Los términos firma electrónica y firma digital se utilizan a menudo indistintamente, aunque existen algunas diferencias clave entre ellos. Mientras que las firmas electrónicas abarcan una amplia gama de métodos para firmar digitalmente documentos, las firmas digitales utilizan específicamente técnicas criptográficas avanzadas para añadir una capa adicional de seguridad y autenticación a los documentos firmados.
Ambos tipos de firma tienen sus propias ventajas. Acompáñanos a desglosarlas y a explorar todo lo que necesitan saber sobre las firmas electrónicas y digitales.
¿Qué es una firma electrónica?
Una firma electrónica es una representación digital de la intención de una persona de firmar un documento o acuerdo. Estas firmas pueden adoptar diversas formas, como imágenes escaneadas de firmas manuscritas, nombres mecanografiados o incluso voces grabadas.
En términos más generales, la firma electrónica se utiliza para referirse a cualquier firma que se aplica electrónicamente en lugar de en un papel físico. Una firma electrónica no confirma el contenido de un documento ni proporciona seguridad y garantía. Además, no todas las firmas electrónicas tienen el mismo nivel de garantía ante la ley. Los sectores muy regulados, como el financiero o contable, el de recursos humanos, el jurídico y el sanitario, deberían considerar una opción más segura para garantizar el cumplimiento de las normas reglamentarias.
¿Qué es una firma digital?
Una firma digital es un tipo de firma electrónica que utiliza tecnología criptográfica para crear un certificado digital, con el fin de proporcionar una prueba de identidad. Al crear una «huella digital» única, las firmas digitales proporcionan el máximo nivel de garantía de seguridad al verificar la identidad del firmante. Esto se hace a través de un tercero de confianza, conocido como Autoridad Certificadora (CA).
Las firmas electrónicas avanzadas (AES) y las firmas electrónicas cualificadas (QES) son firmas digitales, ya que están respaldadas por criptografía y ofrecen garantías de seguridad de distintos niveles.
Las firmas digitales garantizan que:
- El documento es auténtico y procede de una fuente verificada
- Las identidades han sido verificadas por una organización de confianza pública (la CA)
- El documento no ha sido manipulado desde que se firmó digitalmente, ya que la firma se mostraría como no válida si se realizaran cambios
Cuáles son los distintos tipos de firmas digitales?
Existen cinco tipos de firmas:
- Firmas electrónicas simples (SES) - es el tipo de firma más básico y el menos seguro, ya que no proporciona ninguna verificación de la identidad del firmante.
- Sello Electrónico (eSeal) - es un equivalente digital de un sello corporativo utilizado para verificar la integridad y el origen de un documento electrónico. Los eSeals tienen el mismo peso que una Firma Electrónica Avanzada
- Firma electrónica avanzada (AES) - es un tipo de firma electrónica que ofrece un mayor nivel de seguridad y autenticación mediante el uso de criptografía a través de un certificado digital emitido por un proveedor de servicios de confianza.
- Firmas electrónicas cualificadas (QES) - es la forma más segura de firma electrónica que cumple requisitos legales específicos y está respaldada por un certificado digital cualificado, también emitido por un proveedor de servicios de confianza cualificado (QTSP).
- Sellos electrónicos cualificados - se verifican con un certificado cualificado, emitido por un QTSP, lo que significa que el propietario del sello ha sido investigado y verificado para proporcionar un sólido nivel de confianza digital.
- Sellos de confianza cualificados (QTSeals) - Un tipo de sello electrónico que se genera con un certificado digital cualificado. Emitido por un QTSP, proporciona un nivel cuantificado de confianza y puede utilizarse para firmar documentos a escala.
Es importante entender los diferentes tipos de firmas electrónicas disponibles y, en última instancia, qué tipo proporciona el mejor nivel de seguridad requerido para un individuo y/o empresa.
¿Son legales las firmas electrónicas?
Sí, las firmas digitales están reconocidas como legalmente vinculantes. Pero es importante tener en cuenta que hay diferentes tipos de firmas que tienen diferente peso. Por ejemplo, una Firma Electrónica Cualificada (QES) no puede ser impugnada ni se le puede negar su admisibilidad como prueba, ya que está vinculada de forma única con la identidad del firmante.
