Los acontecimientos de los últimos años han hecho que, personal y profesionalmente, nos estamos adentrando cada vez más en un mundo más digitalizado y sin papeles.
Las empresas optan cada vez más por modelos de trabajo a distancia e híbridos, así como por prácticas empresariales más sostenibles desde el punto de vista medioambiental y financiero, ya que su objetivo es reducir el consumo corporativo.
Una forma pequeña pero eficaz de alcanzar estos objetivos es adoptar procesos de firma electrónica y digital, reduciendo la necesidad de papeleo físico y acuerdos en persona.
¿Qué son la firma electrónica y la firma digital?
Toda firma digital es electrónica, pero no toda firma electrónica es digital, ¿cuál es la diferencia?
En primer lugar, las firmas electrónicas o eSignatures son una forma eficaz de obtener documentos firmados rápidamente desde cualquier parte del mundo y en cualquier momento. Hay muchos tipos diferentes de firma electrónica y en su forma más básica van desde escaneos en papel de firmas físicas cargadas en un documento, hasta confirmaciones por correo electrónico en respuesta a un acuerdo. Algunas plataformas de firma electrónica ofrecen incluso la opción de crear y añadir su propia firma personal para guardarla y adjuntarla a cualquier documento o PDF cuando sea necesario.
Aunque se trata de una forma eficaz y sencilla de firmar documentos, no garantiza la integridad de un documento ni proporciona una garantía de identidad sólida. Aquí es donde entran en juego las firmas digitales. Las firmas digitales son un tipo de firma electrónica, pero se basan en la Infraestructura de Clave Pública (PKI).
Esto significa que, mientras que la forma más sencilla de firma electrónica puede no verificar la identidad del firmante, las firmas digitales son capaces de autenticar y asegurar los documentos firmados con un certificado digital cifrado, protegiendo el documento y todo su contenido.
Las firmas digitales ofrecen mayor seguridad que la mayoría de las firmas electrónicas, ya que se cifran con una clave privada y no pueden descifrarse sin la clave pública correspondiente. Tampoco pueden ser impugnadas ante un tribunal, ya que sólo pueden ser alteradas por las partes destinatarias, a las que también se notifica cualquier cambio para que no puedan ser falsificadas o manipuladas.
¿Cómo se utilizan las firmas digitales?
Cada vez más industrias y sectores públicos incorporan la firma digital a sus procesos burocráticos y administrativos.
Las firmas digitales se utilizan en los sectores inmobiliario y financiero como una forma cómoda y eficaz de firmar solicitudes y acuerdos, documentos de cumplimiento y normativos, y son en general una herramienta eficaz para reducir el riesgo de fraude en los casos de préstamos y seguridad financiera.
Los sectores de recursos humanos y gubernamental han optado por la firma digital como método para asegurar los datos personales de empleados y miembros del público, como la incorporación, las prórrogas de contratos, los salarios y/o la documentación relativa a la rescisión del contrato.
Las firmas digitales también proporcionan responsabilidad en los contratos empresariales y laborales, ya que las firmas que figuran en los contratos son legalmente vinculantes, lo que evita o resuelve rápidamente las disputas entre las partes que puedan surgir más adelante, ahorrando tiempo y dinero.
¿Por qué cada vez más empresas adoptan la firma digital?
En la década de 2020, hemos visto cambios claramente observables en los modelos de trabajo de las empresas a medida que éstas se adaptan a un mundo cada vez más digital. El procesamiento digital y la automatización de los procesos administrativos en las empresas han creado un entorno de trabajo más flexible y más organizaciones están empezando a ponerse al día. Además, la firma digital de documentos es más sostenible y rentable que su equivalente en papel, ya que ahorra papel y el costo que conlleva.
Sin embargo, las ventajas más importantes que la firma digital ofrece a las empresas son la rentabilidad y la seguridad.
Como se basan en PKI, las firmas digitales pueden ayudar a las empresas en sus políticas de cumplimiento al contener los datos asociados en consecuencia, así como los propios documentos, ayudando a proteger los datos de cualquiera que firme, como empleados, clientes, arrendatarios, etcétera. Por supuesto, esto también protege a las empresas de las sanciones por incumplimiento.
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