplicaciones regulatorias, documentos académicos, informes financieros y documentos de auditoría interna.
Combinada con Sellos Cualificados, una solución habilitada totalmente cualificada permite a una organización garantizar la originalidad de un documento, así como la firma que aprueba ese documento.
Y, por último, no todas las soluciones QES son iguales. Asegúrate de elegir tu solución entre un QTSP que ofrezca una tecnología totalmente segura y eficiente que permita a tu fuerza laboral remota utilizar dispositivos móviles para autenticar sus firmas en cualquier momento y lugar.
El más alto nivel de seguridad con solo presionar un botón
Una ventaja de las firmas cualificadas es la facilidad de uso para los usuarios finales. Si un empleado tiene un certificado personal vinculado a él, tiene la posibilidad de utilizar una firma electrónica cualificada. El proceso de verificación podría completarse con el uso de hardware como tarjetas inteligentes o tokens, pero con la solución adecuada, no será necesario hardware y las firmas se podrán verificar con autenticación móvil, como el Servicio de firma cualificada de GlobalSign (o QSS).
QSS, un servicio de firma basado en la nube, significa que las organizaciones pueden producir, implementar y administrar sellos o firmas electrónicas cualificadas en su aplicación de firma existente. Para obtener más información sobre el servicio de firma cualificada de GlobalSign, descarga nuestra ficha técnica o haz clic en el botón a continuación.