Diversas leyes y reglamentos, como la Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act de Estados Unidos y el Reglamento eIDAS de la Unión Europea, establecen un marco jurídico para el uso y la aceptación de las firmas electrónicas. Es importante familiarizarse con las leyes y normativas específicas de cada jurisdicción para garantizar el cumplimiento y la validez legal.
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¿Cuál es la diferencia entre firma electrónica y firma digital?
Existen varias diferencias entre las firmas electrónicas y las firmas digitales, desde la tecnología y la infraestructura utilizadas para desplegarlas y el nivel de seguridad y autenticación, hasta los marcos legales y los requisitos de cumplimiento normativo, pasando por los casos de uso y la adopción por parte del sector.
La firma electrónica engloba una amplia gama de métodos para firmar documentos, mientras que la firma digital ofrece además medidas avanzadas de seguridad y autenticación mediante tecnología criptográfica.
A continuación desglosamos con más detalle las principales diferencias:
- Tecnología e infraestructura: Las firmas electrónicas pueden aplicarse con diversos métodos, como imágenes escaneadas de firmas manuscritas, nombres mecanografiados o voces grabadas. Las firmas digitales, por su parte, crean una «huella digital» única del documento utilizando tecnología criptográfica, lo que proporciona mayor seguridad e integridad.
- Nivel de seguridad y autenticación: Las firmas digitales proporcionan un mayor nivel de seguridad en comparación con las firmas electrónicas. Las firmas electrónicas no proporcionan seguridad, garantía o confirmación del contenido de un documento.
- Marcos legales y requisitos de conformidad: Las firmas digitales requieren el uso de un certificado emitido por un Proveedor Cualificado de Servicios de Confianza (QTSP) para establecer la identidad del firmante. Un QTSP proporciona la verificación de la identidad del firmante y debe cumplir la normativa, como eIDAS. Por otro lado, las firmas electrónicas pueden no cumplir los requisitos legales y su aceptación puede variar.
- Casos de uso y adopción en el sector: Los documentos firmados electrónicamente, en su forma más simple, han aumentado con los años y en diversos sectores. Sin embargo, las firmas digitales, debido a su mayor seguridad y validez legal, suelen preferirse en situaciones en las que se necesitan mayores niveles de integridad y no repudio, como en transacciones financieras, documentos legales o acuerdos delicados.
Beneficios de las firmas digitales
El uso de la firma digital tiene una serie de ventajas, entre las que se incluyen:
- Ventajas de ahorro de costos y tiempo: Las firmas digitales agilizan el proceso de firma, ya que los documentos se pueden firmar y compartir al instante, lo que ahorra tiempo y reduce los retrasos en las transacciones
- Mayor seguridad: Mediante el uso de firmas digitales y los elementos criptográficos, un documento firmado puede conservar su integridad y autenticidad y proporcionar un alto nivel de seguridad, y reduce el riesgo de fraude y manipulación
- Mejora de la experiencia del usuario: Las firmas digitales pueden mejorar la experiencia ofreciendo la flexibilidad de firmar documentos desde cualquier lugar, en cualquier momento y utilizando cualquier dispositivo con conexión a Internet.
- Ahorro de costos y sostenibilidad medioambiental: Se elimina la necesidad de impresión, papel, tinta y envío, lo que ahorra los costos asociados a la documentación física y contribuye a la sostenibilidad medioambiental.
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¿Qué sectores y casos de uso tienen las firmas digitales?
Las firmas digitales tienen amplias aplicaciones en diversos sectores y casos de uso.
- Sector jurídico: firma de contratos, acuerdos y documentos legales, garantizando su autenticidad e integridad.
- Servicios bancarios y financieros: transacciones seguras, incluidas aprobaciones de préstamos, acuerdos de inversión y documentos bancarios.
- Sanidad: formularios de consentimiento, historiales médicos y recetas.
- Administración y sector público: documentos oficiales, permisos y licencias.
- Transacciones inmobiliarias: contratos de venta de propiedades, contratos de alquiler, documentos de gestión y formularios de consentimiento.
- RRHH: contratos de trabajo, evaluaciones, políticas y manuales, documentos de formación y certificación.
