La conformidad de las facturas electrónicas (eInvoice Compliance) hace referencia a las leyes y normativas que las empresas y los compradores deben cumplir al enviar y recibir facturas electrónicas. Esto también significa que cualquier solución de factura electrónica debe cumplir los requisitos fiscales asociados a las facturas.
En este artículo, veremos cómo tanto la Unión Europea como los países de todo el mundo tienen requisitos diferentes en cuanto a los elementos obligatorios de una factura, que se especifican en la legislación local. También es importante tener en cuenta que los requisitos se basan en la jurisdicción en la que se emite una factura.
Adopción generalizada del reporte digital y la facturación electrónica en la Unión Europea
¿Qué es la facturación electrónica?
La variación de las normas de facturación entre los distintos países creaba obstáculos para la tramitación de facturas en las transacciones transfronterizas. En consecuencia, se estableció una política europea que condujo a la introducción de una nueva Norma Europea de facturación (Directiva 2014/55/UE sobre facturación electrónica). Esto implica que, a partir de abril de 2019, las entidades públicas europeas debían implementar sistemas de facturación electrónica, y los proveedores que realizan operaciones comerciales con estas entidades en la Unión Europea (UE) estaban obligados a garantizar que sus facturas electrónicas se ajustaban a las normas definidas por la Directiva.
Además, las empresas que comercian en la Unión Europea deben cumplir diversas normativas, entre las que destacan la Directiva sobre facturación electrónica y la Directiva sobre el VAT de la UE.
La facturación electrónica desempeña un papel importante en el contexto de la Directiva sobre el Impuesto sobre el Valor Añadido (VAT) y las transacciones entre empresas (B2B) y entre empresas y administraciones públicas (B2G).
VAT en la era digital - Facturación electrónica y cumplimiento de la Directiva del VAT de la UE
La Directiva del VAT de la UE, introducida en 2006, es un conjunto de normas establecidas por la UE que regulan la fiscalidad de bienes y servicios en los Estados miembros de la UE. El artículo 233 de la Directiva del VAT de la UE proporciona una orientación clara sobre lo que debe incluirse en las facturas, junto con otras condiciones relativas a la autenticidad del origen de la identidad del remitente y la integridad del contenido de la factura, demostrando que no ha sido modificada desde su emisión. Esto debe garantizarse mediante una firma electrónica avanzada o cualificada, o utilizando un intercambio electrónico de datos (EDI).
La firma electrónica reconocida debe basarse en un certificado reconocido y ser creada por un Dispositivo Reconocido de Creación de Firma (QSCD).
¿Qué relación tiene la facturación electrónica con la legislación sobre el VAT y por qué es tan importante en las transacciones B2B y B2G?
La facturación electrónica está estrechamente vinculada a la Directiva del VAT, en particular en el contexto de las transacciones transfronterizas B2B dentro de la UE
- Transacciones transfronterizas: La Directiva del VAT proporciona directrices sobre cómo debe aplicarse el VAT a las transacciones transfronterizas dentro de la UE. La facturación electrónica puede facilitar el cumplimiento de esta normativa garantizando que las facturas contengan la información necesaria y cumplan los requisitos de formato prescritos por la Directiva.
- Facturas electrónicas: La Directiva del VAT reconoce las facturas electrónicas como documentos válidos a efectos del VAT, siempre que cumplan criterios específicos. Esto incluye garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de la factura electrónica.
- Declaración del VAT: la facturación electrónica puede simplificar la declaración del VAT y el cumplimiento de la normativa al automatizar la captura y el tratamiento de los datos relacionados con el VAT. Esto reduce el riesgo de errores en los cálculos del VAT y en la presentación de informes.
Otras ventajas son
- Eficacia: la facturación electrónica agiliza el proceso de facturación, reduciendo el esfuerzo manual y los errores. Esto es especialmente beneficioso para las empresas que realizan transacciones frecuentes y complejas con otras empresas.
- Pagos más rápidos: La facturación electrónica puede agilizar la tramitación de los pagos, mejorando la tesorería de las empresas. Los recordatorios de pago automatizados también pueden integrarse en los sistemas de facturación electrónica.
