Mettre les signatures numériques à la disposition des télétravailleurs

Pour éviter la prolifération du coronavirus, l’Organisation mondiale de la santé (OMS) a recommandé la distanciation sociale. Globalement, les entreprises ont réagi vite, passant en télétravail total quand cela leur était possible. Mais alors que les entreprises du monde entier entament leur énième semaine de fonctionnement à distance, le poids d’un tel bouleversement commence à se faire sentir. Votre organisation dispose-t-elle des bons outils pour poursuivre ses activités ? Il y a de fortes chances que votre entreprise trouve la réponse à cette question en temps réel.

Signature de documents à distance

S’il est correctement mis en place, le bureau à domicile offre des avantages certains pour les deux parties : gains de productivité pour les entreprises et qualité de vie pour les collaborateurs. Les chiffres ne mentent pas, comme le montre cette liste compilée à partir de Hubspot :

• 81 % des salariés déclarent que s’ils pouvaient travailler à distance, ils seraient plus enclins à recommander leur entreprise à des candidats et à des prospects. (Owl Labs)
• 74 % des salariés déclarent que s’ils avaient la possibilité de travailler à distance, ils seraient moins susceptibles de quitter leur entreprise. (Owl Labs)
• 77 % des employés en télétravail se disent plus productifs lorsqu’ils travaillent depuis leur domicile. (CoSo Cloud)
• 23 % des travailleurs en télétravail disent travailler plus longtemps que lorsqu’ils sont sur site. (CoSo Cloud)

Le télétravail comporte néanmoins certains inconvénients. Même si la plupart des entreprises se sont beaucoup investies dans leur transformation numérique ces dernières années, beaucoup utilisent encore des processus qui comportent des parties manuelles, des flux d’impression ou des interactions en face à face. La signature de documents en est sans doute le meilleur exemple.

Même si parfois la signature électronique suffit, on peut aussi avoir besoin d’une signature authentifiée qui est plus sécurisée. C’est notamment le cas pour les documents critiques — contrats, formulaires d’impôts, factures. 

Mais d’autres raisons peuvent motiver l’utilisation de signatures numériques de confiance. Petit aperçu :

• Sécurité. Une signature numérique confirme que les signataires sont bien les personnes qu’elles prétendent être, et empêche toute modification rétrospective du document signé. 
• Gain de temps. Il n’est certes pas plus long de signer un document à la main que de le signer numériquement. Mais, l’envoi d’un document signé manuellement peut facilement prendre plusieurs jours, voire plusieurs semaines avant de parvenir à son destinataire. Un document signé numériquement peut être envoyé en quelques minutes par courrier électronique. 
• Collaboration. En période de télétravail et d’éloignement physique, il est difficile de se réunir pour signer des documents. L’opération est particulièrement délicate pour les contrats qui doivent être signés par plusieurs personnes. Avec les signatures numériques, la procédure peut être accélérée sans que les signataires n’aient à interagir physiquement. 
• L’environnement. Pensez à toutes les feuilles de papier que vous pouvez économiser et aux émissions carbonées que vous pouvez réduire ! Les signatures numériques offrent en effet une alternative écologique aux signatures manuscrites.  
• Conformité juridique. Les signatures numériques sont valables sur le plan juridique et équivalent aux signatures manuscrites. 

À ce stade, vous avez probablement compris ce que les signatures numériques peuvent considérablement améliorer votre vie pro en mode « remote »... reste à savoir par où commencer.

Comment mettre en œuvre les signatures numériques dans votre organisation

Selon la taille de votre entreprise et la rapidité avec laquelle vous souhaitez que votre équipe soit opérationnelle et puisse commencer à signer des documents, plusieurs options sont envisageables. 

1) Déploiements par le biais de tokens
Lorsque vous avez rapidement besoin d’une solution pour la mise en place de signatures numériques dans votre organisation ou pour des déploiements plus modestes, les tokens sont la solution à privilégier. Les déploiements par le biais de tokens sont l’idéal pour ceux qui n’ont besoin que de peu de signatures. Dans le contexte de globalisation actuel, certaines étapes et manipulations supplémentaires peuvent être nécessaires pour acheminer les signatures vers des collaborateurs dispersés géographiquement. Les identifiants de signatures pour une personne physique (ex. : Pierre Dupont) ou un département (ex. : Comptabilité) sont stockés sur un module USB (le token) portable compatible avec la norme FIPS (Federal Information Processing Standard). Ils restent ainsi exclusivement en possession du signataire — un point essentiel dans de nombreuses réglementations. La bonne nouvelle est qu’une fois les employés en possession de leurs tokens, ils sont prêts à commencer à signer. 

2) Service de signature numérique dans le cloud
Pour une solution plus pérenne et évolutive, le service de signature numérique de GlobalSign facilite (vraiment) la signature de documents à l’échelle des grands groupes. Ce service de signature numérique étant basé dans le cloud, il n’y a aucun équipement physique à gérer ni aucune intégration spécifique à réaliser. L’API REST peut être utilisée pour intégrer le service de manière transparente à vos systèmes et/ou logiciels existants. Il est également possible d’implémenter le service de signature numérique avec une application de gestion de workflow existante, comme Adobe Acrobat Sign. Pour découvrir le service de signature numérique en action, visionnez notre vidéo Signer un document PDF dans Adobe Acrobat DC.

Quelle que soit votre situation professionnelle et où que vous soyez, notre rôle chez GlobalSign est de vous aider à fournir à vos équipes une expérience de signature numérique fluide, en veillant à la sécurité du chiffrement de vos données.

Comment pouvons-nous vous aider ?

• Avec nos signatures numériques basées sur une infrastructure à clé publique (PKI) pour plus de fiabilité
• En renforçant la sécurité et la confiance en ligne grâce au provisionnement d’identités fortes
• En gérant les risques inhérents aux certificats (chiffrement faible, algorithmes obsolètes, expirations, etc.)
• En répondant aux exigences de nombreuses réglementations nationales et sectorielles sur la valeur juridique des signatures électroniques utilisées en remplacement des signatures manuscrites. Exemples :
  • Loi américaine relative aux signatures électroniques dans le commerce national et international — US ESIGN (The Electronic Signatures in Global and National Commerce)
  • FDA CFR 21 Partie 11
  • Loi américaine d’uniformisation des transactions électroniques — US UETA (Uniform Electronic Transaction Act)
  • Sceaux de l’US State Professional Engineering (PE)
  • Loi type des Nations unies sur les signatures électroniques (UN Model Electronic Signature Law)
  • Loi Sarbanes-Oxley (SOX)
  • Règlement eIDAS (Signatures avancées, sceaux électroniques)
  • Loi HIPAA

Nous savons que la mise en place d’un environnement de télétravail sûr et productif a parfois des airs de mission impossible, votre entreprise n’ayant jamais été confrontée à la tâche auparavant. Mais l’utilisation d’un token, d’un module HSM ou d’un service de signature en ligne comme le service de signature numérique de GlobalSign vous aidera à définir un nouveau fonctionnement « normal » pour vous et votre entreprise.

Contactez-nous dès aujourd’hui pour discuter de nos solutions de signature de documents. Nous serons ravis d’accompagner en douceur et en sécurité cette transition inédite de votre entreprise vers un fonctionnement en quarantaine.