Hay muchos otros sectores que se benefician de la eficacia, seguridad y validez jurídica que ofrecen las firmas digitales.
Cómo elegir la solución de firma de documentos adecuada
A la hora de seleccionar la solución de firma electrónica adecuada, hay que tener en cuenta varios factores. En primer lugar, evalúa las medidas de seguridad existentes, como el cifrado y el cumplimiento de las normas del sector. Considera las capacidades de integración con tus sistemas de software existentes, como las plataformas de gestión de documentos o de gestión de relaciones con los clientes. También es importante evaluar la escalabilidad para asegurarte de que se ajusta a las necesidades de tu organización. Además, debes buscar una solución que ofrezca una interfaz fácil de usar y que admita diversos formatos de documentos. Por último, ten en cuenta la reputación, la atención al cliente y el historial del proveedor para garantizar una asociación fiable y de confianza.
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Mejores prácticas para implementar firmas digitales
Una vez que hayas evaluado las necesidades y objetivos específicos de tu organización, la implementación eficaz de las firmas digitales requiere la aplicación de las mejores prácticas.
- Desarrolla políticas y procedimientos en torno a los procesos de firma, y educa a los empleados.
- Da prioridad a la seguridad seleccionando una solución que emplee un cifrado y una autenticación sólidos.
- Para maximizar la eficacia, integra la solución sin problemas en los flujos de trabajo existentes.
- Revisa y actualiza periódicamente tus procesos para cumplir los requisitos y normativas pertinentes.
- Proporciona la formación y el soporte adecuados para garantizar la adopción y el uso sin problemas en toda la organización.
Una vez que tu administrador de TI haya dado los pasos necesarios para habilitar la firma digital en tu organización, firmar digitalmente un documento es tan fácil como tocar un papel con un bolígrafo.
Tendencias futuras en la firma digital
Naturalmente, el futuro de la firma digital vendrá determinado por los avances tecnológicos, los cambios en las normativas y estándares (así como los nuevos) y el desarrollo de integraciones con otras soluciones digitales. Pero lo que es importante tener en cuenta es que estas tendencias contribuirán a aumentar la seguridad, la adopción generalizada y la eficacia en el ámbito de las transacciones electrónicas y la firma de documentos.
Con los constantes avances tecnológicos, existe la posibilidad de aplicar métodos de autenticación innovadores, como la biometría y la verificación basada en la inteligencia artificial. El uso de estas tecnologías mejorará la seguridad y fiabilidad de las firmas electrónicas y digitales.
Los gobiernos y organismos reguladores de todo el mundo están reconociendo la importancia de establecer directrices y marcos jurídicos claros para las transacciones electrónicas. Se espera que surjan nuevos reglamentos y normas, junto con cambios en las leyes existentes, que conduzcan al desarrollo de normativas más completas y reconocidas a nivel mundial para garantizar la validez y aplicabilidad de las firmas digitales a través de las fronteras.
La integración con otras soluciones digitales también ampliará las posibilidades de los firmantes. La firma digital se está convirtiendo en parte integrante de los flujos de trabajo digitales integrales, lo que permite una transición fluida desde la creación del documento hasta su firma y archivo.
En resumen: Las firmas digitales son más seguras
Firmar un documento electrónicamente se está convirtiendo en parte de nuestra vida cotidiana y puede mejorar los flujos de trabajo de tu organización, la experiencia del cliente y del personal, al tiempo que proporciona seguridad y, si es necesario, el no repudio. En resumidas cuentas, una firma digital es más segura que una imagen de una firma aplicada electrónicamente, y la implementación de una solución de firma de documentos en tu empresa tiene varias ventajas. La solución variará en función del sector y el caso de uso de tu organización.
Si deseas liberar el poder de las firmas digitales para tu organización, GlobalSign puede ayudarte. Nuestras soluciones de firma de documentos están diseñadas para ofrecer opciones que se adapten a las necesidades de tu organización y protejan los documentos y agilicen los flujos de trabajo con firmas y sellos digitales para proporcionar seguridad, integridad y confianza.
Nota del editor: Este blog se publicó originalmente el 11 de julio de 2023, pero desde entonces se ha actualizado para reflejar los cambios del sector y las nuevas perspectivas.