- Conformidad: La facturación electrónica B2B ayuda a las empresas a cumplir con la normativa del VAT y a mantener registros precisos, lo cual es crucial a efectos de auditoría.
En las transacciones B2G participan organismos públicos como clientes. Muchos gobiernos están adoptando la facturación electrónica para modernizar sus procesos de contratación:
- Mandatos gubernamentales: Algunos países exigen el uso de la facturación electrónica para las transacciones con entidades gubernamentales. El cumplimiento de estos mandatos es esencial para las empresas que desean participar en contratos gubernamentales.
- Transparencia: La facturación electrónica en las transacciones B2G mejora la transparencia y la rendición de cuentas en la contratación pública. Permite a los organismos gubernamentales realizar un seguimiento más eficaz de los gastos y reducir el riesgo de fraude.
- Eficiencia: La facturación electrónica simplifica la presentación y tramitación de facturas tanto para las administraciones públicas como para sus proveedores, reduciendo el papeleo y los gastos administrativos.
Requisitos globales - Cumplir las normas globales al facturar en la UE
Según la Directiva, las organizaciones del sector público con sede en la UE están obligadas a aceptar facturas electrónicas que se ajusten a las normas especificadas en la Directiva.
En consecuencia, esto implica que los proveedores, independientemente de su ubicación geográfica, que realicen transacciones con entidades públicas de la UE deben asegurarse de que sus facturas electrónicas cumplen las normas establecidas en la Directiva. Si una empresa opera a escala mundial y factura a varios países de la UE, es fundamental que conozca a fondo los requisitos para garantizar su cumplimiento.
A escala mundial, otros países han ido introduciendo medidas pertinentes en el ámbito B2B. Entre ellos figuran:
- Arabia Saudí - La facturación electrónica B2B es obligatoria desde finales de 2021.
- Egipto - Obligatoria desde 2021. En 2022, se amplió a B2C.
- Australia - Se ha aprobado un plan de introducción progresiva de la facturación B2B que se extenderá de 2023 a 2025.
- Nueva Zelanda - A partir de abril de 2023, se han introducido cambios para apoyar la facturación electrónica y la adopción por el país del marco paneuropeo de contratación pública en línea (Peppol).
- Estados Unidos - La Business Payment Coalition (BPC) está iniciando un proyecto piloto de factura electrónica en todo el país para promover una mayor adopción de la facturación electrónica, los pagos electrónicos y los datos de remesas.
Archivo de facturas electrónicas en condiciones específicas
El almacenamiento eficaz de los datos de las facturas electrónicas reviste una importancia primordial. Es imperativo tener la capacidad de acceder rápidamente a los documentos archivados con fines tales como auditorías fiscales, resolución de litigios sobre pagos, facilitación de negociaciones para nuevos contratos con proveedores o realización de análisis exhaustivos del rendimiento de la tesorería. La normativa de la UE obliga a conservar toda la documentación justificativa junto con la factura original.
Las facturas electrónicas deben almacenarse en su forma original en la que fueron enviadas o puestas a disposición. Un Estado miembro puede exigir que los datos que garantizan la autenticidad del origen de las facturas y la integridad de su contenido, previstos en el artículo 233, se almacenen también por medios electrónicos.
Las autoridades competentes del Estado miembro en el que esté establecido el sujeto pasivo y, cuando el VAT se adeude en otro Estado miembro, las autoridades competentes de dicho Estado miembro, tendrán derecho a acceder a dichas facturas, a descargarlas y a utilizarlas.
Un enfoque estratégico para cumplir la legislación sobre facturación electrónica y VAT
Las soluciones de firma de documentos de GlobalSign se desarrollaron para cumplir los requisitos específicos de información de facturación electrónica de cada mandato nacional compatible, lo que permite a las organizaciones firmar facturas digitalmente en línea y de forma remota. Esto incluye el archivado digital de facturas electrónicas y la firma digital, que es obligatoria en muchos países.
Para obtener más información sobre las innovaciones en el horizonte y cómo la digitalización está impulsando la adopción de servicios de firma electrónica tanto en la UE como en el Reino Unido, lee el libro electrónico de GlobalSign.
