¿Cuándo fue la última vez que escribiste un cheque o supiste dónde estaba tu chequera? Para la mayoría de nosotros, incluso ir al banco es algo raro (si es que podemos encontrar uno que esté abierto), y ahora todo se hace a través de la banca por Internet. Es rápido, fácil, conveniente y seguro. ¿Imagina tener que volver a los cheques y visitar constantemente el banco en persona para realizar la mayoría de tus transacciones financieras? ¡Las compras online todavía estarían en la edad de piedra y nuestra vida cotidiana sería muy diferente!
La misma evolución se ha producido en el caso de los documentos y los datos, aunque, al igual que la banca por Internet, se trata de un cambio sutil y gradual que muchos no han notado realmente. No parece hace mucho tiempo atrás que todo lo que necesitabas se imprimiera en papel con membrete, se enviará por correo para que lo firmaran y luego se devolvía. Aparte del factor de huella ecológica y de carbono, los costos para el negocio eran mucho mayores, tanto logísticamente en el envío y recepción, como también en la espera para cerrar las transacciones.
Y aquí es donde la evolución del sellado y firma de documentos no sólo se ha desarrollado de diferentes maneras sino que añade beneficios a las empresas y a los usuarios finales.
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Los peligros de los documentos electrónicos
Puede parecer obvio, pero pasar a un mundo de documentos electrónicos ofrece muchos beneficios tanto para la organización como para los usuarios o empleados, pero también hay peligros en el camino.
Para que un documento físico sea legalmente vinculante, pasaría por algo como esto:
- Una carta o documento se imprime en papel con membrete y está firmado por uno o más representantes de la organización para demostrar su autenticidad.
- Luego, el documento se entrega o se envía por correo al destinatario, quien asumirá que es auténtico o puede comunicarse con el remitente para verificarlo.
- Luego procesarán o acusarán recibo del documento, o lo firmarán y lo devolverán.
Todo eso requiere tiempo y recursos, pero al menos la versión tradicional en papel creaba un documento legalmente vinculante y una prueba de firma, especialmente si fue visto o certificado ante notario para evitar disputas. Pero es un proceso muy lento e ineficiente que se repetiría muchas veces al día.
La forma que muchas organizaciones utilizan ahora es firmar documentos digitalmente y luego enviarlos electrónicamente para que los destinatarios los vean, aprueben o firmen. Suena simple, ¿verdad? Bueno, sí, lo es, y lo rápido y lo simple tienen su lugar, pero en el mundo de los contratos legales, las transacciones financieras y cualquier documento que indique hechos y cifras o prometa un compromiso, lo rápido y lo simple no es lo suficientemente bueno ni legalmente vinculante.
¿Por qué?
Como institución financiera, ¿aceptarías una hipoteca firmada electrónicamente por 500.000 libras sin ninguna prueba legal de que realmente es el consumidor quien la firmó? Podrían disputarlo más tarde en los tribunales, y ¿dónde te sitúa eso a ti, el prestamista? ¿Sería eso un riesgo aceptable para la organización?
Lo mismo se aplica a los acuerdos internos. Un empleado necesita saber sin lugar a dudas que un documento, contrato o acuerdo se originó sin cambios en su organización, antes de siquiera considerar confiar en él, y mucho menos firmarlo. Y una vez firmada, esa firma debe ser indiscutible. Todo esto se complica aún más si se garantiza que el proceso sigue siendo rápido y sencillo de implementar y utilizar. Y este es el problema al que se enfrentan las organizaciones de todo el mundo.
¿Cómo saben que están implementando la solución adecuada para protegerse y evitar multas, sanciones o pérdida de ingresos?
El mundo electrónico según eIDAS
La buena noticia es que las regulaciones, como eIDAS, han establecido los requisitos tanto para las organizaciones que implementan la solución correcta, pero igualmente importante, establecen los requisitos para las Autoridades Certificadoras (CA) que crean los certificados y las soluciones. que funcionan con una aplicación de firma de organización.
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Dado que la mayoría de los países adoptan eIDAS, o regulaciones estrictas equivalentes, se garantiza el cumplimiento y los requisitos establecidos. Las organizaciones deben implementar la solución adecuada, utilizando el nivel adecuado de certificados para poder protegerse a sí mismas y a sus empleados. Aunque existen distintos niveles, el nivel cualificado de sellos y firmas es lo que las organizaciones deberían buscar implementar, ya que ofrecen el más alto nivel de seguridad y son legalmente vinculantes.
Y aquí es donde el Servicio de firma cualificado (QSS) viene al rescate.
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