Retrocedamos unos cuantos (¡cien!) años y un sello de cera era el único sello de aprobación que una empresa necesitaba para proteger sus documentos demostrando que el documento no había sido manipulado. Hoy en día, cuando los documentos digitales impulsan las transacciones comerciales, los sellos también han recibido una actualización digital.
Pero, ¿qué son, en qué se diferencian unas firmas de otras y cómo pueden utilizarse en tu empresa? Veamos todo esto y mucho más.
- ¿Qué es un sello electrónico?
- ¿Cuál es la diferencia entre un sello electrónico y una firma digital?
- ¿Cuáles son los distintos tipos de sellos electrónicos?
- ¿Por qué deben utilizar los sellos electrónicos las empresas?
- ¿Para qué tipo de documentos deben utilizarse los sellos electrónicos?
- Cómo crear un sello electrónico de empresa
- Cómo protegen tus documentos los sellos electrónicos de GlobalSign
¿Qué es un sello electrónico o eSeal?
Un sello electrónico, o eSeal, es una versión digital de un sello corporativo, que verifica el origen de un documento electrónico. Los eSeals se basan en la tecnología de Infraestructura de Clave Pública (PKI), que respalda la validez, integridad y seguridad del eSeal.
Para generar un sello electrónico, una persona jurídica debe ser examinada y autenticada por un tercero o mediante un proceso de verificación de identidad a distancia. Al igual que su homólogo de firma digital, un eSeal está respaldado por un certificado digital que "sella" datos, documentos sensibles y otras comunicaciones para garantizar que son inviolables y proceden de una fuente fiable.
A continuación se muestra una matriz con las distintas opciones de firma disponibles.
¿Cuál es la diferencia entre un sello electrónico y una firma digital?
Mientras que una firma digital se utiliza para representar a una persona física, un sello electrónico representa a una entidad jurídica u organización. El uso tanto de la firma digital como del sello electrónico tiene una finalidad común, pero también hay una serie de diferencias fundamentales:
¿Cuáles son los distintos tipos de certificados de sello electrónico?
Tradicionalmente, existen dos tipos diferentes de sellos electrónicos: Avanzados y Cualificados. Ambos sellos electrónicos cumplen los requisitos establecidos en el artículo 36 del Reglamento eIDAS, pero los sellos electrónicos cualificados ofrecen un mayor nivel de seguridad. Se verifican con un certificado cualificado y un Dispositivo Cualificado de Creación de Firma (QSCD), y ofrecen el máximo nivel de garantía al documento al que se aplican.
En 2023, GlobalSign introdujo otra opción en el mercado, los sellos de confianza cualificados. Los "sellos de confianza cualificados" son similares a los sellos electrónicos avanzados, pero la principal diferencia es que se emiten mediante un certificado cualificado. Debido a esto, llevan la confianza de identidad hasta un nivel cualificado que cumple con el reglamento eIDAS (910/2014 Anexo III) y son de confianza EUTL. Debido a esto, llevan la confianza hasta un nivel cualificado que cumple con el reglamento eIDAS (910/2014 Anexo III) y son de confianza EUTL.
Más información sobre los sellos de confianza cualificados aquí
Con la introducción de un nuevo nivel de eSeal, es importante comprender las diferencias clave entre las opciones de sellado:
¿Por qué deben utilizar eSeals las empresas?
Las empresas deberían considerar la posibilidad de utilizar los sellos electrónicos, ya que proporcionan un nivel adicional de seguridad para los documentos de la organización al ofrecer las siguientes ventajas:
- Únicos para cada entidad: tras un minucioso proceso de verificación, la organización recibe un certificado digital vinculado a su sello electrónico.
- Proporciona integridad al documento: el uso de componentes criptográficos garantiza que el contenido del documento está bloqueado y sellado. Gracias a este proceso de firma seguro, para modificar el documento es necesario romper el sello y, si se rompe, los cambios realizados se detectan al instante.
- Proporciona confianza sobre quién ha creado un documento: sólo las personas autorizadas a utilizar el sello pueden firmar un documento. Además, los sellos se pueden sellar con fecha y hora, lo que indica la fecha y hora exactas en que se aplicó el sello.
- Garantiza la conformidad legal de los documentos de la organización: los sellos electrónicos crean un documento con sello de fecha y hora, a prueba de manipulaciones, y añaden seguridad sobre quién lo creó y cuándo, todo lo cual desempeña un papel importante en el establecimiento de registros de auditoría, el cumplimiento de diversas normativas y la sostenibilidad legal.
- Acelera los procesos de firma digital de documentos: los sellos electrónicos agilizan las transacciones comerciales, ahorrando tiempo y costos administrativos.
¿Por qué deben utilizar eSeals las empresas?
¿Para qué tipo de documentos debe utilizarse eSeals?
Cuando una organización necesita firmar grandes volúmenes de documentos (lo que también se conoce como firma masiva), eSeals puede utilizarse para firmar documentos automáticamente a gran velocidad. Todas las empresas, ya sean grandes o pequeñas, tienen la necesidad de procesar y distribuir documentos electrónicos. Algunos de los usos más comunes de eSeals son:
Sellado de documentos generados automáticamente, como:
- Facturación electrónica
- Archivo electrónico
- Extractos electrónicos
- Facturas electrónicas
- Recibos electrónicos
Garantizar la integridad y el origen de datos sensibles para crear documentos a prueba de manipulaciones, por ejemplo:
- Propiedad intelectual
- Presupuestos
- Informes financieros
- Informes médicos
Cómo crear un sello electrónico de empresa
Si ya sabes qué tipo de sello electrónico necesita tu organización, es una buena idea investigar un poco antes de seleccionar una autoridad certificadora (CA). La CA seleccionada debe satisfacer las necesidades de tu organización para implementar un sello electrónico, incluido el cumplimiento, la integridad y, sobre todo, la confianza.
A la hora de crear un sello electrónico, la mejor práctica consiste en crear una matriz de sellado que ofrezca una visión general de lo que tu organización necesita de tu sello electrónico. Esto incluirá el nivel de confianza requerido, las normativas de cumplimiento locales para tu organización, el nivel de cumplimiento y el flujo de trabajo de firma aplicable.
Si no estás seguro de qué tipo de sello necesita tu organización, asegúrate de asociarse con una CA de confianza que trabaje contigo para identificar y seleccionar la mejor solución para tus requisitos.
Cómo los sellos electrónicos de GlobalSign protegen tus documentos
Si tienes un flujo de trabajo de firma de gran volumen, o tienes necesidades de firma automatizada, querrás una solución que genere grandes volúmenes de sellos de confianza para los flujos de trabajo de documentos y las aplicaciones existentes en las empresas. Con el servicio de firma digital (DSS) de GlobalSign, se puede utilizar una sencilla API REST y las organizaciones pueden implementar rápidamente sellos electrónicos con una necesidad mínima de desarrollo o gastos generales, y sin necesidad de gestionar hardware local. Desde enero de 2023, nuestro Digital Signing Service ha generado más de 32 millones de firmas, de las que aproximadamente el 75% son sellos.
Nuestra oferta de sellos de confianza cualificados está impulsada por DSS y permite a las organizaciones implementar automáticamente sellos en cualquier aplicación de firma, con el valor añadido de contar con la confianza de la Lista de Confianza de la Unión Europea (EUTL) y la acreditación para ofrecer el máximo nivel de cumplimiento de las garantías de identidad según la normativa eIDAS de la UE.
Más información sobre nuestro servicio de firma digital
Alternativamente, nuestra solución es ideal para una organización que necesita garantizar que los documentos se aprueban de manera eficiente, pero también se firman de forma segura con un certificado cualificado. Impulsado por API, nuestro servicio de firma cualificada basado en la nube tiene una corta vida útil del certificado, lo que proporciona capas adicionales de seguridad y autorización. El servicio de firma cualificada permite a las organizaciones proteger los documentos internos, al tiempo que reduce el riesgo con un sello que ofrece un alto valor jurídico y cumple la normativa eIDAS de la UE.
